INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Denne rapporten omtaler de reviderte områder og merknader som kom frem under revisjonen.

Tilsynet er utført som systemrevisjon. Systemrevisjon omfatter følgende område:

• Alminnelige krav, herunder internkontrollsystemer
• Tilbud om helseundersøkelser og veiledning til skoleelever<
• Skolehelsetjenestens tilbud til utsatte grupper
• Helseovervåking

Fylkeslegen i Akershus gjennomførte 27. september 2000 en systemrevisjon med skole -helsetjenesten i Bærum kommune.

Vårt tilsyn omfattet hele kommunen. I Rykkin område, et av 3 områder i kommunen, gikk vi mer konkret inn på de enkelte skoletypene og yrkesgruppenes oppgaver og ansvar.

Kommunen har skolehelsetjeneste ved alle barne-, ungdoms- og videregående skoler, samt 3 helsestasjoner for ungdom. Ved 2 spesialskoler er elevene tilknyttet skolehelsetjenesten ved den skolen de i utgangspunktet tilhører.

Personellet i skolehelsetjenesten er kjent med regelverket, og de faglige retningslinjene som er innarbeidet i "Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten". Kommunen har påbegynt arbeidet med internkontrollsystemet. Det er kjent hvem som er den medisinsk faglig ansvarlige lege ved skolene i kommunen. Alle barne-og ungdomsskoler har tilbud om legetjeneste ved skolen.Ved de videregående skolene må elevene benytte helsestasjon for ungdom eller bli henvist til privatpraktiserende leger, når de har behov for medisinske undersøkelser. Helseveiledning tilbys, men enkelte skoler gir ikke tilbud om kontortid som elevene kan nå i skoletiden. Kommunen arbeider med å etablere en felles mal for et strukturert tverrfaglig utvalg på skolene. Slik vil de sikre at alle skoler har et system som kan identifisere og følge opp det enkelte barn. Skolehelsetjenesten har et godt system for å hjelpe elever som har sammensatte problemer, for å gi rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke og funksjonshemmede elever. Skolehelsetjenesten har oversikt over helseproblemer til skoleelevene, og i noen grad over risikofaktorer i oppvekstmiljøet. Personellet får bra tilbud om fagopplæring.

Det ble ikke avdekket avik ved tilsynet, men det er gitt merknad til 5 forhold der det er forbedringspotensiale.

1. Tiltakene som skal identifisere og følge opp barn med spesielle behov kan svikte ved enkelte skoler
2. Kommunen er i gang med å etablere et system for internkontroll og kvalitetsutvikling, men mangler system for avvikshåndtering og internrevisjon.
3. Elevene ved videregående skoler får ikke tilbud om en tilstrekkelig målrettet medisinsk undersøkelse før høsten 2001
4. På 3 skoler er det ikke lagt opp til kontortid som alle elevene kan nå i skoletiden.
5. Lokalene på flere eldre skoler er for dårlige til å gjennomføre tjenesten på en tilfredsstillende måte.

Oslo, 18.desember 2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Bærum kommune den 27.09. 2000.

Revisjonen er utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn. Revisjonen er ett av to områder for felles tilsyn i 2000.

Formålet med systemrevisjonen er å bidra til kontinuerlig forbedring av skolehelsetjenesten, hvor en skal føre kontroll med at skolehelsetjenesten drives i tråd med de krav myndighetene stiller. Felles tilsyn skal bidra til at myndighetskravene tolkes likt i hele landet. Erfaringene fra felles tilsyn skal også bidra til Helsetilsynets arbeid med metodeutvikling.

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner er undersøkelse, kontroll, stikkprøve eller lignende av at internkontrollen fungerer i praksis, og at aktivitetene er i samsvar med myndighetenes krav.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Bærum kommune er den største kommunen i fylket med vel 100.000 innbyggere. Fra 1997 ble kommunen omorganisert. Det ble en avdeling for barn og unge (BAUN) som er fordelt i 5 underavdelinger hvor helsekontoret er den ene. Helsekontoret er deretter delt inn i 3 områder; Sandvika, Rykkin og Bekkestua.Bærum kommune har 52 skoler derav 7 skoler som er privatskoler og 8 er videregående skoler. For øvrig har kommunen 3 helsestasjoner for ungdom opptil 23 år. Rykkin distrikt har 8 barneskoler, 3 ungdomsskoler, 1 kombinert barne- og ungdomsskole, 1 videregående skole og 1 helsestasjon for ungdom. Rud videregående skole har mange elever med funksjonshemning og der kreves derfor ekstra ressurser til å ivareta et godt tilbud for elevene.

