INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• hvordan kommunen har organisert tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming, herunder hvordan ansvar og myndighet er fordelt
• to avgrensede tema knyttet opp mot sosialtjenesteloven kapittel 6A:
• tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang
• kommunens egenkontroll/internkontroll med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller
• saksbehandling ved tildeling av tjenester og avslag på søknad om praktisk bistand og nødvendig helsehjelp
• hvordan forsvarlig medikamenthåndtering sikres overfor personer med psykisk utviklingshemming
• hvordan kommunen sikrer at personer med psykisk utviklingshemming får ivaretatt sine rettigheter i forhold til individuell plan

Porsgrunn kommune har gjennomført brukerundersøkelse blant mottakere av omsorgstjenester, og bruker dette materialet som utgangspunkt for videreutvikling av tjenestene.

Tilsynet viste at kun 5 av 10 brukere i den aktuelle boenheten hadde vedtak. Disse var fra 1996. Det pågår nå en kartlegging av den enkeltes behov for tjenester, som skal resultere i nye vedtak.

Boenheten benytter lite tvang. De tilsatte har en bevisst holdning til tvangsbruk, og er opptatt av å finne alternativer til bruk av tvang.

Kommunen har prosedyre for legemiddelhåndtering, men tilsynet viste at denne ikke følges i boenheten. Dette var imidlertid ledelsen klar over, og det var fastsatt datoer for opplæring i legemiddelhåndtering av de tilsatte som ikke er sykepleier/vernepleier.

Enheten har påbegynt arbeidet med individuell plan for en person.

Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem, men har selv satt en frist til 1. jan. 2004 for at arbeidet med IK-system skal være sluttført.

Revisjonen avdekket 7 avvik, og disse er følgende:

• Kommunen har ikke organisert tjenesten slik at det til enhver tid er kjent hvem som har det faglige ansvaret.
• Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem for enheten som omfatter de reviderte områdene.
• Porsgrunn kommune har ikke fattet vedtak vedrørende systematisk omsorgstiltak.
• Reservasjonsskjema for pårørende vedrørende mottakelse av tvangsmelding er ikke i samsvar med myndighetskrav.
• Saksbehandlingen ved tildeling av tjenester er mangelfull
• Kommunen sikrer ikke forsvarlig utdeling av legemidler i enheten.
• Ikke alle som har rett til individuell plan har fått utarbeidet dette.

Dato: 14.01.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Porsgrunn kommune, omsorgstjenesten, i perioden 02.07.03 – 14.10.03. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og utføres i samarbeid mellom Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Avdeling for tjenester for voksne psykisk utviklingshemmede er underlagt Omsorgsetaten i Porsgrunn kommune og ledes av virksomhetsleder. Avdelingen har ansvar for 8 botiltak, ett dagsenter, støttekontaktordningen for voksne funksjonshemmede, og konsulenttjenesten for hjemmeboende funksjonshemmede. Avdelingen er underlagt kommunalsjefen for omsorg.

All saksbehandling ved søknad om helse- og sosialtjenester blir ivaretatt av kommunens tjenestekontor som ble opprettet 15.11.2002.

Tilsynet har valgt å se på en boenhet hvor det bor 10 personer i hver sin leilighet.

De 10 personene er i alderen fra 22 til 56 år, og har ulike behov for tjenester.

Botiltaket har en vernepleier tilsatt, ellers er det tilsatt en barnevernspedagog, hjelpepleiere, omsorgsarbeidere og ufaglærte.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• organisasjonskart for Porsgrunn kommune, herunder omsorgsetaten
• virksomhets- og opplæringsplan 2003 for avdeling for voksne utviklingshemmede
• oppfølging av evalueringsrapporten:” Omsorg uten grenser”
• reglement for delegasjon i Porsgrunn kommune
• handlingsplan 2003-2006 for omsorgstjenester
• ny organisering av kommunens arbeidsmiljøutvalg
• legemiddelhåndtering m.v. i åpen omsorg
• mal for melding om vedtak om praktisk bistand og opplæring, melding om vedtak om hjemmesykepleie, retningslinjer for støttekontaktordningen, mal for søknad, og registrering for støttekontakter og avlastere
• prosedyre om håndtering av skjema: skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller, prosedyre- registrering for utagering etter sotjl. kap 6A
• reservasjonsskjema
• avviksskjema vedrørende medikamenthåndtering
• mal for individuell plan og skriv fra virksomhetsleder om status for utarbeidelse av individuell plan
• brukerundersøkelse og gjennomgang av tjenestene til mennesker med psykisk utviklingshemming – RO juni 2003.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• varsel av 02.07.03 om systemrevisjon den 09.09.03 fra Fylkesmannen
• varsel med ny dato av14.10.03, da første dato ikke passet for kommunen
• mottatt dokumentasjon fra Porsgrunn kommune 30.09.03
• program for tilsynsbesøket av 03.10.03 fra Helsetilsynet i Telemark

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselet ble utsendt 02.07.03.

