INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områda:

• Tilboda til personar med mistenkt mental svikt, herunder samhandling i helsetenesta og korleis ein sikrar medisinsk utgreiing.
• Sakshandsaming ved tildeling av helsetenester, herunder korleis ein sikrar pasientmedverknad ved utforming av tilbodet, fagleg grunnlag for å fatte vedtak, omfang av hjelp i tildelinga, og om vedtak vert begrunna.
• Sakshandsaming i samanheng med disponering av kontantytingar frå folketrygda, herunder grunnlag for vedtak, medverknad frå pårørande og ansvarleg sjukepleiar, dokumentasjon, melding og oppfølging av vedtaka.

Pasientane sine behov synes å bli dekka i praksis på dei områda som var undersøkt i tilsynet.

Kommunen si tildeling og sakshandsaming av pleie og omsorgstenester er ikkje forsvarleg.

Revisjonen har avdekkja eit avvik knytt til sakshandsaming ved tildeling av helsetenester. Det framkom dessutan to merknader.

Dato 16.05.2002

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Norddal kommune 19. og 20 mars 2002. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen sin planlagde tilsynsverksemd i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

I Norddal kommune er det 175 personar over 80 år per 01.01.2001 (kilde: SSB).

På sjukeheimen er det 35 plassar og 8 av desse plassane er i skjerma eining for senil demente.

Med 35 plassar tilsvare det ei sjukeheimsdekning på 20 % per eldre over 80 år.

Det har vore stor skifte av tilsynslegar ved sjukeheimen dei siste åra.

3. Dokumentunderlag

Verksemdas eigen dokumentasjon:

• Organisasjonskart Norddal kommune og pleie og omsorg, udatert
• Mappe med informasjon til nytilsette ved Valldal sjukeheim
• Informasjonsskriv til nye pasientar
• Skriv om fullmaktsområde for verksemdsleiarane, udatert
• Delegeringsskriv om avgjerdsrett til verksemdsleiar i pleie og omsorg, av 20.02.2002
• Delegeringsskriv om avgjerdsrett til avd sjukepleiarar, av 28.02.2002
• Stillingsbeskrivelse for avdelingssjukepleiar i open omsorg, avdelingssjukepleiar ved Valldal sjukeheim, sjukepleiar I, hjelpepleiar med adm leiarfunksjon, hjelpepleiar og omsorgsarbeidar, assistentar, kjøkkensjef, kokk, heimehjelp alle datert 25.02.2002
• Skriv om arbeidsfordeling ulike funksjonar/ oppgåver, udatert
• Verksemdplan for pleie og omsorgsavdelinga år 2002
• Handlingsplan for eldreomsorga 1998-2003
• Målsetjing for skjerma eining
• Skjema for søknad om pleie og omsorgstenester
• Prosedyrar frå internkontrollsystemet " Fagleg metode beskrivelse overfor brukarane" delar frå : A.2, A.3, A.4, A.5, A.6, A.8, A.9, A.10, A.11, A.14, A.15, B.3, B.5, B.6, B.7, B.9, B.10, B.11, B.13, B.14, C.2 og C.3
• Liste over personell i tenesta

Dokumentasjon som vi fekk i tilsynet:

• Etter og vidareutdanningsplan for helse og sosial 2000-2003
• Skjema for samtykke og informasjon om ansvar for pårørande ved disponering av kontantytingar

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Brev frå Fylkeslegen til kommunen med melding om tilsyn 23.01.2002
• Brev frå Norddal kommune med oversending av dokumentasjon 28.02.2002
• Brev frå Fylkeslegen til kommunen med program 08.03.2002

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn: 23.01.2002

Opningsmøte: 19.03.2002

Intervju
9 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Dokumentgjennomgang av:

• Protokoll frå inntaksmøte
• Søknader og vedtak om pleie og omsorgstenester
• Søknad og vrdtak om sjukeheimsplass
• Pasientjournalar

Befaring og samtalar i sjukeheimen og kontora til heimesjukepleia

Sluttmøte: 20.03.2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Tilboda til personar med mistenkt mental svikt, herunder samhandling i helsetenesta og korleis ein sikrar medisinsk utgreiing

