INNHALD

1. Innleiing
2. Omtale av verksemda
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakarar på revisjonen

Tilsynet er utført som systemrevisjon

I kor stor grad har kommunen etablert internkontroll for godkjenning av verksemder som blir omfatta av forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skoler m.v.

I kor stor grad har kommunen etablert internkontroll for tilsyn med miljøretta helsevern i skoler og barnehagar.

Det blei og konstatert at kommunen ikkje var kome skikkeleg i gang med å etablere internkontroll for helsetenesta, medrekna klargjering av kven som har ansvar for å ivareta oppgåvene. Alle skoler og barnehagar som hadde søkt var godkjent på vilkår. Ein vidaregåande skole og ein privat barnehage hadde ikkje søkt om godkjenning og var såleis heller ikkje godkjent.

Ved tilsynet blei det konstatert eitt avvik knytt til manglande internkontroll for godkjenning og tilsyn med skoler og barnehagar.

Det framkom dessutan ein merknad knytt til godkjenningsprosesen

Dato: 28.10.1999

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike krav som styresmaktene stiller ved hjelp av sitt kvalitets- eller internkontrollsystem.

Revisjonen omfatta mellom anna:

• Kommunens oversikt over kva for lover og forskrifter som gjeld for godkjenning og tilsyn med miljøretta helsevern i skoler og barnehagar.
• Kommunens organisering, ansvarsplassering og oppgåvefordeling på dei forskjellige nivå innan området
• Kommunens faglege kompetanse og ressurser for godkjenning og tilsyn med miljøretta helsevern i skoler og barnehagar
• Kommunens bruk av vilkår eller dispensasjon ved godkjenning av miljøretta helsevern i barnehagar og skoler
• Kommunens sakshandsaming ved godkjenning av skoler og barnehagar i etter forskrifta

Systemrevisjonen blei gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrar m.v. blir følgt opp i praksis. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avduka under revisjonen.

Avvik blir definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.

Merknad er forhold som ikkje blir omfatta av definisjonen for avvik, men der styresmaktene meinar det ligg føre eit potensial. for forbetring.

• Lov om statleg tilsyn med helsetenesten av 30.03.1984,
  Lov om kommunehelsetenesten av 13.11.1982,
  Forskrift om miljøretta helsevern i skoler og barnehagar av 01.12. 1995
  Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02. 1967
• Korrespondanse mellom Surnadal kommune og fylkeslegen.
• Dokumentasjon motteke frå kommunen jf. vedlegg nr.1
• Dokument motteke under revisjonen, jf. vedlegg nr. 1

Sjå elles vedlagde program jf. vedlegg 2.

• kommunen si godkjenning av skoler og barnehagar som blir omfatta av forskrift om miljøretta helsevern i skoler og barnehagar.
• kommunen sitt tilsyn med miljøretta helsevern i skoler og barnehagar

Avvik
Kommunen har ikkje etablert internkontroll for godkjenning og tilsyn med skoler og barnehagar i samsvar med forskrift om miljøretta helsevern i skoler og barnehagar

Avvik frå:
Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, første ledd
"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"
Avvik frå forskrift om miljøretta helsevern i skoler og barnehagar § 25:

• Avviket er grunna på følgjande observasjonar:
  Kommunen har plan og system for godkjenning av skoler og barnehagar
• Kommunen har ikkje kome skikkeleg i gang med å etablere internkontroll for
• helsetenesta
• Kommunen har ikkje etablert system eller sett av ressurser til å utøve tilsyn med
• miljøretta helsevern i skoler og barnehagar
• Det er ikkje klårt kven i kommunen som har ansvar for å ivareta denne oppgåva

Kommentarar:
På verksemdsnivå i kommunen (i helse- og sosialtenesta) er det utarbeidd framdriftsplan for godkjenning av skoler og barnehagar. Denne er i hovudsak retta mot framdrift og gjennomføring av godkjenningsprosessen og er serleg fokusert på aktiviteten i skoler og barnehagar. Planen inneheld heller ikkje dei element som krevst av eit internkontrolsystem i helsetenesta. Mellom anna ligg det ikkje føre ei klar og delegert oppgaveplassering og kva ansvar og mynde som ligg til den som skal ivareta oppgåvene. Eit internkontrollsystem innan miljøretta helsevern må og omfatte tilsynsfunksjonen som skal vere ein kontinuerleg prosess.

