INNHALD

Samandrag

Systemrevisjonen har som føremål å sjå til at Sykkylven kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetenester slik at:

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir ivareteke
• det er rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem der det er behov for slik plan

I tillegg til nemnte område er fylkeslegen beden om å sjå på om kommunen har eit fungerande internkontrollsystem på dei områda tilsynet omfattar. Fylkeslegen fann under tilsynet at Sykkylven kommune manglar sentrale element i sitt internkontrollsystem for dei områda som skal sikre helsetenesta til barn unge med psykiske problem. Fylkeslegen har difor tatt dette opp som eit eige avvik, då det gjeld alle dei reviderte områda. For dei fagområda som tilsynet tek føre seg, har fylkeslegen sett på om kommunen sin praksis er i samsvar med kravet til fagleg forsvarleg verksemd slik det framgår av relevant helselovgjeving.

Tilsyn innan same tema blei også gjennomført ved Helse Sunnmøre HF, Ålesund sjukehus, Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) 12.06.2002, og Giske kommune 13.06.2002. Desse tre tilsyna blir til ein viss grad sett i samanheng, og når rapportane frå alle tre er ferdig, skal det lagast ein samlerapport for erfaringsoverføring om samarbeid og samhandling.

Hovudkonklusjon

Sykkylven kommune har ikkje sett i verk systematiske tiltak for å avdekkje psykiske problem hos barn og unge i risikogrupper. Det er godtgjort at dei barna og unge med psykiske problem og behov for hjelp, som blir oppdaga, blir følgt opp av helsetenesta og får individuell undersøking og oppfølging. Kommunehelsetenesta har tilgang på rettleiing frå spesialisthelsetenesta "på sak".

Det er etablert rutiner som sikrar at helsetenesta i kommunen samarbeider systematisk med barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP), pedagogisk-psykologisk teneste (PPT) og barnevernet. Dette blir ivareteke av fleire ulike formelle og uformelle samarbeidsordningar.

Kommunen har ikkje starta arbeidet med å utarbeide individuelle planar. Det er ikkje etablert system for utarbeiding av individuelle planar.

Kommunen manglar sentrale element i sitt internkontroll system for helsestasjon og skulehelsetenesta.

Det blei gitt tre avvik til kommunen etter tilsynet.

Dato: 12. juli 2002

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Sykkylven kommune den 11. juni 2002. Revisjonen er ein del av det fellestilsyn som skal gjennomførast i alle fylke, og tema og omfang er bestemt av Statens helsetilsyn. Tema for revisjonen er helsetenesta til barn og unge med psykiske problem.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda, ved hjelp av internkontroll, ivaretek ulike myndigheitskrav. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utført slik dei er framstilt skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine, og om den blir driven innanfor dei rammer som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Ved verifikasjon kontrollerer tilsynet om rutinar og instruksar blir følgt i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller myndigheitskrava.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - spesielle forhold

Sykkylven kommune er ein kommune med i overkant av 7300 innbyggjarar. Det blei ikkje registrert særlege tilhøve ved verksemda.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon som blei tilsendt før tilsynet blei gjennomført:

• Liste over dei som arbeider i helsestasjon og skulehelsetenesta
• Organisasjonsplan for helsestasjon og skulehelsetenesta
• Plan for skulehelsetenesta 2001/ 2002
• Brosjyra: "velkomen til helsestasjon", med informasjon om helsestasjon

Dokumentasjon motteken under tilsynet:

• Organisasjonskart for helse- og sosialetaten
• Organisering av helsetenesta
• Utfylt skjema frå barneverntenesta i kommunen, motteke 23.05.2002 (sjå under)
• Informasjon om skulehelsetenesta ved Sykkylven vidaregåande skule 2001/ 2002
• Årsmelding 2001 for helsesøstertenesta (helsestasjon og skulehelsetenesta)
• Prosedyre for huskartotek
• Prosedyre frå helsestasjon for innkalling til helseundersøking av barn 0 til 18 månader
• Prosedyre frå helsestasjon for ikkje møtt til helseundersøking- barn 0 til 4 år
• Oppretting av fagteam ved skulane i Sykkylven, brev av 04.12.2001
• Referat frå tverrfagleg møte 10.12.2001- i dette møtet blei det oppretta fagteam for barnehagane.

