INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• hvordan kommunen har organisert tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming, herunder hvordan ansvar og myndighet er fordelt
• to avgrensede tema knyttet opp mot sosialtjenesteloven kapittel 6A:
• tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang
• kommunens egenkontroll/internkontroll med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller
• saksbehandling ved tildeling av tjenester og avslag på søknad om tjenester om praktisk bistand og nødvendig helsehjelp
• hvordan forsvarlig medikamenthåndtering sikres overfor personer med psykisk utviklingshemming
• hvordan kommunen sikrer at personer med psykisk utviklingshemming får ivaretatt sine rettigheter i forhold til individuell plan

Skien kommune har etablert et internkontrollsystem, men dette er i liten grad integrert i tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming.

Skien kommune har i enheten arbeidet mye med alternative tiltak til bruk av tvang og makt de siste årene, noe som gjenspeiler seg i at bruken av skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller overfor personer med psykisk utviklingshemming har blitt vesentlig redusert. Det er bl.a. laget prosedyrer for hvordan tjenesteyterne skal forholde seg til den enkelte bruker hvis det oppstår uro osv. Det er også foretatt bevisst rekruttering av tjenesteytere med fagkompetanse.

Alle brukerne i enheten har fått skriftlige enkeltvedtak på tildelte tjenester, og disse er i tråd med forvaltningslovens regler.

Det er utarbeidet prosedyrer for legemiddelhåndtering. Det er gjennomført opplæring i medikamenthåndtering, og skriftlig delegasjon er gitt til de som skal dele ut medisiner.

Alle personer som bor i enheten har jevnlig oppfølging av sin fastlege.

Arbeidet med å utarbeide individuelle planer er påbegynt i Skien kommune, men i den aktuelle enheten har ikke alle som har rett på individuell plan fått dette.

Revisjonen avdekket 4 avvik. Revisjonen har i tillegg 3 merknader. Disse er omhandlet i kapittel 5 i rapporten.

Avvika er følgende:

• Kommunen har et mangelfullt system for avvikshåndtering i enheten.
• Skien kommune har ikke fattet vedtak vedrørende fjerning av kjøleskap fra leilighet til bod.
• Innholdet i tvangsbegrepet er ikke tilstrekkelig kjent for de tilsatte ved enheten.
• Ikke alle som har rett til individuell plan har fått utarbeidet dette.

Merknadene er følgende:

• Skien kommunes internkontrollsystem (kvalitetshåndboka) er lite integrert i tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming.
• Det er uklart hvem som er overordnet faglig ansvarlig for sosialtjenesteloven kapittel 6A i Skien kommune.
• Meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle fra 1999 til 2001 er mangelfullt utfylt. Meldingene er heller ikke satt inn kronologisk i enhetens perm.

Dato:28.11.03

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skien kommune i perioden 04.07.03 – 25.09.03. Revisjonen inngår som en del av Helsetilsynet i Telemark og Fylkesmannen i Telemark sin planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Hjemmetjenesten for funksjonshemmede sorterer under pleie- og omsorgsavdelingen i Skien kommune.

Tjenesten består av 5 distrikt, hvorav 4 av disse yter tjenester til personer med psykisk utviklingshemming som bor i egen bolig.

De 4 distriktene som yter tjenester til hjemmeboende personer med psykisk utviklingshemming er:

• Øvre Gjerpen distrikt, med 23 brukere
• Solum distrikt, med 12 brukere
• Gulset distrikt, med 22 brukere
• Sentrum distrikt, med 29 brukere

Det er i tillegg en bestillerenhet med kompetanse til å fatte vedtak for tildeling av tjenester, og en stabsavdeling, som sorterer under pleie- og omsorgssjefen.

Tilsynet har valgt å se på en enhet ved Øvre Gjerpen distrikt.

Enhetsleder har ansvaret for alle tjenester i Øvre Gjerpen distrikt. Hjemmetjenesten for funksjonshemmede er i distriktet organisert under felles arbeidsleder. Hver boenhet har en arbeidsleder med spesielt ansvar for tjenestene boligen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart for pleie- og omsorgsavdelingen
• stillingsbeskrivelse for: avdelingsleder for boliger til personer med psykisk utviklingshemming øvre Gjerpen distrikt, og for arbeidsleder øvre Gjerpen distrikt
• oversikt over de ulike tjenestestedene
• kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgsavdelingen – ny (29.04.03) og gammel versjon (26.06.98)
• delegasjonsreglement, dokument vedrørende vedtaksmyndighet etter stjl. kap. 6A, dokument vedrørende vedtaksmyndighet på tildeling av tjenester
• felles opplæringsplan for hele pleie- og omsorgsavdelingen, gjennomført og planlagt opplæring for de aktuelle enhetene
• sjekkliste saksbehandling, prosedyre saksbehandling
• oversendelsesbrev som benyttes ved skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle, skjema for skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle
• avviksskjema vedrørende medikamenthåndtering
• årsmelding 2002 for Skien kommune, og årsmelding 2002 for pleie- og omsorgsavdelingen

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark/Fylkesmannen:

• varsel om systemrevisjon av 04.07.03 fra Fylkesmannen
• overlevering av dokumentasjon fra Skien kommune 29.08.03
• program for tilsynsbesøket av 08.09.03 fra Helsetilsynet i Telemark

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.07.03.

