INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

• Om kommunen har organisert tjenesten slik at helsepersonell blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter
• Om kommunen har organisert tjenesten slik at retten til nødvendig helsehjelp blir ivaretatt
• Om kommunen har organisert tjenesten slik at kontinuitet og samhandling blir ivaretatt.

Osen kommune er en liten kommune, hvor helsetjenesten har god oversikt over befolkningens behov for helsetjenester. Virksomheten har etter egen vurdering tilstrekkelig personelldekning og kompetanse for å ivareta helsetjenesten for voksne med psykiske problemer. For å sikre nødvendig fagkompetanse, begrenser kommunen bruken av delte årsverk. Under tilsynet ble det oppgitt at de ansatte utviser stor fleksibilitet for å få å dekket de ulike tjenestebehov. Kommunen har søkt å skape en organisering i henhold til dette.

Osen kommune har ikke et helhetlig internkontrollsystem. Kun pleie- og omsorgstjenesten har et slikt system.

Ut fra de opplysninger som fremkom under tilsynet, sikrer kommunen ivaretakelse av de rette pasientene i forhold til voksne med psykiske problemer.

Under tilsynet kom det frem at det er uklarhet rundt oppgavefordeling mellom pleie- og omsorgstjenesten og psykiatri-koordinator. Det medisinsk faglig ansvaret var avklart. Like­ledes var rapporteringslinjene avklart og kjent.

Det blir gitt opplæring, samt mulighet for vedlikehold av nødvendig kompetanse og videre­utdanning. Det er utarbeidet opplæringsplaner. I pleie- og omsorgstjenesten er det personell med kompetanse innen psykisk helsearbeid, som ikke synes utnyttet innen det psykiske helse­arbeidet.

Samhandlingen mellom deltjenestene fungerer godt på enkeltsaksnivå, men er mangelfull på systemnivå.. Psykiatrisk koordinator er en forholdsvis ny tjenestene innen kommunens arbeid med psykiske problemer, og noen samarbeidsrelasjoner fremstår fremdeles som noe uavklart.

Kommunen har ikke et fungerende avvikssystem, bortsett fra i pleie- og omsorgstjenesten. Det er liten kunnskap i organisasjonen avvikshåndtering som forbedringsverktøy.

Ut fra de opplysninger som fremkom under tilsynet, ivaretar Osen kommune retten til nødvendig helsehjelp for voksne med psykiske problemer.

Tjenestetilbudet for de som har forsøkt å begå selvmord, eller har vurdert dette, blir i all hovedsak håndtert som en legetjeneste. Oppfølgningen for disse blir, etter det som fremkom under tilsynet, tilfredstillende ivaretatt av kommunens helsetjeneste.

Osen kommune benyttet tidligere Åfjord BOB, men får nå all spesialisthelsetjeneste fra Nord-Trøndelag. Dette har til tider medført utfordringer og mangler i forhold til den systematiske veiledning. Tilbudet til pasientene synes godt ivaretatt, og det ble gitt veiledning fra spesialisthelsetjenesten innen det psykiske helsevern i konkrete pasientsaker.

Kommunen er godt i gang med arbeidet med individuell plan. Individuell plan er imidlertid ikke tatt i bruk i helsetjenesten til voksne, herunder for voksne med psykiske problemer. Under intervjuene ble gitt uttrykk for at det noen ganger er tungt å få tilstrekkelig med­virkning fra spesialisthelsetjenesten i dette arbeidet.

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik, og det ble gitt to merknader.

Avvik:

• Osen kommune mangler et helhetlig internkontrollsystem

Merknader:

• Individuell plan er ikke helhetlig implementert i kommunens helsetjeneste.
• Uavklarte forhold mellom felles pasienter i pleie- og omsorgstjenesten og psykisk helse­tjeneste

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Osen kommune i perioden 29.april 2003 – 03.06.2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndig­hetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved veri­fika­sjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Osen kommune har ca. 1100 innbyggere. Psykisk helsetjeneste er organisert som egen enhet under etat for utdanning, kultur og omsorg. Osen kommune får sitt behov for spesialist­helsetjeneste dekket av Helse Nord-Trøndelag HF, sykehus Namsos.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

• Brev av 29.04.2003 fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag med varsel om tilsyn
• Brev av 26.05.2003 fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag med program for tilsynsdagen
• Telefaks fra Osen kommune med etterspurt dokumentasjon, datert 28.05.2003.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.04.2003

Åpningsmøte ble avholdt 03.06.2003

Intervjuer Fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av fem pasientjournaler fra legekontoret
• Gjennomgang av fem pasientjournaler fra psyk. koordinator
• Gjennomgang av fire pasientjournaler fra pleie- og omsorgstjenesten
• Gjennomgang av tre vedtak om tildeling av tjenester, hvorav en med forankring i kommunehelsetjenesteloven

Sluttmøte ble avholdt 03.06.2003

Område 1: Om kommunen har organisert tjenesten slik at helsepersonell blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter

Avvik

Osen kommune mangler et helhetlig internkontrollsystem

Lovgrunnlag:

Tilsynsloven § 3, Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, Interkontrollforskriften § 4

Tilsynsloven § 3: Enhver som yter helsetjeneste skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter.

Fylkeslegen skal påse at alle som yter helsetjenester har etablert internkontrollsystem og fører kontroll med sin egen virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i helsetjenesten.

Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a : Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om pliktens innhold.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Pleie- og omsorgstjenesten i kommunen har et fungerende internkontrollsystem. Dette er mangelfullt eller fraværende i øvrige deltjenester
• Det er noe uklarhet omkring ansvar, myndighet og oppgavefordeling mellom pleie- og omsorgstjenesten og psykiatrisk koordinator
• Samhandlingen på enkeltsaksnivå fungerer godt, men er mangelfull på systemnivå
• Ut fra de opplysninger som fremkom under tilsynet, blir ikke den samlede kompetanse innenfor psykisk helsetjeneste utnyttet fullt ut. Personell med slik kompetanse i pleie- og omsorgstjenesten blir ikke benyttet i fagområdet psykisk helsearbeid
• Pleie- og omsorgstjenesten har et fungerende avvikssystem. For de øvrige tjenestene er dette fraværende.

Område 2: Om kommunen har organisert tjenesten slik at retten til nødvendig helsehjelp blir ivaretatt

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3: Om kommunen har organisert tjenesten slik at kontinuitet og samhandling blir ivaretatt

Merknad 1

Individuell plan er ikke helhetlig implementert i kommunens helsetjeneste.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Individuell plan er tatt i bruk i kommunen overfor barn. Helsetjenester for voksne, inkl. psykisk helsetjeneste, har ikke startet arbeidet med individuell plan.

Merknad 2

Uavklarte forhold mellom felles pasienter i pleie- og omsorgstjenesten og psykisk helsetjeneste

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Tjenester fra psykisk helsetjeneste var verken beskrevet i internkontrollsystem, individuell plan eller i vedtak.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:

• Endre Beversmark, rådgiver
• Åsmund Edvardsen, rådgiver
• Ingrid Karin Hegvold, seniorrådgiver/revisjonsleder