INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

• hvordan kommunen har organisert tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming, herunder hvordan ansvar og myndighet er fordelt
• to avgrensede tema knyttet opp mot sosialtjenesteloven kapittel 6A:
• tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang
• kommunens egenkontroll/internkontroll med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller
• saksbehandling ved tildeling av tjenester og avslag på søknad om tjenester om praktisk bistand og nødvendig helsehjelp
• hvordan forsvarlig medikamenthåndtering sikres overfor personer med psykisk utviklingshemming
• hvordan kommunen sikrer at personer med psykisk utviklingshemming får ivaretatt sine rettigheter i forhold til individuell plan

Kragerø kommune har nylig etablert et internkontrollsystem for omsorgssektoren, og ledelsen er i gang med å implementere dette i hver enkelt boenhet. De ansatte i enheten hadde klarhet i begrepet avvikshåndtering, og fulgte opp sektorens prosedyre for håndtering av avvik. Ansvarslinjene er kjent i organisasjonen.

De tilsatte i boenheten tar tema tvang opp til kontinuerlig diskusjon. I kommunen er det opprettet nettverksgruppe på 6A området. Kommunen bruker mal for vedtak, som er utarbeidet av Fylkesmannen i Vestfold og Fylkesmannen i Telemark. Meldingsskjema for skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller og rutiner for håndtering av disse er kjent.

Alle brukerne i enheten har fått skriftlige enkeltvedtak på tildelte tjenester, men tilsynet avdekket at det er mangler i saksbehandlingen.

Kommunen har sikret at enheten har faglig kompetanse tilgjengelig hele døgnet. Det er utarbeidet prosedyrer for legemiddelhåndtering, som blir fulgt. Alle personer som bor i enheten har fastlege.

Arbeidet med å utarbeide individuelle planer er i gang, og det er utarbeidet mal for individuell plan. Tre personer i enheten har fått utarbeidet slik plan. Individuelle planer for de tre andre i enheten er under arbeid.

Revisjonen avdekket 1 avvik. Revisjonen har i tillegg 1 merknad. Dette er omhandlet i kapittel 5 i rapporten.

Avviket er følgende:

• 1. Saksbehandlingen ved tildeling av tjenester er mangelfull.

Merknaden er følgende:

• 1. Kragerø kommunes internkontrollsystem er lite integrert i tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming.

Dato: 17.12.03

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kragerø kommune i perioden: 21.08.03 –29.10.03. Revisjonen inngår som en del av Helsetilsynet i Telemark og Fylkesmannen i Telemark sin planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og utføres i samarbeid mellom Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

I Kragerø kommune er hjemmetjenesten for funksjonshemmede organisert i en sektor for omsorg, som ledes av sektorleder. Tjenesten er inndelt i to distrikt, og tjenesten til personer med psykisk utviklingshemming som bor i egen bolig, er integrert i den øvrige pleie- og omsorgstjenesten. Hvert distrikt ledes av en distriktsleder, som har det faglige administrative og økonomiske ansvaret for sitt distrikt. Hver boenhet ledes av en lagleder som har det administrative og faglige ansvaret for enheten.

Lagleder ved den boenheten som ble revidert, deler sin stilling mellom hjemmesykepleien og leder for boenheten. Boenheten har 6 beboere i alderen 42-63 år, som alle har omfattende hjelpebehov. Fem av beboerne har bodd i enheten siden 1992.

