INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

1. barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

2. samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

3. det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

I tillegg til ovennevnte områder er fylkeslegen bedt om å se på om kommunen har et fungerende internkontrollsystem for de områder som tilsynet omfatter.

I stortingsmelding nr. 25 (1997/98), vedlegg 1, vises det til en utbredelse av psykiske lidelser hos barn og unge på ca. 20%, men at forekomst av symptomer og tilstander varierer med alder, kulturelle og sosiale forhold og med kjønn. Det anslås at ca. 5% av barnebefolkningen har slike problemer at det er behov for spesialisthelsetjeneste. Fylkeslegen har under tilsynet ikke vurdert forekomst i kommunen, men hvorvidt kommunen har systemer som fanger opp slike behov i befolkningen.

Fylkeslegen fant under tilsynet et Hemne kommune ikke har et helhetlig internkontrollsystem for de områdene som sikrer helsetjenesten til barn unge med psykiske problemer. Fylkeslegen har derfor valgt å ta dette som eget avvikspunkt, da det omhandler alle reviderte områder. For de fagområder som tilsynet omhandler, har fylkeslegen sett på om praksis følger kravet for faglig forsvarlig virksomhet i henhold til helselovgivningen.

Hovedtyngden av arbeidet med barn og unge med psykiske problemer blir utført ved helsestasjonen/skolehelsetjenesten. Denne tjenesten følger veilederen for området, og de krav denne setter for undersøkelser av barn i aldersgruppen 0-20 år. Tjenesten har målrettet undersøkelse ved indikasjon, og arbeider systematisk med nødvendig oppfølging av barn og unge. Helsestasjon og skolehelsetjeneste har et nært samarbeid med legetjenesten og henvisning til spesialisthelsetjenesten skjer i samarbeid med legetjenesten. Helsestasjon/skolehelsetjeneste har nødvendig faglig kompetanse.

Kommunen har psykiatritjeneste med bl.a. psykiatrisk sosionom med særskilt ansvar for oppfølging av barn og unge. Ansvar og myndighet for psykiatritjenesten var noe uklar. Under tilsyn og ved verifikasjon fremkom imidlertid at samarbeidet var under utvikling mellom helsestasjon/skolehelsetjeneste og psykiatritjenesten.

Det er etablert tverrfaglig samarbeid innen helsetjenesten og med PPT/skole og sosialtjeneste/ barnevern. Meldeplikten til barneven er kjent i organisasjonen. Kommunen har god praksis for å fange opp utsatte barn og unge. Helsestasjon og skolehelsetjeneste har stor tilgjengelighet.

Kommunen har ikke kommet i gang med arbeidet i forhold til individuell plan. Ved tilsyn ble det avdekket at kommunen ikke hadde avklart ansvarsplassering for individuell plan. Årsaken ble oppgitt å være ulikt syn på hvor ansvaret skulle ligge. Kommunen arbeidet imidlertid godt med ansvarsgrupper, men disse oppfyller ikke kravene til individuell plan.

Fylkeslegen oppfatter at kommunen har dyktige medarbeidere for å ivareta helsetjenesten jfr. de områder tilsynet omfatter. Kommunen mangler imidlertid internkontrollsystem for tjenesten. Risikoen ved manglende internkontrollsystem er bl.a. at faren for feil ved for eksempel utskifting av medarbeidere, lav kompetanse i noen ledd, plutselig frafall av nøkkelpersonell m.m. Manglende avvikshåndtering medfører at tjenesten ikke får tak i sine forbedringsområder.

Under tilsynet fant fylkeslegen følgende avvik:

• Kommunen har ikke etablert et helhetlig internkontrollsystem som sikrer helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer.
• Kommunen har ikke igangsatt arbeidet med individuelle planer

Dato: 03.06.2002

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hemne kommune i perioden 27.mars 2002 – 3.juni 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for Statens helsetilsyn og fylkeslegene, og inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hemne kommune har ca 4300 innbyggere. Aldersgruppen 0-18 år har økt fra 1105 i 1996 til 1182 i 2001. Ut fra anslagene i st.meld. 25 (1997-98) vil da knapt 60 barn/unge (2001-tall) i Hemne ha behov for spesialisthelsetjeneste.

Kommunen har en godt utbygd helsetjeneste, men har problemer i forhold til rekruttering av leger. Dette har vært særlig vanskelig i forhold til kommunelege I, som for tiden er ubesatt. Kommunen har et asylmottak med ca 140 plasser herunder ca 25 enslige mindreårige, noe som representerer spesielle utfordringer for helsetjenesten.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Plan for psykisk helsearveid i Hemne kommune
• Re-/habiliteringsplan for Hemne kommune
• Organisasjonsplan rådmannskontoret i Hemne
• Skolehelsetjenesten Hemne kommune

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev fra fylkeslegen av 27.mars 2002, varsel om tilsyn
• Brev fra fylkeslegen av 18.april 2002, om formøte
• Brev fra Hemne kommune , datert 29.april 2002, vedlagt div. etterspurt dokumentasjon
• Brev fra fylkeslegen av 2.mai, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PKT) og barneverntjenesten (BVT) – vedlagt brev til PKT og BVT samt skjema for utfylling av opplysninger
• Brev fra fylkeslegen av 10.mai 2002, program for tilsynsdagen
• Svar på skjema fra PPT og barnevern i Hemne kommune

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.mars 2002

Formøte ble avholdt 6.mai 2002

Åpningsmøte ble avholdt 3.juni 2002

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 10 journaler
• Gjennomgang av elementer av IK-system
• Gjennomgang av referat fra samarbeidsmøter

Sluttmøte ble avholdt 3.juni 2002

5. Reviderte områder og funn

Internkontroll

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert et helhetlig internkontrollsystem som sikrer helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven §3, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, helsepersonelloven § 16

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har beskrevet organisasjonen, men i praksis fremkommer ikke ansvar og myndighet klart, herunder særlig psykiatritjenestens oppgaver
• Kommunen har psykiatriplan med målsettinger for tjenesten
• Kommunen har oversikt over myndighetskrav
• Kommunen har ikke rutiner for områder som ble dekket av tilsynet
• Ansatte har god kompetanse, men det er ikke plan for videre og etterutdanning
• Kommunen har ikke system for avvikshåndtering når feil/nestenfeil oppstår
• Kommunen har ikke system for vedlikehold av eksisterende IK-elementer

Område 1:

Om barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2:

Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3:

Om det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Avvik 1

Kommunen har ikke igangsatt arbeidet med individuelle planer

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Pasientrettighetsloven § 2-5, kommunehelsetjenesteloven § 6-2 a og tilsynsloven § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Under intervju fremkom at kommunen arbeider med å ansvarsplassere arbeidet med individuell plan. Ansvaret er ikke midlertidig plassert.
• Kommunen har tverrfaglige ansvarsgrupper rundt barn og unge med sammensatte behov. Ansvarsgruppene fyller ikke kravene til individuell plan.
• Under tilsynet fremkom at kjennskapen til hva individuell plan skulle inneholde var mangelfull.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:

• Mona Parow, rådgiver/jurist
• Ragnar Hermstad, ass.fylkeslege
• Ingrid K. Hegvold, seniorrådgiver – revisjonsleder