INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områda:

• Tilboda til personar med mistenkt mental svikt, herunder samhandling i helsetenesta og korleis ein sikrar medisinsk utgreiing
• Sakshandsaming ved tildeling av helsetenester, herunder korleis ein sikrar pasientmedverknad ved utforming av tilbodet, fagleg grunnlag for å fatte vedtak, omfang av hjelp i tildelinga og om vedtak er begrunna
• Sakshandsaming i samanheng med disponering av kontantytingar frå folketrygda, herunder grunnlag for vedtak, medverknad frå pårørande og ansvarleg sjukepleiar, dokumentasjon, melding og oppfølging av vedtaka

Det vart ikkje funne avvik, men gjeve to merknader ved dette tilsynet. Den første merknaden knyter seg til område 2 og den andre til område 3.

Dato: 22.08.02

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Volda kommune den 14. - 15. mai 2002. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen sin planlagde tilsynsverksemd i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og vert driven innanfor rammene som styresmaktene har sett

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekka om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Ved tilsynet kom det ikkje fram noko særskilt under dette punktet.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Kommunestyresak 0085/00 Delegering av mynde i saker heimla i sosial- og helselovene
• Delegasjonsdokument dagsett 31.10.2000, 07.11.2000 og 06.02.2001.
• Handlingsplan for eldreomsorga i Volda kommune, rullering 2001 - 2004
• Pleie- og omsorgsplan for Volda kommune 1995 - 2006
• Oversikt over plassar pleie- og omsorgsavdelinga disponerer
• Organisasjonskart over pleie- og omsorgstenestene
• Organisasjonskart for Volda sjukeheim
• Kvalitetssystem for pleie- og omsorgsavdelinga
  - Målsetting for heimetenestene
  - Stillingsomtale for soneleiar
  - Mål for psykiatritenasta
  - Prosedyre for innskriving i heimetenestene
  - Overordna mål for Volda sjukeheim
  - Målsetjing avd. Solheim
  - Målsetjing avd. Rosehagen
  - Oversikt over bakgrunnen for kvalitetssystemet
  - Mål for kvalitetsarbeidet
  - Oversikt over systemoppbygging
  - Organisering av kvalitetsarbeid
  - Oversikt over dokumentutforming og dokumentstyring
  - Stikkordliste for innflyttingssamtale
  - Temaliste ved pårørande-samtale
  - Oversikt over medbestemming ved utforming og utøving av tenestene
  - Mal for pensjonærmøte
  - Om primærkontakt sitt ansvar
  - Skjema for avvik-registrering
  - Skjema for kartlegging av ADL
  - Skjema for MMS
  - OBS - vurderingsskjema ved mental svikt
  - Oversikt over tilsette ved Volda sjukeheim
  - Oversikt over tilsette i heimetenestene
  - Funksjonsjournal
  - Søknadsskjema for heimehjelp
  - Skjema for melding om eigenandel i folketrygda - overføring

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Brev frå fylkeslegen til kommunen med melding om tilsyn dagsett 14.03.2002
• Brev frå Volda kommune med oversending av dokumentasjon motteke 30.04.2002
• Brev frå fylkeslegen til kommunen med program for tilsynet dagsett 07.05.2002
• Brev frå fylkeslegen til kommunen med korrigert program for tilsynet dagsett 10.05.2002

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 14.03.2002

Program blei sendt 07.05.2002

Korrigert program blei sendt 10.05.2002

Formøte vart ikkje halde

Opningsmøte vart halde 14.05.2002

Intervju
8 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• 8 pasientjournalar (diagnostikk ved aldersdemens og disponering av kontantytingar)
• Protokoll frå dei 10 siste møta i inntaksnemnda
• 8 søknader om plass i sjukeheim
• 8 søknader om pleie- og omsorgstenester
• Avviksmeldingar innan pleie- og omsorgstenesta

Sluttmøte var halde 15.05.2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Tilboda til personar med mistenkt mental svikt, herunder samhandling i helsetenesta og korleis ein sikrar medisinsk utgreiing

Det blei ikkje funne avvik eller gitt merknader på dette området.

Område 2: Sakshandsaming ved tildeling av helsetenester, herunder korleis ein sikrar pasientmedverknad ved utforming av tilbodet, fagleg grunnlag for å fatte vedtak, omfang av hjelp i tildelinga og om vedtak er begrunna.

Merknad 1:

Søkjaren vert ikkje alltid på førehand gjort kjend med alle opplysningar som vert lagt til grunn i sakshandsaminga. I vedtak vert det heller ikkje skild klårt mellom kva som er søkjaren sine ynskjer, kva som er resultatet av den faglege vurderinga av søkjaren sine behov og kommunen sitt tilbod av tenester. I vedtak om tildeling av heimesjukepleie vert det vist til feil heimel for vedtaket og gitt feil opplysningar om klageinstans.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• I saksførebuinga blir det stundom innhenta opplysningar som søkjaren ikkje er kjent med før vedtak blir fatta
• Det blir synt til feil heimel i vedtak om heimesjukepleie og feil klageinstans
• I søknader der inntaksnemnda finn at søkjaren har behov for plass i sjukeheim blir det gjeve avslag utan alternativt tilbod. Dette gjeld i hovudsak pasientar som er ferdigbehandla og som oppheld seg på sjukehus
• Søkjarar som har behov for sjukeheimsplass blir stundom sett på venteliste
• I vedtak om heimesjukepleie blir det ikkje klart skilt mellom søkjaren sine ynskjer, resultatet av den faglege vurderinga og kommunen sitt tilbod

Område 3: Sakshandsaming i samanheng med disponering av kontantytingar frå folketrygda, herunder grunnlag for vedtak, medverknad frå pårørande og ansvarleg sjukepleiar, dokumentasjon, melding og oppfølging av vedtaka

Vedtak om at kommunen skal overta disponeringa av kontantytingar frå folketrygda blir ikkje alltid fatta i samråd med dei pårørande. Kopi av skjema (for slike vedtak) som vert sendt til kopiadressatar, inneheld sensitiv informasjon. Dei kontantane sjukeheimen disponerer for pasientane vert oppbevarte på ein slik måte at ein større krets medarbeidarar har direkte tilgjenge til pengane.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Standard meldeskjema blir nytta. Gjenpart av skjema som vert sendt til kopiadressatar inneheld sensitiv informasjon
• Vedtak om at kommunen skal overta disponeringa av kontantytingar frå folketrygda blir ikkje alltid fatta i samråd med dei pårørande
• Dei pårørande disponerer i stor grad lommepengane
• Sjukeheimen disponerer ein mindre sum pengar for dei fleste av pasientane til personlege behov
• Kontantane sjukeheimen har rådvelde over blir oppbevart saman med pasientjournalane

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Fylkessjukepleiar Marie Eide
Rådgjevar Vigdis Rotlid Vestad
Seniorrådgjevar Asbjørn Berge
Assisterande fylkeslege Magnar Kleppe