INNHALD

Samandrag

Systemrevisjonen har som føremål å sjå til at Giske kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetenester slik at:

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir ivareteke
• det er rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem der det er behov for slik plan

Tilsyn innan same tema blei også gjennomført i Sykkylven kommune 11.06.2002 og ved Helse Sunnmøre HF, Ålesund sjukehus, Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) 12.06.2002. Desse tre tilsyna blir til ein viss grad sett i samanheng, og når rapportane frå alle tre er ferdig, skal det lagast ein samlerapport for erfaringsoverføring om samarbeid og samhandling.

Hovudkonklusjon

Giske kommune har planlagt og organisert helsetenesta på ein slik måte at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfølging. Kommunehelsetenesta har tilgang på rettleiing frå spesialisthelsetenesta "på sak".

Det er etablert rutinar som sikrar at helsetenesta i kommunen samarbeider systematisk med barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP), pedagogisk-psykologisk teneste (PPT) og barnevernet.

Kommunen er i gang med utarbeiding av individuelle planar. Det pågår tverrfagleg arbeid i kommunen for å utvikle felles mal for slike planar. Sikring av koordinerte tenestetilbod skjer gjennom ansvarsgrupper, og verifikasjonen viste tilløp til individuell plan i samband med dette arbeidet.

Det blei gitt ein merknad til kommunen etter tilsynet.

Dato: 12. juni 2002

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Giske kommune den 13. juni 2002. Revisjonen er ein del av det fellestilsyn som skal gjennomførast i alle fylke, og tema og omfang er bestemt av Statens helsetilsyn. Tema for revisjonen er helsetenesta til barn og unge med psykiske problem.

Føremålet med systemrevisjon er å vurdere korleis verksemda, ved hjelp av internkontroll, ivaretek ulike myndigheitskrav. Revisjonen omfattar undersøking om :

• aktivitetar blir utført slik dei blir framstilt skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine, og om den blir driven innanfor dei rammer som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Ved verifikasjon kontrollerer tilsynet om rutinar og instruksar blir følgt i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller myndigheitskrava.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - spesielle forhold

Giske kommune er ein øykommune med i overkant av 6300 innbyggjarar.

Kommunen har vedteke ny organisering som delvis er igangsett, og som skal gjennomførast frå 01.09.2002. Ut over dette blei det ikkje registrert særlege tilhøve ved verksemda.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon som blei tilsendt før tilsynet blei gjennomført:

• Organisasjonskart for kommunen inkludert helsetenesta
• Nytt organisasjonskart for kommunen som ikkje var trådt i kraft
• Liste over tilsette med arbeidsområde barn og unge med psykiske problem
• Kvalitetssystem for internkontroll og kvalitetssikring for helse- omsorg og sosialtenesta. Systemet er gjeldande frå november 2001 og består av følgjande kapittel: 0) Innleiing,1) Krav, 2) Mål, 3) Medverknad, 4) Organisasjon, 5) Kompetanse, 6) Kartlegging, planlegging og oppfølging, 7) Samhandling og prosedyrar, 8) Vedlikehald og utvikling.
• Perm for helsestasjon/ skulehelsetenesta gjeldande: A) Verksemdplan for helsesøstertenesta, B) Liste over dei som arbeider ved helsestasjon, C) Helse-stasjonsverksemda m/ konsultasjonar, D) Prosedyrar for oppfølging, E) Prosedyre for ikkje møtt til konsultasjon, F) Planar for skulehelsetenesta m/ oversikt over personale, G) Skulehelsetenesta m/ undervisningsopplegg, H) Prosedyre for skulehelsetenesta, IJ) Rutinehandbok for mottak av flyktningar, K) OBS-kartotek og innkallingsbok, L) Ansvarsgrupper for barn og unge med samansette behov, M) Basisteam, N) Skulehelseteam, O) Barn i krise gruppe, PQ) Omsorgsberedskapsgruppe, R) Henvisningsskjema til samarbeidspartnarar m/ prosedyre S) Rutinar ved suicidalforsøk, TU) Samarbeid psykiatritenesta m/ prosedyre, VW) Årsmelding 2000 og 2001.

Dokumentasjon motteken under tilsynet:

• Prosedyrar for helsestasjon/ skulehelsetenesta som ikkje tidlegare var sendt til fylkeslegen. I relasjon til tilsynet blei prosedyre for å fange opp barn og unge i risikosituasjonar, og førebyggje psykososiale problem, nytta.

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn frå Fylkeslegen i Møre og Romsdal, datert 22.04.2002
• Brev datert 15.05.2002 frå Giske kommune med tilbakemelding vedlagt etterspurt dokumentasjon.
• Brev frå Fylkeslegen til Giske kommune vedlagt brev og skjema med spørsmål til barneverntjenesta og pedagogisk-psykologisk teneste i kommunen, gjeldande rutinar, erfaringar og samarbeid med helsestasjon, skulehelsetenesta og barne- og ungdomspsykiatrisk polioklinikk. Breva var datert 13.05.2002.
• Utfylt skjema frå pedagogisk-psykologisk teneste i kommunen, motteke 28.05.2002.
• Brev av 28. mai 2002 frå Fylkeslegen til Giske kommune med endeleg program for tilsynet.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen skal avdekkje om Giske kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetenester slik at:

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir ivareteke
• det er rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem der det er behov for slik plan

Melding om tilsyn blei sendt ut 22.04.2002.

Tilsynet blei gjennomført 13.06.2002.

Intervju av 5 personar.

