INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader, som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppbygging av internkontrollsystem etter helselovgivningen
• Legetjenesten i skolehelsetjenesten
• Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever
• Tiltak for utsatte grupper og helseovervåking av elevene

Revisjonsteamet har det generelle inntrykk at kommunen satser mye på barn- og ungdoms -arbeid. De deltar i nettverk for oppvekstkommuner, gjennomfører Helseprofil for barn og ungdom, samt et sterkt tverrfaglig samarbeid, som styrkes med felles opplæring og oppbygging av gode møteplasser for barn og unge.

Skolehelsetjenesten er redusert. Alle skoleleger er fra skolestart høsten 2002 sagt opp. Elever og foreldre blir henvist til fastlegen. Fra 1.10. 02 er helsesøstertjenesten innskrenket på grunn av at 2 stillinger står vakant. Kommunen gir et begrenset tilbud om skolehelsetjeneste ved alle grunnskoler og den videregående skolen. Personell er kjent med lovkrav og faglige retningslinjer. Skolehelsetjenesten har etablert tverrfaglig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer, og de har et system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke og funksjonshemmede elever. De gir tilbud om vaksinasjon etter "Nasjonale retningslinjer".

Ved tilsynet ble det avdekket 3 avvik og 1 merknad fra myndighetskravene. Dette er detaljert omtalt i kapitel 5 og gjelder:

Oslo 17.01. 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i perioden 14.11.02. Grunnlaget for revisjonen er at fylkeslegen ble gjort kjent med at tilbudet i skolehelsetjenesten i Ullensaker er redusert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• Virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjonene innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avik, men der tilsynsmyndigheten mener det er et forbedringspotensial.

Ullensaker kommune har 22500 innbyggere pr.1.10.02, og det er en kommune i vekst med ca 1000 nye medborgere pr. år. Det er 316 fødsler i året. Til sammen er det 3922 elever med 2249 elever i barneskolene, fordelt på 9 barneskoler, 793 elever i ungdomsskolene fordelt på 3 ungdomsskoler og 1 videregående skoler med 880 elever. I tillegg er det en spesialskole Sessvoll, som tilhører Oslo kommune. Helsestasjonsvirksomheten og skolehelsetjenesten har totalt 9,7 stillinger, inkludert ledende helsesøster og jordmor. Forøvrig er psykiatrisk sykepleier tilstede på ungdomsskolene hver 6. uke. Det er ikke ansatt fysioterapeut i skolehelsetjenesten. Skolehelsetjenesten er inndelt i 3 områder og team: Team Jessheim øst, team Jessheim vest og team Kløfta. Kommunen har etablert 2 helsestasjoner for ungdom, som arbeider nært sammen med helsetjenesten i videregående skole. I tillegg er det opprettet "ungdomsteam" for personell som arbeider i ungdomskolene og "kvalitetsgruppe" for personell som arbeider ved barneskolene.

Kommunen har en helhetlig politikk for barn og ungdomsarbeidet under mottoet " Barn og unge vårt felles ansvar". Det tverrfaglige samarbeidet styrkes med felles opplæring og særlig har de satset på gode møteplasser for barn og unge. 1. januar 2003 åpner Skogmo familiesenter som er et flott eksempel på tverrfaglig samarbeid. Kommunen er med i prosjektet "Helseprofil for barn og unge" i Akershus, som vil kunne gi gode indikatorer på hvordan en skal planlegge tjenestene i fremtiden.

For øvrig er kommunen en av 6 kommuner i landet som er med i nettverk av oppvekstkommuner som kaller seg for "Glad oppvekst". Nettverket skal stimulere og støtte hverandre samt dra nytte av hverandres utviklingsarbeid overfor barn og unge.

Det er faste tverrfaglige møter på skolen hver måned med skole, PPT, barnevern og helsesøster. På alle skoler er det nedsatt ressursteam, som er en ny organisering i forhold til det spesialpedagogiske arbeid i skolene. Ressursteamet har faste møter med hjelpetjenestene.

Det blir behandlet både enkeltsaker og faglige drøftinger av generell art. Habiliteringsteamet er en koordinerende instans på 1. linje nivå og skal ha oversikt over etablering og avvikling av ansvarsgrupper.

