INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtalar dei avvik og merknader som blei påpeika innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områder:

Kommunen sitt internkontrollsystem for helsetenesten, med særleg vekt på miljøretta helsevern;

kommunen sitt system for tilsyn med verksemder etter kapittel 4a i kommunehelsetjenesteloven;

kommunen sitt tilsyn med verksemder etter kapitel 4a i kommunehelsetjenesteloven etter følgjande forskrifter:

• forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehagar
• forskrift om badeanlegg, bassengbad m.v.
• forskrift om drikkevann og vannforsyningsanlegg
• forskrift om hygienekrav for frisør- hudpleie og tatoveringsvirksomheter m.v. kommunens sakshandsaming vedrørande saker etter kap. 4a i kommunehelsetenestelova;

Arbeidet med etablering av system og plan for tilsyn er i gang. Kommunen har ikkje etablert eit internkontrollsystem som også omfattar miljøretta helsevern. Vurdering av behovet for ressursar og kompetanse ligg ikkje føre. Kommunelegen har utarbeid aktivitetsplan for år 2002 som grunnlag for tilsyn. Kommunen har i år 2001 utført tilsyn som inspeksjonar med campingplassar, frisørsalongar samt skoler og barnehagar. Sakshandsaminga i dei saker som var granska var forsvarleg handsama, men kommunen har ikkje rutiner som sikrar helsefagleg rådgjeving innan andre sektorar i kommunen.

Det blei ved tilsynet ikkje konstatert avvik, men påpeika tre merknader.

Dato: 25.03.02

1. Innleiing

Rapporten er utarbeid etter systemrevisjon med miljøretta helsevern i Skodje kommune 05.02.02. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen si planlagte tilsynsverksemd i inneverande år

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike myndigheitskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utført som omtala og uttalt
• verksemda driver sin aktivitet innanfor de rammer som myndigheitene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik blir definert som mangel på oppfylling av myndigheitene krav.
• Merknad er forhold som ikkje blir omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynsstyresmaktene meiner det er et forbetringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Kommunen har vore utan omsorgs- og helsesjef ei tid og kommunen er i ferd med å omorganisere sine verksemder.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drift og andre avgjerande forhold:

• Utkast til malar og prosedyrar for tilsyn med verksemder
• Utkast til plan for tilsyn med verksemder innan miljøretta helsevern
• Delegasjonsvedtak frå rådmann til kommunelege

Under tilsynet blei dokument vedrørande godkjenning av skoler og barnehagar og hovudvassverk, samt tilsyn med campingplassar lagt fram

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:
- Varsel om tilsyn ved brev av 18.12.2001
- Brev av 22.01.2002 frå Skodje kommune med saksdokument
- Brev av 31.01.2002 til Skodje kommune med program

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt 18.12.01

Opningsmøte blei halde 05.02.02

Intervju: Tre personer blei intervjua.

Verifikasjonar:

Følgjande verifikasjonar blei gjennomført:

Gjennomgang av einskildsaker for dokumentasjon for tilsyn og forsvarleg sakshandsaming med kommunelegen sin medverknad. Dette blei stetta.

Sluttmøte blei halde 05.02.02

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Kommunen sitt internkontrollsystem og kommunen sitt system for tilsyn med verksemder etter kap 4 a i kommunehelsetenestelova

Merknad:

Kommunen har ikkje etablert eit tilfredsstillande internkontrollsystem som femnar om tilsyn med verksemder innan miljøretta helsevern.

Merknaden byggjer på følgjande observasjonar:

• Kommunen har ikkje etablert internkontrollsystem for helsetenesta i kommunen som femnar om oppgåvene innan miljøretta helsevern
• Arbeidet med utarbeiding av system og plan for tilsyn er i gang
• Vurdering av behovet for ressursar og kompetanse ligg ikkje føre
• Rådmannen har delegert sin mynde til å ta avgjerd og gi fråsegn i saker etter kommunehelselova kap 4a til kommunelege 1/leiar av helseseksjonen
• Arbeidsomtale for kommunelege og helsesyster ligg ikkje føre
• Kommunelege og helsesyster ivaretek oppgåver innan miljøretta helsevern

Kommentar:

Kommunen pliktar no å ha eit internkontrollsystem for helsetenesta i kommunen. Systemet skal og famne om aktivitetar som tilsyn, godkjenning og rådgjeving innan miljøretta helsevern. I denne samanhang er det viktig at kommunen klargjer kva for ressursar ein treng for å ivareta dei aktuelle oppgåvene.

Område 2:

Kommunens tilsyn med verksemder

Merknad:

Kommunen utfører ikkje tilsyn med verksemder basert på internkontroll

Merknaden byggjer på følgjande observasjonar:

• Det er utarbeidd framlegg til aktivitetsplan for år 2002 utarbeidd av kommunelegen
• Kommunen har utført tilsyn i 2001 med verksemder innan miljøretta helsevern når det gjeld campingplassar og frisørsalongar, samt skoler og barnehagar
• Tilsynet er i hovudsak utført som inspeksjonar og godkjenning av verksemder

Kommentarar:

Kommunen treng ein plan og oversyn over verksemder innan miljøretta helsevern som kommunen etter lova skal ha tilsyn med og som gir grunnlag for prioritering av tilsyn basert på risikovurderingar av helsefare. Tilsyn med verksemder skal i hovudsak utførast som systemrevisjon. Dette vil kunne vere meir effektivt og arbeidssparande for kommunen og på sikt skape forståing i verksemda for eige ansvar for at dei aktuelle regelkrav som gjeld blir ivareteke og etterlevd.

Område 3

Kommunen si saksbehandling vedrørande saker etter kommunehelsetenestelova kap 4a

Merknad:

Kommunen har ikkje rutiner som sikrar kommunelegen sin medverknad og rådgjeving i helsefaglege spørsmål

Merknaden byggjer på følgjande observasjonar:

• Helsetenesta handsamar saker som blir meldt i høve til reglane kommunehelsetenestelova kap 4 a
• Sakene blir registrert og handsama etter forvaltningslova sine reglar
• Helsetenesta har ikkje tilgang til kommunen sitt sakshandsamingssystem
• Kommunelegen er ansvarleg sakshandsamar på saker innan miljøretta helsevern
• Kommunen har ikkje rutiner som sikrar kommunelegen sin medverknad og rådgjeving i helsefaglege problemstillingar som andre sektorar i kommunen arbeider med.

Kommentarar:

Det ligg føre dokumentasjon som tyder på at alle skoler og barnehagar som er godkjent i Skodje kommune er handsama i sivilutvalet. Det er ikkje dokumentert at kommunelegen har gitt si tilråding i desse sakene. Dette er i så fall i strid med § 3-4 i kommunehelsetenestelova.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversyn over kva for personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt eit oversyn over deltakarne på opningsmøte og sluttmøte, og kva for personer som blei intervjuet.

Frå fylkeslegen deltok:
Kst.ass. fylkeslege Karsten Vingen
førstekonsulent Eva Kristin Ødegård og
seniorrådgjevar Asbjørn Berge