Kommunen har en helhetlig politikk for barne og ungdomsarbeidet der de har satset særlig på psykisk helse for barn og unge. Skolefravær sett i forhold til psykososiale problemer og grupper for barn med ulike behov er prioriterte områder. Psykisk helsetjeneste – barn og unge på Gyssestad gård er en nyopprettet tjeneste som har som formål å stimulere til helsefremmende tiltak og å forebygge psykiske vansker og psykososiale problemer hos barn og unge.I tillegg har kommunen egen handlingsplan for ungdomsarbeidet og har nylig gjennomført et psykiatriprosjekt for nyankomne flyktningbarn. Endelig har de opprettet

"Sentralt fagteam" som ivaretar tiltak og tilbud for funksjonshemmede barn. Opprettelse av Sorggruppesenter i Bærum er et tilbud både for barn og voksne.

Det foreligger plan for helsetjenesten i barne-,ungdoms- og videregående skoler, samt egen virksomhetsplan. Nasjonale mål og innsatsområder med utgangspunkt i St. meld. 37 (1992 – 93 ) er lagt til grunn i planarbeidet. Ved alle skoler i Rykkin område, får elevene medisinsk undersøkelse ved skolestart. I ett område i Bærum får elevene kun målrettede undersøkelser. Dette blir endret fra neste skoleår, når ny veileder er implementert.

Elevene ved videregående skole må benytte helsestasjon for ungdom eller blir henvist til privatpraktiserende leger, når de har behov for medisinske undersøkelse. Fra høsten 2001 planlegger kommunen at alle elever på videregående skole skal få tilbud om medisinsk undersøkelse ved behov.

Videre arbeides det med overføring av journaler/opplysninger fra ungdomsskolen til videregående skoler, slik at undersøkelsene skal kunne bli mer målrettet.

Skolehelsetjenesten har flere rutiner for å identifisere elever med spesielle behov for ulike helsetiltak, men tiltakene fanger ikke opp alle. For å forbedre dette har kommunen opprettet en tverretatlig gruppe på ledernivå som bl.a. arbeider med å få til et felles strukturert tverrfaglig utvalg ved skolene.

Helsetjenesten i kommunen har nylig utarbeidet "retningslinjer for medisinhåndtering i skoler og barnehager". Retningslinjene har blitt til gjennom samarbeid mellom skolen og helse -tjenesten.

Det er fast kontortid ved alle skolene, unntatt ved Skarva og Glassverket spesialskoler der elevene er tilknyttet skolehelsetjenesten ved den skolen de i utgangspunktet tilhører. En del av elevene ved Rud videregående skole er ute i praksis på bedrift og for noen av elevene er dette sammenfallende med helsesøsters kontortid på skolen. Elevene mister derfor tilbud fra skolehelsetjenesten.

Ved noen skoler skaper dårlige lokaler eller begrenset tilgjengelighet vansker med å gjennomføre tjenesten på en tilfredsstillende måte. Dette gjelder de eldre skolene.

Skolehelsetjenesten har tilsatt helsesøstre ved alle skolene. I Rykkin distrikt har de fagleder for barneskolene og fagleder for ungdomsskolene. Fysioterapitjenesten har egen avdeling underlagt enheten helsetjenester og har egen plan for det forebyggende og helsefremmende arbeid i skolen. De benytter sine ressurser i barne -og ungdomsskolene. I barneskolene har fysioterapeutene fast kontortid hver uke. Ass. kommuneoverlege har det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten. Det er utarbeidet arbeidsbeskrivelse for fysioterapeut og ledende helsesøster og det planlegges å utarbeide arbeidsbeskrivelse for helsesøster, skolelege og for fagleder ved barne og ungdomsskolene. Det fremkom under tilsynet at det er knappe helsesøster – og legeressurser i skolehelsetjenesten.