Merknad

Pasientane er ikkje sikra fagleg forsvarleg medisinsk utgreiing ved mistanke om mental svikt

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen har oppretta avdeling for demente
• Ikkje alle pasientane som er innlagt i skjerma eining har diagnosen langtkomen demens
• Ikkje alle pasientane med mental svikt innlagt i sjukeheimen er ferdig medisinsk utgreia
• Det er etablert samarbeid med spesialisthelsetenesta ved utgreiing av personar med mental svikt
• Kommunen har satt av midlar for videre -og etterutdanning av helsepersonell
• Det er for tida ikkje systematisk internundervisning i pleie og omsorg

Kommentarar:

Pasientane i sjukeheim har ofte store og legitime behov for medisinsk hjelp og mykje av legeoppgåvene er tidkrevande. Det er for tida tilsynslege 4 timer per veke ved sjukeheimen. Det har vore stor skifte av legar over lang tid i kommunen, og mange av dei har kome frå utlandet. Til dømes; ein lege starta utgreiing av demenssjukdommar og den neste tilsynslegen bruker lang tid for å ha moglegheit til å følje det opp.

Utgreiing av demenssjukdommar er ei oppgåve der kartlegging av funksjonsnivå bør inngå saman med medisinsk undersøking, for å sikre at pasientar med mental svikt får tenester som er tilpassa deira behov.

Kommunen har ansvar for at helsepersonell får tilført tilfredsstillande kompetanse, som tek omsyn til dei behova for kompetanse som pasientane treng.

Avvik

Kommunen sin tildeling og sakshandsaming av pleie og omsorgstenester er ikkje forsvarleg.

Avvik frå følgjande myndighetskrav:

Kommunehelsetenestelova § 2-1:

Forvaltningslova § 11a:

Forvaltningslova § 17:

Forvaltningslova § 25:

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Ikkje alle søknader blir realitetsbehandla
• I saksførebuinga blir det ofte innhenta opplysningar som søkjar ikke blir gjort kjend med før vedtak er fatta
• Det kjem ikkje fram at helsefagleg vurdering og innstilling ligg til grunn for vedtaket
• I enkelte vedtak blir det vist til feil heimel

Kommentarar:

Alle søknader om pleie- og omsorgstenester skal behandlast. Ein søknad om plass i sjukeheim sendt frå pasient i sjukehus var ikkje handsama, men satt på venting. Dersom det blir nytta informasjon frå telefonisk kontakt med pårørande, skal desse opplysningane vere skriftlege og tilgjengleg for søkjaren. Helsepersonellet som har vore med på å vurdere sakene og gjeve innstilling til vedtak, er ansvarlege for at vurderingane er fagleg forsvarleg.

Kommunen sine ordningar for disponering av kontantytingar er ikkje tilfredstillande.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Skriftleg begrunning for sjukeheimen sitt vedtak om disponering kontantytingar manglar i dei fleste saker
• Ved vedtak blir det nytta standard skjema
• Medverknad frå pårørande er ikkje skriftleg dokumentert
• Sjukeheimen har gitt mynde til dei pårørande om å forvalte pasientane sin eigenandel
• Sjukeheimen forvalter ein mindre sum for dei fleste av pasientane, til små innkjøp
• Den som har ansvar for nøklar til medisinskåpet disponerar også nøklar til skåpet med lommepengar

Kommentarar:

Kontantytingar frå folketrygda skal dekkje den einskilde pasient sine personlege behov, interesser og ønskjer. Når det blir fatta vedtak at andre enn pasienten skal disponere midlane har leiinga for sjukeheimen ansvar for at midlane kjem pasienten til gode. Når det blir fatta slike vedtak bør det framkomme om pasienten har vore undersøkt av lege med ei begrunning for avgjera.

Hvis ingen pårørande har fullmakt, kan leiinga av sjukeheimen gi ein/ to av dei tilsette fullmakt til å ta ut midlar frå pasienten sin konto. Det er leiinga i sjukeheimen som skal sikre naudsynt kontroll.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Ass. Fylkeslege Magnar Kleppe
Rådgjevar Vigdis Rotlid Vestad
Seniorrådgjevar Asbjørn Berge
Fylkessjukepleiar Marie Eide