INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Dato : 2.12.99

Vår systemrevisjon viste at kommunen var kommet langt i arbeidet med å implementere forskriften for miljørettet helsevern i aktuelle virksomheter. Kommunen hadde vært tidlig ute med søknads- og godkjenningsprosessen gjennom utarbeidelse av veiledere og ved å ajourføre delegasjonsprosessen.

Takket være et godt samarbeid de involverte etatene imellom var godkjenningsprosessen godt i gang til tross for at kommunelegen som var delegert hovedansvaret, hadde vært fraværende det siste året på grunn av etterutdannelse.

Kommunen hadde full oversikt over virksomheter som skulle godkjennes og hvilke lover og forskrifter som gjaldt. Sistnevnte var tilgjengelige på de aktuelle kontorer.

Kommunelegen hadde laget egne prosedyrer for godkjenning ( veileder og søknadsprosedyre).

Kommunen kunne dokumentere hvem som var ansvarlig på de forskjellige nivåer og var også på det rene med hvor ansvaret skulle plasseres og hvordan oppgavene skulle løses.

Imidlertid måtte kommunen på grunn av en rekke vakanser og sykfravær (lege, helsesøstre) pålegge helsepersonell oppgaver som de følte fortrengte andre viktige arbeidsoppgaver. Det ble også påpekt at man manglet nødvendig kompetanse på noen områder. Teknisk etat var imidlertid til god støtte.

Ved besøket var alle søknader saksbehandlet i helseavdelingen. 17 av 46 virksomheter var godkjent. De øvrige var kartlagt og det var utarbeidet individuelle handlingsplaner for hver virksomhet (bortsett fra en videregående skole). De fleste mangler var av teknisk art, hvor helseavdelingen sammen med teknisk etat hadde utarbeidet handlingsplaner med tidsfrister som lå til grunn for godkjenningen.

Godkjenningsprosessen var i tråd med myndighetskravene.

Det var ikke gitt godkjenning på vilkår eller dispensasjon.

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler,m.v
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Oppsummering:

Godkjenningsprosessen er nærmest avsluttet:

Under revisjonen ble det ikke avdekket avvik fra myndighetskravene, men fylkeslegen påpekte 4 forhold hvor det er rom for forbedring i form av merknader:

• Helsepersonell (unntatt kommunelege II) som ble pålagt oppgaver i forbindelse med godkjenningsprosessen er ikke i nødvendig grad og på et tidlig nok tidspunkt blitt trukket inn i godkjenningsprosessen.
• Helsepersonell som hadde ansvar for den praktiske gjennomføringen av godkjenning og tilsyn anførte at de manglet nødvendig kompetanse.
• Private institusjoner (familiebarnehager og parker) ble ikke gjenstand for samme grundige kartleggingsprosess fra tilsynsmyndighetens side som kommunens egne institusjoner

Private virksomheter får ikke samme oppfølging/ tilsyn (befaring) fra tilsynsmyndighetens side som de kommunale institusjoner

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten(e) drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjonen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten skal omhandle eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Som tidligere anført har fylkeslegen revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

2 ungdomsskoler og en videregående skole. Det er etablert 6 kommunale barnehager og

1 kommunal familiebarnehage. Videre 11 barnehager, 6 barneparker og 10 familiebarnehager i privat regi. Samlet er det 44 virksomheter som krever godkjenning.

Alle virksomheter har søkt om godkjenning og helseavdelingen har saksbehandlet alle søknader. Ved besøkstidspunktet var det gitt i alt 17 godkjenninger, hovedsakelig parker og barnehager mens de øvrige var under utsending.

Fremgangsmåten ved godkjenningsprosessen er følgende :

Søknaden om godkjenning fremmes på standardskjema .Virksomhetene innsender befaringsrapport og handlingsplan for tiltak etter forskrift om miljørettet helsevern med problembeskrivelse, detaljerte forslag til utbedring og tidsplan med frist for gjennomføring/ferdigstillelse. På bakgrunn av disse gis det godkjenning uten eller med vilkår. Befaringen gjennomføres av virksomhetens leder, verneansvarlig, verneombud, representant fra kommunehelsetjenesten og representant fra teknisk etat. Det er helse- og sosialsjefen og videre kommunelege II som er delegert godkjenningsmyndighet fra rådmannen. Det er kommunelege II som vurderer alle søknadene.

