INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og anmerkninger som ble avdekket innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Kommunen manglet også plan og operativt system for tilsyn med skoler og barnehager basert på internkontroll.

Ved tilsynet ble det konstatert ett avvik knyttet til manglende godkjenning av skoler og barnehager.

Det ble dessuten gitt en merknad vedrørende mangelfullt internkontrollsystem for tilsyn med og godkjenning av skoler og barnehager.

Dato: 30. 11.1999

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Kristiansund kommune 19.10.1999. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er avgrenset til hvordan kommunen ivaretar tilsyn med og godkjenning av skoler og barnehager etter forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav ved hjelp av sitt kvalitets- eller internkontrollsystem. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Revisjonen omfattet blant annet:

• Kommunens oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Jf. lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984, lov om kommunehelsetjenesten av 13.11.1982 og forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager av 01.12. 1995
• Kommunens organisering, ansvarsplassering og oppgavefordeling på de forskjellige nivå innen området
• Kommunens faglige kompetanse og ressurser for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.
• Kommunens bruk av vilkår eller dispensasjon ved godkjenning av miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunens saksbehandling ved godkjenning av skoler og barnehager i henhold til forskriften

Systemrevisjonen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og samtaler. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener der er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten

Kommuneoverlegen var tre uker tidligere avgått for aldersgrensen. En kommunelege med driftsavtale var konstituert i stillingen for 4 uker. Han hadde tidligere ikke vært involvert i prosessen. Under åpningsmøtet ble det meddelt at helse- og sosialsjef var syk den aktuelle dag og ikke kunne møte. Kommunen har miljøvernleder som ivaretar oppgaver etter kap. 4a i kommunehelsetjenesteloven i samarbeid med kommuneoverlegen.

3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984, Lov om kommunehelsetjenesten av 13.11.1982, Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager av 01.12. 1995 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02. 1967
• Korrespondanse mellom Kristiansund kommune og fylkeslegen
• Dokumentasjon mottatt fra kommunen jf. vedlegg 1
• Dokument mottatt under revisjonen, jf. vedlegg nr. 1

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Kommunen ble varslet om revisjonen ved brev av 18.08.1999. Ved brev av 11.10.1999 oversendte fylkeslegen detaljert program og nærmere informasjon av betydning for gjennom -føring av revisjonen. Ved brev av 12.10.1999 mottok fylkeslegen nærmere opplysninger og dokumenter. Et samlet revisjonsteam gjennomgikk disse dokumenter 18.10. 1999 på sen ettermiddag.

Tilsynet ble for øvrig gjennomført i samsvar med revisjonsplanen og oppsatt program, jf vedlegg 2.

5. Reviderte områder og funn

Revisjonen har omfattet:

• Kommunens etablering av internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

• Kommunens etablering av internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Avvik

Kristiansund kommune har ikke behandlet foreliggende søknader om godkjenning innen 31.12.1998.Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager § 6, 1.ledd og siste ledd: "Virksomheter som omfattes av forskriften, jf. § 2, skal være godkjent av kommunestyret" - - - - Virksomhet som er etablert og i drift ved ikrafttredelsen av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31.desember 1998."

Avviket er basert på følgende observasjoner: Kommunen har mottatt fullstendige søknader fra alle aktuelle skoler og barnehager, med unntak av to videregående skoler, innen 1.11.1998 Samtlige søknader var også behandlet og gitt tilråding i hovedutvalget for kultur og utdanning innen 1.11.1998

Det foreligger system for godkjenning av søknadene, men ingen var behandlet innen fristen 31.12.1998. Myndighet til å gi godkjenning var delegert til helse- og sosialstyret ved vedtak i bystyret 29.06.1999.

Merknad Kommunens internkontrollsystem for tilsyn og godkjenning med skoler og barnehager er mangelfullt .Myndighet til å utøve tilsyn er delegert til medisinsk faglig rådgiver ved brev av 1.10.1999 fra helse- og sosialsjef. Kommunen har miljøvernleder som ivaretar de teknisk hygieniske oppgaver, herunder tilsyn med skoler og barnehager. Etaten har også oversikt over gjeldende regelverk på området.

Men kommunen mangler plan og operativt system for tilsyn med skoler og barnehager basert på internkontroll.

6. Deltakere på revisjonsbesøket

VEDLEGG 1

Dokumentunderlag

Oversikt over dokumenter som ble lagt til grunn for revisjonen.

Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell viktighet som dokumentunderlag for revisjonen:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984,
• lov om kommunehelsetjenesten av 13.11.1982,
• forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager av 01.12. 1995
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02. 1967.
• Dokumentasjon mottatt fra kommunen:
  a Omtale av internkontrollsystem i barnehager og skoler vedlagt Helsetilsynets utkast til mal for Prosedyre for utførelse av systemrevisjon
  b. Utdrag av kommunens delegasjonsreglement og vedtak om videredelegasjon
  c. Organisasjonskart for helse- og sosialetaten
• Dokument mottatt under revisjonen:
  a. Sjekklister og rapporteringsskjema til bruk ved søknad om ny godkjenning av skoler og barnehager
  b. Tilstandsrapporter fra de enkelte skoler og barnehager