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn frå Fylkeslegen i Møre og Romsdal, datert 22.04.2002
• Brev motteke 21.05.2002 frå Sykkylven kommune med tilbakemelding vedlagt deler av etterspurt dokumentasjon.
• Brev frå Fylkeslegen til Sykkylven kommune vedlagt brev med spørsmål til barneverntenesta og pedagogisk-psykologisk teneste (PPT) i kommunen, gjeldande rutinar og erfaringar med samarbeid med helsestasjon, skulehelsetenesta og barne- og ungdomspsykiatrisk polioklinikk. Breva var datert 13.05.2002.
• Utfylt skjema frå pedagogisk-psykologisk teneste i kommunen, motteke 23.05.2002.
• Brev av 28. mai 2002 frå Fylkeslegen til Sykkylven kommune med endeleg program for tilsynet.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen skal avdekkje om Sykkylven kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetenester slik at:

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir ivareteke
• det er rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem der det er behov for slik plan

Melding om tilsyn blei sendt ut 22.04.2002.

Tilsynet blei gjennomført 11.06.2002.

Intervjuer: 6 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomført:
- 5 pasientjournalar frå helsestasjon og skulehelsetenesta blei gjennomgått.
- I tillegg blei det, før tilsynet, innhenta opplysningar per post frå pedagogisk-psykologisk teneste i kommunen om rutinar og erfaringar med samarbeidet med helsestasjon, skulehelsetenesta og barne- og ungdomspsykiatrisk polioklinikk. Tilsvarande opplysningar blei under tilsynet overlevert frå barnevernet.

Sluttmøte var halde same dag, den 11.06.2002.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Avvik 1

Sykkylven kommune har ikkje sett i verk systematiske tiltak for å avdekkje psykiske problem hos barn og unge i risikogrupper.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Tilsynsloven § 3, jfr kommunehelsetjenesteloven §§ 2-1 og 6-3.

Avviket er basert på følgjande observasjonar

• Det er tilfeldig om barn og unge med psykiske problem blir fanga opp.
• Det er ikkje utarbeidd rutinar som sikrar at barn og unge i risikogrupper blir fanga opp.
• Det er ikkje utarbeidd rutinar som sikrar at barn og unge med behov for individuelle hjelpetiltak får det.

Område 2:

Følgjande observasjonar blei gjort, og blir lagt til grunn for at det ikkje blir gitt avvik eller merknad:

• Helsestasjon og skulehelsetenesta har tverrfagleg samarbeid med andre instansar. Strukturane for samarbeidet er både formelle og uformelle. Rutinar for det faste samarbeidet er kjent av alle involverte partar.
• Det blir oppretta ansvarsgrupper ved behov. Helsestasjonen kan være sentral i første etableringsfase av slike grupper, og det blir skrive referat frå møta. Referata gir oversikt over tiltak, kven som har ansvar for å gi tenesta og kven som sikrar samordning og framdrift.
• Tenestene er organisert slik at helsepersonell kan ivareta opplysnings- og meldeplikta til sosialtenesta og barnevernet.
• Det er tilrettelagt for å kunne diskutere saker anonymt for å sikre best mogleg kompetanse i vurderinga av om forhold skal meldast eller ikkje.

Område 3:

Avvik 2

Sykkylven kommune har ikkje etablert system for utarbeiding av individuelle planar

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om helsetenester i kommunene § 6-2 a, jfr. forskrift av om individuelle planer

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Forskrift for individuelle planer er kjent, men ikkje teken i bruk.
• Kommunen har ikkje starta arbeidet med individuelle planar.
• Det er ikkje utarbeidd prosedyre som sikrar oppfølging av innhaldet i planane.
• Det er ikkje utarbeidd individuelle planer for enkelte pasientar der krava i Forskrift om individuelle planer er lagt til grunn.

Område 4

Avvik 3

Kommunen manglar sentrale element i sitt internkontrollsystem for helsestasjon og skulehelsetenesta.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om statleg tilsyn med helsetjenesten § 3, jfr. lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3 a

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Uklar organisering av helsetenesta. Oppdatert organisasjonskart manglar. Kommunen har fleire kart som viser organiseringa, men det er ulik forståing av korleis helsetenesta er organisert.
• Uklare ansvarsforhold. Det er ulik forståing av ansvarsforhold i helsetenesta.
• System for avviksbehandling, revisjon, systematisk forbetring og dokumentstyring manglar.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og overkven som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Åse Hansen, rådgjevar (revisor)
Magnar Kleppe, ass. fylkeslege (revisor)
Einar Andersen, underdirektør (revisjonsleiar)