De ansatte, som ble intervjuet, hadde godt kjennskap til regelverk og faglige retningslinjer for tjenesten. Kommunen legger vekt på kompetanseoppbygging for sine ansatte. I tillegg til at personell i skolehelsetjenesten skoleres gjennom det tverrfaglige samarbeidet, har de egen kompetanseplan for helsestasjons-og skolehelsetjenesten.

Fra skoleårets oppstart høsten 2002 har ikke skolehelsetjenesten ansatt leger. Elevene blir henvist til sin fastlege og skolehelsetjenesten har ikke etablert noen faste samarbeidsrutiner med fastlegene. Elevene må betale for konsultasjonen selv om det eleven blir henvist for, er av forebyggende art. Elevene som begynte i 1. klasse høsten 2002 har ikke fått gjennomført "Basisundersøkelsen". Fra 2003 skal denne undersøkelsen gjennomføres på helsestasjonen når barnet er 5 år. På kommunenes 2 helsestasjoner for ungdom er det imidlertid lege tilstede 1 gang i uken. Det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten er tillagt kommunelege I, som ikke har noen faste rutiner på hvorledes samarbeidet med skolehelsetjenesten skal fungere med hensyn til enkeltkonsultasjoner eller når det gjelder generelle helseproblemer.

Fastlegens rolle i skolehelsetjenesten blir drøftet i forum for fastlegens tillitsvalgte.

Kommunelegen henviser elever til barne-og ungdomspsykiatriske poliklinikk, men dette er det ikke skriftlige rutiner for.

Fra 1.10.02 til 31.12.02 er tilbudet til skolehelsetjenesten generelt redusert på grunn av at to vikariater for helsesøsterstillinger står vakant. Følgende områder er prioritert:

• Tilbud om vaksinering av alle klasser etter retningslinjene fra Nasjonalt folkehelseinstitutt
• Deltakelse på månedlige, faste tverrfaglige møter ved hver skole
• Oppfølging av elever med spesielle behov.

Helsesøster deltar på de faste månedlige møtene på skolene og det er ulikt på de enkelte stedene om skolehelsetjenesten er tilgjengelig for elevene denne dagen.

Alle skolene har imidlertid fått oversikt over faste tidspunkter helsesøstrene er å treffe for samtale på telefonen, men det er ulikt praksis hvordan foreldrene får informasjon om dette. Tilbud om samtalegruppe for ungdom i risikosonen er ikke lenger i drift på grunn av innsparinger på budsjettet.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Plan for skolehelsetjenesten samt oversikt over helsestasjonstilbudet
• Plan for utvikling av internkontrollsystem i helsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• Organisasjonskart for helsetjenesten/skolehelsetjenesten
• Oversikt over alle grunnskoler og videregående skoler med elevtall
• Årsrapport for helsetjenesten
• Oversikt over ansvar og arbeidsområde for ansatte i helsetjenesten og skolehelsetjenesten
• Oversikt over hvor ansatte i skolehelsetjenesten er å treffe i perioden med redusert bemanning
• Oversikt over tiltak for utsatte grupper: habiliteringsplan, plan for samordning av tjenester og tiltak for barn og unge vårt felles ansvar, rusmiddelplan og ungdomsteam
• Virksomhetsplan 2003
• Opplæringsplan 2003

Korrespodanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkeslegen 19.09.02
• Brev til Ullensaker kommune med nærmere informasjon om tilsynet, og anmodning om dokumentasjon 19.09.02
• Brev fra Ullensaker kommunene registrert her 28.10.02 med dokumenter
• Brev fra Fylkeslegen av 04.11.02 med konkret program for dagen
• Telefonkontakt for avklaring av tid, sted for møte og intervjuer.