Da de fleste avdekkete problemer er av overveiende teknisk og økonomisk art, har kommunehelsetjenesten utarbeidet handlingsplanen sammen med teknisk etat.

Oppfølgingen skjer i nært samarbeid med aktuelle etater.

I tillegg til lov og regelverket gjengitt på rapportens forside, ble følgende dokumenter lagt til grunn ved systemrevisjonen.

• Helse- og sosialplan for Ås kommune1999 - 2002
• Handlingsprogram for helse- og sosialetaten 1999 - 2002
• Årsmelding 1998 for helse- og sosialetaten
• Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler samt prosedyrer og sjekklister i forbindelse med godkjenningsprosessen
• Søknadsskjema for godkjenning
• Prosesstyringsdokument for godkjenning og oppfølging
• Delegasjonsreglement vedrørende alle prosedyrer for helse- og sosialtjenesten
• Oversikt over avdeling for helsetjenester og stillingsoversikt
• Stillingsbeskrivelser
• Handlingsplan for tiltak etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Oppfølgingsrapportskjema
• Oversikt over status i godkjenningsprosessen

Formøte ble ikke avholdt
Åpningsmøte ble avholdt: den 31.8.99 . Fylkeslegen informerte om hensikten med besøket samt gjennomføringen.
Intervjuer: 6 personer ble intervjuet
Verifikasjoner: Gjennomgikk godkjennelse til 1 grunnskole, 1 ungdomsskole, 1 kommunal barnehage (alle godkjent på vilkår) 3 familiebarnehager (godkjent uten vilkår) Det var ikke gitt dispensasjoner.
Sluttmøte ble avholdt: 31.8.99 med informasjon om funnene

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

Kommunen har godt kjennskap til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Det finnes gode skriftlige prosedyrer for godkjenningsprosessen og tilsyn/oppfølging.

Kommunen er kommet langt i dette arbeidet.

Delegasjonsreglementet er klart utformet med delegasjon fra kommunestyret til rådmannen videre til helse- og sosialsjefen og med godkjenningsmyndighet delegert til kommunelege II.

Helsepersonell som skulle ha den utførende oppgaven var dog ikke i sterk nok grad trukket inn i planleggingsprosessen og derved ikke helt klar over forventningene og arbeidsopp-gavene de skulle utføre.

Likedan etterlyste utførende helsepersonell mere opplæring/kompetanse i egen etat. Manglende kompetanse ble dog kompensert gjennom bistand fra teknisk etat.

Godkjenningsprosessen og bruk av vilkår i forbindelse med godkjenningen var i overensstemmelse med lovverket. ( verifikasjon og intervju)

Godkjenningsansvar men særlig oppfølgingsansvar av private virksomheter fra tilsynsmyndighetens side virket for svak, i hvertfall dårligere enn for kommunale virksomheter.

Ingen avvik

Merknad 1:

Helsepersonell (unntatt kommunelege II) er ikke i nødvendig grad og på et tidlig nok tidspunkt blitt trukket in i godkjenningsprosessen.

Merknad 2:

Deltagende helsepersonell føler at de mangler nødvendig kompetanse.

Merknad 3:

Private institusjoner (barnehager og familiebarnehager) får ikke samme grundige kartlegging før godkjenning gis av tilsynsmyndigheten som de kommunale institusjoner.

Området 2:
"Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler"

Ingen avvik

Merknad 1

Private virksomheter sender inn oppfølgingsskjema årlig. Det foretas ingen befaring/tilsyn fra ansvarlige kommunale myndigheter i motsetning til ved de kommunale institusjoner

Alle merknader er basert på tilsendte dokumenter, på opplysninger under intervju og verifikasjon.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Gunnar Fossan, rådgiver/jurist - revisor
Jorunn Hunderi, fylkessykepleier - revisor
Elisabeth Wang, førstekonsulent/fysioterapeut - revisor
Eva Holmsen, ass. fylkeslege - revisjonsleder

Øystein Solevåg, førstekonsulent/ ing - observatør fra Statens helsetilsyn