I stab til distriktsleder sitter en fagkonsulent som fatter vedtak om tildeling av tjenester for alle brukere i hjemmetjenesten. I staben til omsorgssjefen, sitter en vernepleierkonsulent som har vedtakskompetanse på søknad om bl.a. avlastning.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart for omsorgssektoren
• søknadsskjema for diverse omsorgstjenester
• prosedyre for behandling av søknader om omsorgstjenester og iverksetting av tiltak
• mal for gjennomføring av hjemmebesøk
• prosedyre for legemiddelhåndteringen i omsorgssektoren
• rutinebeskrivelse for medisinhåndteringen i hjemmetjenesten, distrikt 1
• prosedyre for avvikshåndtering
• mal for melding om bruk av tvang i skadeavvergende tiltak
• mal for vedtak etter kapittel 6A og sjekkliste for kapittel 6A
• mal for oppfølgingstiltak etter vold overfor ansatte
• delegasjonsreglement
• årsmelding for omsorgssektoren
• stillingsbeskrivelse for lagledere
• sjekkliste for vikarer ved enheten
• innholdsfortegnelse for kvalitetssystemet: ”Internkontroll av helse- og omsorgstjenester”
• mal for individuell plan m/veileder
• prosedyre saksbehandling
• mal for vedtak - hjemmetjenester

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark/Fylkesmannen:

• varsel om systemrevisjon av 21.08.03 fra Fylkesmannen
• oversendelse av dokumentasjon fra Kragerø kommune, mottatt 08.10.03
• ettersendelse av dokumentasjon fra Kragerø kommune, mottatt 09.10.03
• program for tilsynsbesøket av 20.10.03 fra Fylkesmannen i Telemark
• ettersendelse av dokumentasjon fra Kragerø kommune, mottatt 10.11.03

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.08.03.

Formøte ble ikke avholdt.

Verifikasjoner ble gjennomført 28.10.03.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av 6 enkeltvedtak på tildeling av sosiale tjenester
• gjennomgang av perm med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle
• gjennomgang av arbeidsperm for 1 person i boenheten
• gjennomgang av avviksperm med 15 utfylte avviksskjema
• gjennomgang av medisinkardex
• virksomhetsplan for omsorgssektoren med bl.a. opplæringsplan for 2003
• visning av medisinskap og nøkkelrutiner
• gjennomgang av kvalitetssikringshåndbok kapittel 6A
• arbeidsinstruks for ansvarsvakt
• ukerapporter til hver enkelt person
• individuell tiltaksperm for hver enkelt bruker som inneholder nøkkelopplysninger og materialopplysninger
• fikk forelagt oversikt over tilsatte som har fått delegasjon til å dele ut medisiner

Åpningsmøtet ble avholdt 29.10.03.

Intervjuer ble foretatt av 5 personer.

Sluttmøtet ble avholdt 29.10.03.

Område 1:

Hvordan kommunen har organisert tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming, herunder hvordan ansvar og myndighet er fordelt

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 1

Kragerø kommunes internkontrollsystem er lite integrert i tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming.

Område 2:

Sosialtjenesteloven kapittel 6A:

• tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang
• kommunens egenkontroll/internkontroll med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Område 3:

Saksbehandling ved tildeling av tjenester og avslag på søknad om tjenester om praktisk bistand og nødvendig helsehjelp

Avvik 1

Saksbehandlingen ved tildeling av tjenester er mangelfull.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sotjl. § 4-2, 1. ledd, bokstav a, jf. sotjl. §§ 8-1, 8-4, khtl. § 2-1, og fvl. §§ 16, 17, 25, 35.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det framgikk av intervjuene at brukerrepresentanter ikke blir rådspurt i de tilfellene personen selv ikke kan rådspørres
• de tilsatte er lite kjent med enkeltvedtakene
• vedtakene er generelle
• i alle vedtak står det en passus om at tjenesteomfanget kan endres i vedtaksperioden med bakgrunn i politiske vedtak
• sikrer ikke vedtak i samsvar med behov
• gjengivelse av lovtekst i vedtak er ikke oppdatert

Område 4:

Hvordan forsvarlig medikamenthåndtering sikres overfor personer med psykisk utviklingshemming

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 5:

Hvordan kommunen sikrer at personer med psykisk utviklingshemming får ivaretatt sine rettigheter i forhold til individuell plan

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:

• Trine Evensen (revisjonsleder) – rådgiver Fylkesmannen i Telemark
• Audhild Arnesen (revisor) - rådgiver Helsetilsynet i Telemark
• Ingrid Skaara Serkved (revisor) – rådgiver Fylkesmannen i Telemark