Merknad
Kommunen si godkjenning av skoler og barnehagar er mangelfull

Følgjande observasjonar ligg til grunn for merknaden:

• Det ligg føre ei særs fyldig og grundig saksførebuing og dokumentasjon i den einskilde sak. Alle skoler og barnehagar som har søkt er godkjent på vilkår.
• Kommunen har i einskilde saker gitt godkjenning trass i fleire manglar i staden for å vurdere ikkje å godkjenne.
• Kommunestyret har ved vedtak av 24.06.1999 gitt rådmannen mynde til å ta avgjerd i enkeltsaker etter kap 4a i kommunehelsetenestelova.
• Kommunestyret har same dato gitt helse- og sosialstyret mynde til å ta avgjerd i saker etter kap 4a i kommunehelsetenestelova.
• Kommunelege I har 22.06 1999 fatta vedtak om godkjenning av skoler og barnehagar i Surnadal kommune.
• Det har vore uklart i kommunen om godkjenningskravet etter forskrifta også gjeld for vidaregåande skoler.
• Alle vedtak om godkjenning er lagt fram for helse- og sosialstyret som referatsaker.

Ut frå det som blei dokumentert under tilsynet var prosessen med godkjenning av skoler og barnehagar i Surnadal kommune kome langt. Sakshandsaminga var ivareteke av kommunelege 1 og grunnlagt på ein omfattande dokumentasjon og førebuing. Det kunne ikkje dokumenterast at kommunelegen hadde fått delegert mynde til å godkjenne dei ymse skoler og barnehagar. I samråd med helse- og sosialsjefen blei alle skoler og barnehagar underretta om resultatet av sakshandsaminga. Samtlege saker blei og lagt fram for helse- og sosialstyret som referatsak. Etter kommunen sitt delegasjonsreglement har helse- og sosialstyret saman med rådmannen mynde på det aktuelle området til å fatte endeleg avgjerd. Slik endeleg avgjerd låg ikkje føre.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Anders Grimsmo	Kommunelege I	x	x	x
Harald Edsberg	student/observatør	x		x
Ragna Dalseg Meisingset	helse- og sosialstyret	x
Eli Husby Moen	leiande helsesøster	x	x	x
Olav Hyldemo	oppvekstsjef	x		x
Johs Vaag	helse- og sosialsjef helse- og sosialstyret	x	x	x
Ingebrigt Moen	helse- og sosialsjef helse- og sosialstyret	x
Odd Gulla	rådmann	x
Leif Erik Meese	revisor		x
Magnar Kleppe	revisor
Tore Andersen	revisjonsleder
Asbjørn Berge		x	x	x

Oversikt over dokumenter som ble lagt til grunn for revisjonen.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Lov om statleg tilsyn med helsetenesten av 30.03.1984
  Lov om kommunehelsetenesten av 13.11.1982,
  Forskrift om miljøretta helsevern i skoler og barnehagar av 01.12. 1995
  Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02. 1967
• Korresondanse mellom Surnadal kommune og fylkeslegen.
• Dokumentasjon mottatt frå kommunen:
  a. Kart som viser organisering av arbeidet vedrørande godkjenning av skoler og barnehagar.
  b. Framdriftsplan for godkjenning av skoler og barnehagar
  c. Kopi av brev frå helse- og sosialsjefen til skoler og barnehagar vedrørande godkjenning, med nærare grunngjeving og vilkår.
• Dokument mottatt under revisjonen,
  a. Delegasjonsreglement av 24.6.1999 for Surnadal kommune
  b. Sjekklister og bakgrunnsdokumentasjon for skoler og barnehagar sin søknad