Kommunen har egen kursgruppe som ivaretar de ansattes behov for kompetanseutvikling og faglig oppdatering innenfor helsestasjons – og skolehelsetjenesten. Det er laget en oversikt over alle planlagte og gjennomførte kurs. Personellet er fornøyd med planen.

Det er nedsatt tre arbeidsgrupper for implementering av Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten hvor ulike fagrupper deltar på tvers av områdene i Bærum. Arbeidet ledes av prosjektleder i 60% stilling. Helsepersonellet ser på implementeringsarbeidet som en viktig del av internkontrollsystemet, som skolehelsetjenesten er i ferd med å utarbeide. Regelverket er kjent.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommmuneplan 1998
  Handlingprogrammet 2000 – 2003
  Virksomhetsplan for helsetjenesten for Barn og unge i Bærum kommune 2000
• Forslag til plan for utvikling av kvalitetssystemer for helsekontoret herunder skolehelsetjenesten: Del 1: Lover og forskrifter
• Organisasjonsoversikt for helsekontoret herunder skolehelsetjenesten i Rykkin område
• Oversikt over alle grunnskoler, videregående skoler og private skoler som følger grunnskoleloven
• Årsmelding 1999 for Bærum kommune
  Årsmelding 1999 for helsekontoret, avd. barn og unge
  Årsrapport 1999 for helsekontoret Rykkin område
• Fagplaner for skolehelsetjenesten i grunnskolen og videregående skole
  Virksomhetsplan 2000 – Rykkin område
  Handlingsplan for ungdomsarbeidet i Bærum kommune
  Prosjektrapport fra et forebyggende psykiatriprosjekt for nyankomne flyktningbarn 1997 – 99
  Prosedyrer, rutiner, instrukser m.m. for skolehelsetjenesten
  Ulike tiltak for utsatte grupper
• Stillingbeskrivelser for helseleder
• Oversikt over ansatte i skoleheletjenesten i Rykkin område

Dokumentasjon fremlagt under revisjonen

• Rapport fra Rud videregående skole
• Strategisk plan for fysioterapitjenesten i skolehelsetjenesten
• Stillingsinstruks for fysioterapeut
• Rapport fra Psykisk helsetjeneste – barn og unge, Gyssestad gård Kommuneoverlegens rapport om befolkningens helse og trivsel
• Skjema for kartlegging av helse og trivsel
• Skjema til foreldre i forbindelse med skolestart
• Plan for tverretatlig samarbeid ved Berger skole
• Referat fra siste møte i sentralt fagteam og siste ansvarsgruppemøte på Bryn skole
• Infobrosjyre fra Bryn skole om skolehelsetjenesten
• Rutiner for medisinhåndtering

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Melding om tilsyn med skolehelsetjenesten i Bærum fra Fylkeslegen 28.06. 2000
• Svarbrev med etterspurt dokumentasjon til Fylkeslegen fra Bærum kommune 21.08.2000
• Fremlegg til endelig program for tilsynet ble sendt til Bærum kommune 31.08. 2000.

Systemrevisjonen omfatter følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.06 2000.

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 27. september 2000

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

• Prosedyrer for avikshåndtering
• Stillingsinstruks for leger og fysioterapeut
• Dokumentasjon på hvem som er medisinsk faglig ansvarlig for Bryn skole
• Skjema som foreldre fyller ut før helseundersøkelse når barna har begynt i grunnskolen
• Plan for strukturert samarbeid mellom skolen og skolehelsetjenesten
• Referat fra siste møte i sentralt fagteam og siste ansvarsgruppemøte på Bryn skole
• 2 journaler fra helseundersøkelse ved elevens skolestart og 2 journaler fra helsetjenesten ved videregående skole, 2. skoleår i Rykkin område
• Prosedyre som gjelder overvåking, samarbeid og rådgiving

Sluttmøte ble avholdt 27. september 2000

• Lov av 30. mars 1984 nr.15 om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3
• Lov av 19.nov. 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift av 23. nov. 1983 om helsetjenesten i skoler

Etter § 1 – 3 nr. 1 bokstav c i lov om helsetjenesten i kommunene er skolehelsetjenesten en tjeneste kommunene er pliktig å ha. I forskrift om helsetjenester i skoler § 2 første ledd står det at alle skoler som omfattes av grunnskoleloven og lov om videregående opplæring, skal ha skolehelsetjeneste. Kommunenes plikt til å yte helsetjenester gjelder også for private grunnskoler og videregående skoler som mottar statstilskudd. Helsetjenester i disse skolene er regulert i privatskoleloven ( lov av 14. juni 1985 nr. 73 § 6 )

Det ble ikke funnet avik på dette området.