Verifikasjon
Følgjande verifikasjonar blei gjennomført:

• 11 pasientjournalar frå helsestasjon og skulehelsetenesta blei gjennomgått.
• Demonstrasjon av IT –versjonen av internkontrollsystemet for helsestasjon i deira lokale.
• Omvisning i helsestasjon
• I tillegg blei det før tilsynet innhenta opplysningar per post frå pedagogisk-psykologisk teneste i kommunen om rutinar og erfaringar med samarbeidet med helsestasjon, skulehelsetenesta og barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk.

Sluttmøte var halde same dag, den 13.06.2002.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Individuell undersøking og oppfølging av barn og unge med psykiske problem

Følgjande observasjonar blei gjort, og blir lagt til grunn for at det ikkje blir gitt avvik eller merknad:

• Det er utarbeidd kvalitetssystem for internkontroll og kvalitetssikring for helse- omsorg og sosialtenesta i kommunen både i papir og IT- format, IK-HOS.
• Helsestasjon og skulehelsetenesta har eigen kvalitetsperm med spesifikke rutinar for denne tenesta. Det er utarbeidd eigne skriftlege rutinar i helsestasjon og skulehelsetenesta for å fange opp barn og unge som er i risikogrupper for å kunne utvikle psykiske problem. Rutinane var kjende og blei brukt av helsesøstrene og sjukepleiarane i helsestasjon og skulehelsetenesta.
• Helsestasjon og skulehelsetenesta følgjer Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten utarbeidd av Statens helsetilsyn.
• Kommunen har oppretta tverrfaglege og tverretatlege grupper/ team for å sikre at alle partar (helsestasjon, legetenesta, barnevern, PPT, skule) kan identifisere psykiske problem hos barn og unge. Eksempel på nemnde grupper er basisteam og skulehelseteam.
• Barn og unge med psykiske problem blir henvist til barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) ved behov. Helsesøster vurderer behov, og konkrete saker blir formidla til skulelege eller fastlege for henvisning. Henvisning skjer på eige henvisningsskjema.
• Kommunen har dei siste åra hatt problem med å rekruttere helsesøstre. Tenesta har av den grunn off. godkj. sjukepleiarar som fungerer i helsesøsterstillingar. Personell utan nødvendige kvalifikasjonar blir følgt opp på ein god måte. Rekrutteringsproblemet er redusert gjennom nye tilsetjingar.
• Kommunehelsetenesta har tilgang på rettleiing frå spesialisttjenesten "på sak". Dvs. at BUP er tilgjengeleg for kommunen når kommunen tek kontakt, BUP har ikkje faste dagar eller møter ute i kommunen.

Område 2:

Følgjande observasjonar blei gjort, og blir lagt til grunn for at det ikkje blir gitt avvik eller merknad:

• Helsestasjon og skulehelsetenesta inngår i strukturert tverrfagleg samarbeid med andre instansar. Strukturane for samarbeid er skriftlege og omfattar blant anna basisteam og skulehelseteam. Rutinar for det faste samarbeidet er kjent av alle involverte partar. Vidare blir det evaluert og endra ved behov.
• Det blir oppretta ansvarsgrupper ved behov. Helsestasjonen kan være sentral i første etableringsfase av slike grupper, og det blir skrive referat frå møta. Referata inneheld bl.a. oversikt over tiltak, kven som har ansvar for å utføre tenesta og kven som sikrar samordning og framdrift.
• Tenestene er organisert slik at helsepersonell kan ivareta opplysnings- og meldeplikta til sosialtenesta og barnevernet.
• Det er lagt til rette for å kunne diskutere saker anonymt for å sikre best mogleg kompetanse i vurderinga av om forhold skal meldast eller ikkje.

Område 3:

Følgjande observasjonar blei gjort, og blir lagt til grunn for at det ikkje blir gitt avvik:

• Forskrift for individuelle planar er kjend.
• Kommunen har oppretta ei gruppe som skal utarbeide mal for individuelle planar og prosedyrar som sikrar oppfølging av innhaldet i planen.
• Det blir utarbeidd referat frå ansvarsgruppemøte som omhandlar tiltak, ansvarsområde og koordinering av tiltak. Kommunen er ikkje heilt samstemt og klar på kva ein individuell plan skal innehalde.

Det er godtgjort at kommunen ivaretek hovudpunkta i individuell plan, men det er ikkje utarbeida tydelege planar for kvar enkelt pasient som har krav på slik plan.

Følgjene observasjonar er gjort, og blir lagt til grunn for at det blir gitt ein merknad:

• Der det ennå ikkje utarbeidd individuelle planar til alle pasientar som har krav på dette.
• Arbeidet med å utarbeide mal for slike planar er planlagt, men ikkje ferdig.

Kommentar

Pasientar med langvarige og koordinerte behov har rett på individuell plan etter lov om helseteneste i kommunane § 6-2 a jfr. forskrift om individuell plan.

Det blir utarbeidd referat frå ansvarsgruppemøta som omhandlar tiltak, ansvarsområde og koordinering av tiltak. Det kan synes som om mykje av dette kan trekkjast over i ein individuell plan og tilfredsstille dei krav som forskrift om individuelle planar legg opp til. For barn og unge med psykiske problem og langvarige og koordinerte behov vil ein individuell plan kunne bidra til større tryggleik og planlegging, avklare ansvar, gi oversikt over koordinering og sikre samarbeid.

Fylkeslegen påpeikar at det er viktig at kommunen gjer ferdig det arbeidet som er starta opp med utarbeiding av mal og kriterium for individuell plan.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og kven som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Åse Hansen, rådgjevar (revisor)
Egil Storås, fylkeslege (revisor)
Einar Andersen, underdirektør (revisjonsleiar)