INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens internkontrollsystem for helsetjenesten, med særlig vekt på miljøretta helsevern;

kommunens system for tilsyn med virksomheter etter kapittel 4a i kommunehelsetjenesteloven;

kommunens tilsyn med virksomheter etter kapitel 4a i kommunehelsetjenesteloven etter følgende forskrifter:

• forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager
• forskrift om badeanlegg, bassengbad m.v.
• forskrift om drikkevann og vannforsyningsanlegg
• forskrift om hygienekrav for frisør- hudpleie og tatoveringsvirksomheter m.v.; kommunens saksbehandling vedrørende saker etter kap. 4a i kommunehelsetenestelova.

Kommunen er i gang med å utvikle og dokumentere internkontrollsystem for helsetjenesten. Kommunen har utarbeidet plan og opplegg for gjennomføring av tilsyn med virksomheter. Kommunen har godkjent alle skoler og barnehager basert på egenrapportering.

Det ble påpekt ett avvik ved tilsynet. Det ble dessuten gitt 2 merknader.

Dato: 30.05.02

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Smøla kommune innen miljørettet helsevern 03.04.2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen hadde vært under omorganisering i den senere tid og kommunen var preget av dette og av mangel på fagpersonell, herunder tilstrekkelig legetjeneste. Grunnet mye tid til pasientarbeid, kunne den avsatte tid til samfunnsmedisinsk arbeid ikke ivaretas i tilstrekkelig grad. Legedekningen var nå i ferd med på bedre seg.

3. Dokumentunderlag

Fylkeslegen hadde ikke fått tilsendt den dokumentasjon det var anmodet om. Dette gjaldt virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til daglig drift og andre forhold av betydning for tilsynet.

En del i formasjon ble mottatt telefonisk. Fylkeslegen hadde dessuten tilgang til kommunens delegasjonsreglement fra 1991, mottatt i forbindelse med et tidligere tilsyn i kommunen. Ved besøket ble det framlagt enkeltsaker vedrørende miljørettet helsevern. Sakene knyttet seg i hovedsak til meldinger og henvendelser fra det interkommunale nøringsmideltislyn.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 11.01.02 Varsel om tilsyn
• 08.03.02 Endelig program for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.01.2002

Åpningsmøte ble avholdt 03.04.2002

Intervjuer: 3 personer ble intervjuet

Sluttmøte ble avholdt 03.04.2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Kommunens internkontrollsystem for miljørettet helsevern

Merknad:

Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem for helsetjenesten som omfatter miljørettet helsevern

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen mangler et gyldig delegasjonsreglement
• Kommunen har ikke kommet i gang med å dokumentere den del av internkontrollsystemet som gjelder miljørettet helsevern.

Kommentar:

Det foreligger delegasjonsreglement fra 1991, fastsatt av kommunestyret, der en rekke oppgaver er delegert direkte til kommunens medisinsk faglige rådgiver. Reglementet er ikke korrigert på bakgrunn av ny kommunelov som trådte i kraft 01.01.1993. Det vedtatte reglement bryter med prinsipielle forhold i den nye kommuneloven. Kommunen bør se nærmere på dette da ansvar og myndighet m.v. for ivaretakelse av oppgaver innen miljørette helsevern nå er formelt uklart. Helsetjenesten i kommunen har imidlertid en rimelig oversikt over helseforhold og faktorer i kommunen som kan representere en helsefare for befolkningen.

Område 2:

Kommunens tilsyn med virksomheter

Avvik:

Kommunen utfører ikke tilsyn med virksomheter basert på internkontroll

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen utfører ikke tilsyn med virksomheter etter kap. 4a i kommunehelsetjenesteloven
• Kommunen har ikke plan for tilsyn med virksomheter
• Kommunen har tidligere – før år 2000 – utført tilsyn som inspeksjoner

Kommentar:

I medhold av kommunehelsetjenesteloven er det gitt en rekke forskrifter som nevnt ovenfor, som stiller krav til internkontroll i virksomheter som skoler, barnehager, bassengbad, frisørsalonger m.m. Tilsyn med disse virksomheter skal baseres på internkontroll som systemtilsyn. Dette fordrer også at personalet er opplært til å utføre tilsyn etter denne metoden.

Område 3:

Kommunens saksbehandling vedrørende saker etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a

Merknad

Kommunen ivaretar ikke saksbehandling av saker innen miljørettet helsevern på en tilfredsstillende måte

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunelegen er saksbehandler for saker innen miljørettet helsevern
• Sakene blir i stor grad håndtert uformelt og muntlig
• Ingen skoler og barnehager i kommunen er godkjent eller har søkt godkjenning
• Kommunen har ikke et system som sikrer kommunelegens medvirkning etter kommunehelsetjenesteloven § 3-5 for saker som behandles av andre organer i kommunen

Kommentar:

Kommunen må ha en aktiv rolle for på eget grunnlag å ta opp saker innen miljørettet helsevern som kommunen blir kjent med. Forvaltningslovens regler for saksbehandling gjelder for kommunens håndtering av slike saker. I følge kommunehelsetjenesteloven § 3-5, tredje ledd, skal dessuten kommunelegens tilrådinger og begrunnelse alltid følge saken når kommunen behandler saker som omfatter miljørettet helsevern etter kap 4a i kommunehelsetjenesteloven, jf § 4a-1. Dette gjelder uavhengig av hvilket nivå eller organ i kommunen som behandler saken, eller om det gjelder plan- og byggesaker, etablering av forsamlingslokaler, offentlige bygg, lokalisering av bedrifter m.m. Det vises også til kommunehelsetjenesteloven § 1-4 og de bestemmelser som der er gitt.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kst.ass.fylkeslege Magnar Kleppe,
rådgiver Eva Kristin Ødegård og
seniorrådgiver Asbjørn Berge