INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

1. barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

2. samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

3. det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer.

I tillegg til ovennevnte områder er fylkeslegen bedt om å se på om kommunen har et fungerende internkontrollsystem for de områder som tilsynet omfatter.

I stortingsmelding nr. 25 (1997/98), vedlegg 1, vises det til en utbredelse av psykiske lidelser hos barn og unge på ca. 20%, men at forekomst av symptomer og tilstander varierer med alder, kulturelle og sosiale forhold og med kjønn. Det anslås at ca. 5% av barnebefolkningen har slike problemer at det er behov for spesialisthelsetjeneste. Fylkeslegen har under tilsynet ikke vurdert forekomst i kommunen, men hvorvidt kommunen har systemer som fanger opp slike behov i befolkningen.

Fylkeslegen fant under tilsynet at kommunen har elementer av et internkontrollsystem i kommunen, men at dette ikke er ferdig utviklet. Kommunen arbeider imidlertid aktivt for å få dette på plass. Manglene i forhold til internkontroll er gjennomgående for alle områder som tilsynet omfatter. Fylkeslegen har derfor valgt å påpeke forholdene om internkontroll i eget punkt.

Arbeidet med barn og unge 0-20 år ligger på helsestasjon og skolehelsetjeneste. Tjenesten har god tilgjengelighet. Helsestasjon og skolehelsetjeneste følger veilederens retningslinjer for kontroller og målrettede undersøkelser ved indikasjon. Kommunehelsetjenesten arbeider systematisk for at elever som har spesielle behov får nødvendig oppfølging. Helsestasjon/ skolehelsetjenesten ivaretar behovet for nødvendig undersøkelse av lege, og samarbeider med andre etater for å gi barn og unge en best mulig tjeneste. Kommunen har god kompetanse for å dekke arbeidet med barn og unge med psykiske problemer.

Kommunen har etablert ulikt strukturert samarbeid mellom helsestasjon/skolehelsetjeneste og andre instanser. Dette bekreftes i intervju og verifikasjoner. Helsetjenesten er kjent med og ivaretar meldeplikten til barnevernet.

Det fremkommer uklarhet om hvorvidt kommunen på overordnet plan har fordelt ansvar og myndighet vedr. arbeidet med individuell plan. Tilsynet viste at det blir laget individuell plan for noen grupper, men at dette ikke er tatt i bruk innenfor området helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer. Kommunen har etablert ansvarsgrupper/andre samarbeidsmøter, sammen med barn/foresatte, men disse fyller ikke kravene til individuell plan. Tjenesten har en god praksis for å få samtykke, og etablere samarbeid med foresatte.

Hitra kommune har en overordnet strategi for å igangsette og bygge opp tverr-etatlig samarbeid. Dette er til dels godt i gang. Fylkeslegen fant under tilsynet en helsetjeneste med tilgjengelighet og kompetanse og at de satser på området barn og unge. Kommunen mangler imidlertid internkontrollsystem for tjenesten. Risikoen ved manglende internkontrollsystem er bl.a. at faren for feil øker ved f.eks utskifting av medarbeidere, lav kompetanse i noen ledd, plutselig frafall av nøkkelpersonell m.m. Manglende avvikshåndtering medfører at tjenesten ikke får tak i sine forbedringsområder.

Under tilsynet fant fylkeslegen følgende avvik:

Avvik

Hitra kommune har ikke et fungerende internkontrollsystem for de tilsette områdene

Hitra kommune har ikke et gjennomgående system for å igangsette individuell plan.

Dato: 06.06.2002

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hitra kommune i perioden 27.mars 2002 – 6.juni 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for Statens helsetilsyn og fylkeslegene, og inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hitra kommune har ca. 4000 innbyggere. Kommunen er preget av mye tilflytting og ung befolkning. Aldersgruppen 0-18 år har økt fra 969 i 1996 til 975 i 2001. Ut fra anslagene i st.meld. 25 (1997-98) vil da ca. 48 barn/unge (2001-tall) i Hitra ha behov for spesialisthelsetjeneste.

Kommunen har hatt noen problemer i forhold til rekruttering av leger. Situasjonen ser imidlertid ut til å være i bedring. Kommunen har kommunepsykolog, som skal arbeide spesielt i forhold til barn og unge.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommuneplan for Hitra kommune 1996-2007
• Opptrappingsplan for psykisk helse for perioden 2001-2004
• Kvalitetsbeskrivelser for kommunale helse- og omsorgstjenester
• Virksomhetsplan for helsesøstertjenesten for 2002
• Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:
• Brev fra fylkeslegen av 27.mars 2002, varsel om tilsyn
• Brev fra fylkeslegen av 18.april 2002, om formøte
• Brev fra fylkeslegen av 2.mai, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT) – vedlagt brev til PPT og BVT samt skjema for utfylling av opplysninger
• Dokumenter fra Hitra kommune, mottatt 6.mai 2002, vedlagt div. etterspurt dokumentasjon
• Brev fra fylkeslegen av 10.mai 2002, program for tilsynsdagen
• Returnert spørreskjema fra PPT og BVT i Hitra kommune

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.mars 2002

Formøte ble avholdt 6.mai 2002

Åpningsmøte ble avholdt 6.juni 2002

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 10 journaler
• Gjennomgang av elementer av IK-system
• Referat fra samarbeidsmøter

Sluttmøte ble avholdt 6.juni 2002

5. Reviderte områder og funn

Internkontroll

Avvik

Hitra kommune har ikke et ferdig etablert internkontrollsystem for de tilsette områdene

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Tilsynslovens § 3, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, helsepersonelloven § 16

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Hitra kommune har en beskrivelse av organisasjonen
• Kommunen har dokumentert målsetting for tjenesten.
• Helsestasjon har oversikt over gjeldende myndighetskrav
• Tjenesten har bare delvis utviklet prosedyrer for å sikre arbeidsprosesser
• Kommunens tjenesteutøvere har god kompetanse for å sikre området
• Kommunen mangler avvikssystem
• Kommunen mangler system for vedlikehold av eksisterende internkontrollelementer

Område 1:

Om barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2:

Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3:

Om det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Avvik 1

Hitra kommune har ikke et gjennomgående system for igangsette individuell plan

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a, Tilsynsloven § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Under tilsynet fremkom at det ikke er en enhetlig forståelse for hvor ansvar og myndighet for overordnet arbeid med individuell plan ligger
• Tilsynet viste at det blir laget individuell plan for noen grupper, men at dette ikke er tatt i bruk innenfor området helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer
• Kommunen har etablert ansvarsgrupper/andre samarbeidsmøter, sammen med barn/foresatte, men disse fyller ikke kravene til individuell plan

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:

• Mona Parow, rådgiver/jurist
• Ingrid K. Hegvold, seniorrådgiver – revisjonsleder

Observatør:

• Oda Reinfjord, rådgiver Statens utdanningskontor Sør-Trøndelag