Det er ingen formell kontortid ved 2 av spesialskolene i kommunen. Ved 1 videregående skole får ikke all elever med funksjonshemning mulighet til å benytte kontortiden.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Skarva og Glassverket er spesialskoler og elevene må benytte helsetjenesten ved sin opprinnelege skole. Rud videregående skole har noen elever med funksjonshemning,der praksistiden i bedrift, er sammenfallende med kontortiden til skolehelsetjenesten.

Etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 skal alle som yter helsetjenester etablere et interkontrollsystem.

I Nasjonal strategi for kvalitetsutviking i helsetjenesten ( IK 2482) står det at myndighetene forventer at tjenesten innen år 2000 har etablert " effektive og helhetlige interkontroll -systemer/kvalitetssystemer" for virksomheten.

Det ble ikke funnet avik på dette området.

Det ble pekt på følgende merknader:

• Kommunen er i gang med å etablere et system for internkontroll og kvalitetsutvikling, men har ikke etablert system for avikshåndtering og internrevisjon

Skolehelsetjenesten arbeider med plan for internkontroll i skolehelsetjenesten slik lov om statlig tilsyn med helsetjenesten krever i § 3. De legger ned et stort arbeid for å implementere "Veileder for helsestasjons – og skolehelsetjenesten". De ansatte ser på denne implementeringen som en viktig del av internkontrollsystemet og kvalitetssikringen.

Det gjenstår å sette all dokumentasjon inn i et system slik at det utgjør god internkontroll. Det er bl.a. manglende systematiske rutiner for å føre kontroll med hvilken grad tjenestene i praksis utføres i samasvar med egne prosedyrer og myndighetskrav for øvrig.

Eksempel på slike systematiske rutiner vil kunne være rutiner for avikshåndtering og internrevisjon.

Når det gjelder arbeidsbeskrivelse for fagleder for barneskolene og ungdomsskolene, helsesøster på den enkelte skole, skoleoverlegen og legen på den enkelte skole, er disse under utarbeiding eller revidering.

Etter forskrift om helsetjenester i skoler § 2 skal skolehelsetjenesten omfatte systematiske medisinske undersøkelser.

Det ble ikke funnet avik på dette området.

• Elevene ved videregående skoler får ikke et målrettet tilbud om medisinsk undersøkelser.

Når det gjelder de videregående skolene i Bærum er det ikke lege tilknyttet skolehelse- tjenesten. Fra høsten 2001 er det planlagt at alle videregående skoler i Bærum får lege tilknyttet. Elevene blir henvist til Helsestasjon for ungdom som er åpent for ungdom opptil 24 år etter skoletid fire dager i uken. Gutter oppsøker helsestasjon for ungdom i liten grad. men kommunen ønsker å se nærmere på hvordan de kan legge tilbudet bedre til rette for denne gruppen. For øvrig blir elevene henvist til privatpraktiserende leger, som ikke er tilknyttet skolehelsetjenesten.

Etter forskrift om helsetjenester i skoler § 2 skal skolehelsetjenesten omfatte individuell helseveiledning.

Det ble ikke funnet avik på dette området.

På 3 skoler er det ikke lagt opp til kontortid som elevene kan nå i skoletiden.

Merknaden bygger på disse observasjonene: På Skarva og Glassverket er spesialskoler og elevene må benytte helsetjenesten på den skolen de opprinnelig tilhører. Det kom frem under revisjonen at de ansatte ønsket å kunne yte et bedre tilbud til Rud videregående skole, som har en del elever med funksjonshemning. Flere av elevene var ute i praksis i bedrift samtidig som helsesøster hadde kontortid på skolen, og elevene mistet derfor dette tilbudet. Skal dette kravet bli oppfylt må helsesøsterressursene utvides til 100% stilling.