Systemrevisjon omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19. september 2002

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 14. november 2002

Intervjuet 4 personer

Sluttmøte ble holdt 14. november 2002

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten
- Journalgjennomgang (2 journaler fra skolestart på Skogmo barneskole og journaler fra 10 trinn Nordby ungdomsskole)
- Skjema som benyttes til elever i 8. klasse
- Referat fra siste ansvarsgruppemøte
- Oppsett for etablert samarbeidstruktur på Jessheim barneskole

Område 1: Oppbygging av internkontrollsystem etter helselovgivningen

Avvik 1
Skolehelsetjenesten mangler et tilfredsstillende internkontrollsystem

Avik fra Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.mars 1984 § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Internkontrollsystemet er ikke oppdatert i forhold til myndighetskrav
• Det mangler skriftlige rutiner for fastlegenes samarbeid med skolehelsetjenesten
• Det er ikke tydeliggjort i organisasjonen hvordan det medisinsk faglige ansvaret er ivaretatt
• Det mangler system for avvikshåndtering

Område 2: Legetjenesten i skolehelsetjenesten

Avvik 2
Medisinsk –faglig ansvar for skolehelsetjenesten er ikke tilfredsstillende ivaretatt

Avvik fra forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11.1983 nr.1776, § 7 andre ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er opplyst at kommunelege I har medisinsk-faglig ansvar, men det er ikke kjent i organisasjonen hvordan det ivaretas
• Det er uklart for de ansatte i skolehelsetjenesten om hvorledes de skal forholde seg ved generelle medisinske problemer og medisinske problemer hos enkeltelever. De har liten mulighet for erfaringsutveksling og samarbeid med lege i enkeltsituasjoner
• Lege blir ikke benyttet i skolehelsetjenesten med unntak av at helsesøster ved enkelte barneskoler i noen tilfeller kontakter lege ved helsestasjonenene, og at helsesøster ved ungdoms –og videregående skoler i enkelte tilfeller kontakter legene ved helsestasjonene for ungdom og kommunelege I
• Lege deltar ikke i skolens tverretatlige fora med unntak av noen fastleger deltar i ansvarsgruppe for den enkelte elev.

Område 3: Tiltak for undersøkelser og veiledning av elever

Avvik 3
Skolehelsetjenesten gjennomfører ikke systematiske medisinske undersøkelser til alle skolebarn

Avvik fra forskrift om helsetjenester i skoler av 23.11.1983 nr.1776, § 3, sammenholdt med krav til faglig forsvarlig virksomhet i kommunehelsetjenesten, j.f. kommunehelse -tjenesteloven §6-3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke gitt tilbud om systematisk helseundersøkelse til barn i årskull 1996 ved skolestart høsten 2002
• Kommunen har sagt opp legene som skulle foreta skolestartundersøkelsen
• Elevene blir henvist til fastlegen og må betale undersøkelsen selv
• Det er ikke gitt tilbud om målrettede helseundersøkelse til elever på barne-, ungdoms- og videregående skoler fra 01.10.02
• 2 helsesøsterstillinger i skolehelsetjenesten er ikke besatt fra 01.10.02 til 31.12.02.
• Helsesøster er på skolen fast 1 gang i måneden, når det er tverrfaglige møter og det er ulikt på skolene om det er oppgitt at de har fast tidspunkt elevene og foreldre kan oppsøke helsesøster
• Det er ikke tilgang til elevenes journal/helsekort ved skolehelsetjenesten i videregående skole

Følgende observasjoner legges til grunn for ikke å påpeke avvik:

• Skolehelsetjenesten deltar i samarbeidsfora med tilgrensede etater som i rimelig grad ivaretar både samhandling generelt og i enkeltsaker
• Kommunen har system for og lang praksis på å ha ansvarsgrupper og det er lave terskler for å ta kontakt seksjonene imellom.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Skolehelsetjenesten skaffer seg oversikt over elevenes helseproblemer på ulike måter, bl.a. gjennom årsrapporter, systematisk tverrfaglig arbeid og helseprofil. Dette arbeidet kan gjøres mer systematisk ved å innføre faste rutiner med fastlegene og at helsesøster er tilgjengelig på skolen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Ass.fylkeslege Ketil Kongelstad
Seniorrådgiver/jurist Sigmund Eliassen
Forebyggingsrådgiver/revisjonsleder Jorunn Hunderi

Som observatør deltok:
Rådgiver/fysioterapeut Bente Smedsbråten, Statens helsetilsyn