INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens internkontrollsystem for helsetjenesten, med særlig vekt på miljøretta helsevern;

kommunens system for tilsyn med virksomheter etter kapittel 4a i kommunehelsetjenesteloven;

kommunens tilsyn med virksomheter etter kapitel 4a i kommunehelsetjenesteloven etter følgende forskrifter:

• forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager
• forskrift om badeanlegg, bassengbad m.v.
• forskrift om drikkevann og vannforsyningsanlegg
• forskrift om hygienekrav for frisør- hudpleie og tatoveringsvirksomheter m.v.; kommunens saksbehandling vedrørende saker etter kap. 4a i kommunehelsetenestelova.

Kommunen har startet arbeidet med planlegging av tilsyn.

Kommunen utfører ikke tilsyn med virksomheter basert på internkontroll

Kommunen mangler klare rutiner for sikring av kommunelegens funksjon som medisinsk faglig rådgiver i saker som behandles av andre kommunale instanser enn helsetjenesten.

Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem for helsetjenesten som omfatter miljørettet helsevern. Det ble ved tilsynet gitt ett avvik og påpekt 2 merknader

Dato: 15.03.2002

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Eide kommune innen miljørettet helsevern 12.03.2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Eide kommune har gjennomgått en omorganisering høsten 2001.

Det er ikke ansatt kommunelege ! i kommunen. En fastlege fungerer som medisinsk faglig rådgiver med ca 7,5 timer per. uke

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Rutiner for tilsyn med miljørettet helsevern
• To rapporter med godkjenning av barnehage og skole
• Delegasjonsvedtak og organisasjonsplan
• Oversikt over personell som arbeider med oppgaver innen miljørettet helsevern

Ved tilsynet ble det utlevert dokumenter vedrørende godkjenning av 3 skoler og 2 barnehager

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 11.01.02 Varsel om tilsyn
• 04.02.02 Mottak av dokumentasjon fra kommunen
• 08.03.02 Endelig program for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.01.2002

Åpningsmøte ble avholdt 12.03.2002

Intervjuer: 3 personer ble intervjuet

Sluttmøte ble avholdt 12.03.2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Kommunens internkontrollsystem for miljørettet helsevern

Merknad:

Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem for helsetjenesten som omfatter miljørettet helsevern

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har delegert myndighet for ivaretakelse av oppgaver etter lov om helsetjenesten i kommunene til rådmannen. Skriftlig videredelegering fra rådmannen til resultatsenhetsleder og kommunelege foreligger ikke.
• Ansvarsforholdene for de ulike oppgaver innen miljørettet helsevern er ikke tydelig (skriftlig) i kommunens styringssystem. Ansvaret er kun omtalt som en oppgave i resultatenhetsleders personlige arbeidsmål.
• Kommunen mangler skriftlige rutiner for ivaretakelse av oppgaver innen miljørettet helsevern.

Kommentar:

Kommunens delegasjonsreglement er uklart i forhold til hvilke oppgaver som skal ivaretas.

Kommunestyrevedtak 67/00 av 19.12.00 kan oppfattes som en delegering til rådmannen i henhold til kommunelovens regler. Det kan ikke sees at oppgaver er delegert videre. Heller ikke hvilke begrensninger eller myndighet som gjelder for videredelegering.

Område 2:

Kommunens tilsyn med virksomheter

Avvik:

Kommunen utfører ikke tilsyn med virksomheter basert på internkontroll

Avvik fra:

Kommunehelsetjenesteloven § 4a-2:

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke utført systemrettede tilsyn hittil
• Kommunen har ikke godkjent plan eller satt av ressurser, herunder personell for gjennomføring av tilsyn med virksomheter innen miljørettet helsevern
• Kommunen har startet arbeidet med planlegging av tilsyn med virksomheter
• Det er framlagt dokumentasjon på godkjenning av 7 av 8 skoler og barnehager i kommunen i 1999. Seks er godkjent av helse- og omsorgsutvalget, en barnehage er godkjent av kommunelegen.

Kommentar:

I henhold til de 4 forskrifter tilsynet omfatter skal kommunen føre systemrettet tilsyn med virksomheter som omfattes av regelverket. Slikt tilsyn skal utføres som systemrevisjon og verifikasjoner. Det kreves fastsettelse av prosedyrer og opplæring av det personellet som skal utføre tilsyn. Den som skal treffe vedtak om godkjenning m.v. må ha nødvendig myndighet.

Område 3:

Kommunens saksbehandling vedrørende saker etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a

Merknad:

Kommunen mangler klare rutiner for sikring av kommunelegens funksjon som medisinsk faglig rådgiver i saker som behandles av andre kommunale instanser enn helsetjenesten.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunelegen er kommunens saksbehandler for saker innen miljørettet helsevern
• Det har ikke vært behandlet saker innen miljørettet helsevern siden 1999
• Kommunen har ikke et system som sikrer kommunelegens medvirkning etter kommunehelsetjenesteloven § 3-5 for saker som behandles av andre organer i kommunen

Kommentar:

Kommunen må ha en aktiv rolle for å ta opp saker innen miljørettet helsevern som kommunen blir kjent med. I følge kommunehelsetjenesteloven § 3-5, tredje ledd skal dessuten kommunelegens tilrådinger og begrunnelse alltid følge saken når kommunen behandler saker som omfatter miljørettet helsevern etter kap 4a i kommunehelsetjenesteloven, jf. § 4a-1. Dette gjelder uavhengig av hvilket nivå eller organ i kommunen som avgjør saken, således plan- eller byggesaker, som etablering av forsamlingslokaler/idrettshaller og lokalisering av bedrifter m.m. Det vises også til kommunehelsetjenesteloven § 1-4 og de bestemmelser som der er gitt.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kst.ass.fylkeslege Magnar Kleppe
rådgiver Eva Kristin Ødegård
seniorrådgiver Asbjørn Berge