Lokalene på enkelte skoler er for lite tilgjengelige eller for dårlige til å gjennomføre en tilfredsstillende helseveiledning

Merknaden bygger på disse observasjonene:

Alle de nye skolene i Bærum har bra lokaliteter. Flere eldre skoler har generelt for dårlige lokaler både når det gjelder støyproblemer, inneklima og kontorplass.

Etter forskrift om helsetjenester i skoler § 3 skal skolehelsetjenesten ha et system som identifiserer elever med spesielle behov.

Det ble ikke funnet avik på dette området.

Systemet med å identifisere og følge opp barn med spesielle behov kan glippe ved enkelte skoler

Skolehelsetjenesten har på de fleste skoler flere rutiner for å identifisere elever med spesielle behov for ulike helsetiltak. Ustrukturert samarbeid med skolen kan resultere i at det kan være elever som har spesielle helseproblemer som ikke blir henvist. Personellet forventer at når det foreslåtte "tverrfaglige utvalg" mellom bl.a. skole – og helseetat opprettes, blir det mulig å få til en bedre kartlegging av disse elevene. Likeledes kan manglende kontortid og tilbud om legetjeneste (jf videregående skoler og spsesielt Rud) føre til at systemet kan glippe.

Etter forskriften § 2 andre ledd skal skolehelsetjenesten i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapperatet i samfunnet – arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon.

Det ble ikke funnet avik eller påpekt merknader på dette området.

Skolehelsetjenesten arbeider målrettet for å følge opp barn /familier som trenger særlige tiltak.

Gjennom Sentralt fagteam ivaretar de tiltak og tilbud for funksjonshemmede. På den enkelte skole blir det etablert ansvarsgrupper for de barn som trenger det. Gyssestad gård gir tilbud til barn med psykososiale problemer og stimulerer til helsefremmende tiltak. For øvrig er samarbeidet mellom skolehelsetjenesten, skolen, PPT og barnevernet under utvikling.

Barne –og ungdomspsykiatriske poliklinikken har for liten kapasitet til å ta imot alle som henvises dit.

I kommunehelsetjeneloven § 1 – 4 tredje ledd står det at helsetjenesten skal medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre organer hvis virksomhet har betydning for helsetjenestens arbeid.I forskriftenes formålsparagrafer (§2) går det frem at skolehelsetjenesten, i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapperat i samfunnet, skal arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon.

Skolehelsetjenesten har mange redskap for å få oversikt over elevens helseproblemer. Bl.a. gjennom skolehelsetjenestens målrettede arbeid, ved årsrapporter, skjema for helse - undersøkelser ved ulike alderstrinn, helsesirkel", helseprofil i 1. kl. videregående skole, skjema for kartlegging av helse og trivsel. Som vist overfor får skolehelsepersonellet oversikt på flere måter, men helsepersonellet mener at dette arbeidet kan gjøres ennå mer systematisk og vil arbeide for dette.

I forskriftens formålsparagraf (2) går det frem at skolehelsetjenesten skal formidle kunnskaper til skolen om kjente helseproblemer blant elevene og risikofaktorer.

Det ble ikke funnet avik eller merknad på dette området

Modellen med at alle tjenester for barn og ungdom er samlet i en avdeling bidrar til samarbeid mellom helsekontoret ved helsesjefen og skolekontoret ved skolesjefen gjennom ukentlige felles ledermøter. Et konkret eksempel på resultat av dette samarbeidet er rutiner for medisinhåndtering i skolene. For øvrig er ledergruppen i en prosess for sammen å utvikle gode modeller for det tverrfaglige samarbeidet vedrørende enkeltbarn og for saker som gjelder elevenes oppvekstmiljø.

Videre er det årsrapportering til helsesjefen fra skolehelsetjenesten ved den enkelt skole. Personellet planlegger tiltak på neste års virksomhetsplan for at tilbakerapporteringen skal bli enda bedre.

Fra fylkeslegen deltok:
Jorunn Hunderi, revisjonsleder
Kristin Njerve, revisor
Anders Vege, revisor
Observatør: Lena Engfeldt, Statens helsetilsyn