Formøte ble ikke avholdt.

Verifikasjoner ble gjennomført 24.09.03.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av 4 enkeltvedtak på tildeling av tjenester
• gjennomgang av perm med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle
• gjennomgang av 4 personopplysningsmapper
• gjennomgang av sjekkliste for opplæring
• gjennomgang av medisinkardex
• så på oppbevaring av medikamenter og nøkkelrutiner
• så på oversikt over tilsatte som har fått delegasjon til å dele ut medisiner
• gjennomgang av journalutskrifter fra fastlege vedrørende 4 personer

Åpningsmøte ble avholdt 25.09.03.

Intervjuer ble foretatt av 7 personer.

Sluttmøte ble avholdt 25.09.03.

Område 1: hvordan kommunen har organisert tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming, herunder hvordan ansvar og myndighet er fordelt

Avvik 1

Kommunen har et mangelfullt system for avvikshåndtering i enheten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Internkontrollforskriften § 4, 2. ledd, bokstav f) og g).

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det benyttes ulike meldeskjema
• avviksbegrepet er ikke klart for alle i enheten
• tilbakemelding på meldte avvik er ikke satt i system

Merknad 1

Skien kommunes internkontrollsystem (kvalitetshåndboka) er lite integrert i tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming.

Område 2: sosialtjenesteloven kapittel 6A: tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang / kommunens egenkontroll/internkontroll med meldinger om   skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller

Avvik 1

Skien kommune har ikke fattet vedtak vedrørende fjerning av kjøleskap fra leilighet til bod.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 6A-6, jf. § 6A-4, annet ledd, bokstav c), jf. § 6A-7.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det fremkom ved intervjuene at kjøleskapet til en bruker var blitt plassert i boden
• det fremkom ved intervjuene at kommunen ikke har fattet vedtak i henhold til sotjl. kap. 6A
• Fylkesmannen har ikke mottatt vedtak til overprøving

Avvik 2

Innholdet i tvangsbegrepet er ikke tilstrekkelig kjent for de tilsatte ved enheten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 2-3, 6A-11, jf. 6A-2, og 6A-6, tredje ledd, forskrift til sosialtjenesteloven kapittel 6A, § 1-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det fremkom under intervjuene at de tilsatte ikke kjente til at lovens tvangsdefinisjon inneholder 2 elementer: både et subjektivt og et objektivt element
• ikke alle som arbeider med personer med psykisk utviklingshemming i enheten har fått opplæring i sotjl. kap. 6A

Merknad 1

Det er uklart hvem som er overordnet faglig ansvarlig for sosialtjenesteloven kapittel 6A i Skien kommune.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• opplysninger gitt fra kommunen til tilsynet om hvem som er overordnet faglig ansvarlig, samsvarer ikke med kommunens egne opplysninger i kvalitetshåndboka, pkt. A 10.3
• det fremkom under intervjuene at det ikke var klart for alle ansatte i enheten hvem som var overordnet faglig ansvarlig for sotjl. kap. 6A i kommunen
• i omsorgsvedtak av 17.03.03, sendt Fylkesmannen, er pleie- og omsorgssjefen oppgitt som overordnet faglig ansvarlig for kap. 6A, noe som ikke samsvarer med opplysninger gitt under dette tilsynet

Merknad 2

Meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfelle fra 1999 til 2001 er mangelfullt utfylt. Meldingene er heller ikke satt inn kronologisk i enhetens perm.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av enhetens tvangsprotokoll ble det observert at mange meldinger manglet årstall og nummerering. Meldingene var heller ikke satt inn kronologisk i protokollen.

Område 3: saksbehandling ved tildeling av tjenester og avslag på søknad om tjenester om praktisk bistand og nødvendig helsehjelp

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: hvordan forsvarlig medikamenthåndtering sikres overfor personer med psykisk utviklingshemming

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 5: hvordan kommunen sikrer at personer med psykisk utviklingshemming får ivaretatt sine rettigheter i forhold til individuell plan

Avvik 1

Ikke alle som har rett til individuell plan har fått utarbeidet dette.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a, jf. forskrift om individuelle planer etter helselovgivningen § 3, jf. § 5.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• ved verifikasjon i enheten ble det lagt frem en påbegynt individuell plan for kun 1 bruker
• ved intervjuene kom det frem at brukerne ikke har fått utarbeidet individuell plan, det var kun 1 individuell plan som var påbegynt

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Audhild Arnesen (revisjonsleder) - rådgiver Helsetilsynet i Telemark
Ingrid Skaara Serkved (revisor) – rådgiver Fylkesmannen i Telemark
Trine Evensen (revisor) – rådgiver Fylkesmannen i Telemark