Formøtet ble ikke avholdt .

Verifikasjoner ble gjennomført 13.10.03.
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av 5 enkeltvedtak som gjelder tildeling av tjenester
• gjennomgang av meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller
• gjennomgang av 10 personopplysningsmapper
• gjennomgang av medisinkardex
• ble vist oppbevaring av medikamenter
• gjennomgang av nøkkelrutiner
• gjennomgang av journalutskrifter fra fastlege vedrørende 10 personer
• gjennomgang av ulike avviksskjema
• så på særtrykk av aktuelle lover
• fikk forelagt utkast til en individuell plan

Åpningsmøtet ble avholdt 14.10.03.

Intervjuer ble foretatt av 6 personer.

Sluttmøtet ble avholdt 14.10.03.

Område 1: hvordan kommunen har organisert tjenesten for personer med psykisk utviklingshemming, herunder hvordan ansvar og myndighet er fordelt.

Avvik 1

Kommunen har ikke organisert tjenesten slik at det til enhver tid er kjent hvem som har det faglige ansvaret i boenheten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd, tilsynsloven § 3, jf. internkontrollforskriften § 4, bokstav a.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det er utpekt ansvarsvakt når ikke avdelingsleder er tilstede
• ved intervjuene framkom det at ansvarsvaktene som ble benyttet hadde ulik kompetanse
• det ble ikke framlagt dokumentasjon som viste hvilke kompetanse som ble krevd for å ivareta det faglige ansvaret når avdelingsleder ikke er til stede

Avvik 2

Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem som omfatter de reviderte områdene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd, tilsynsloven § 3, jf. internkontrollforskriften § 4.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• enheten hadde ingen prosedyre som viste til IK-system
• enheten har ikke etablert system som sikrer at tjenestemottakerne og pårørendes erfaringer blir brukt til forbedring av virksomheten
• hva som legges i avviksbegrepet er ikke klart for alle i boenheten
• verifikasjonen viste at det forelå ulike avviksskjema uten at det var klarlagt når de enkelte skjemaene skulle benyttes
• det mangler system som sikrer tilbakemelding på meldte avvik
• det foreligger opplæringsplan for virksomheten, men det mangler introduksjonsprogram for nytilsatte
• det mangler system som sikrer at enheten til enhver tid har et gjeldende lovverk

Område 2: Sosialtjenestelovens kapittel 6A: tvangsbegrepet, herunder grensene for bruk av tvang / kommunens egenkontroll/internkontroll med meldinger om skadeavvergende tiltak i enkelttilfeller

Avvik 1

Porsgrunn kommune har ikke fattet tvangsvedtak vedrørende systematisk omsorgstiltak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 6A-6, jf. § 6A-4, annet ledd, bokstav c), jf. § 6A-7.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det fremkom ved intervjuene at en bruker har hengelås på kjøleskap
• ved verifikasjon i enheten så tilsynet at vedtak vedrørende stenging av strøm var påbegynt, men ikke sluttført og oversendt Fylkesmannen
• det fremkom ved intervjuene at kommunen ikke har fattet vedtak i henhold til sotjl. kap. 6A
• Fylkesmannen har ikke mottatt vedtak til overprøving

Avvik 2

Reservasjonsskjema for pårørende vedrørende mottakelse av tvangsmelding er ikke i samsvar med myndighetskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sotjl. § 6A-6, 3. ledd, 2 pkt, hvor det går fram at Fylkesmannen kan fatte slik beslutning.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremgår av dokumentasjonen at kommunen har utarbeidet et skjema hvor pårørende kan reservere seg fra å få tilsendt blant annet tvangsprotokoll.

Område 3: Saksbehandling ved tildeling av tjenester og avslag på søknad om tjenester om praktisk bistand og nødvendig helsehjelp

Avvik 1

Saksbehandlingen ved tildeling av tjenester er mangelfull.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sotjl. § 4-2, 1.ledd, bokstav a, jf. sotjl. §§ 8-1, 8-4, khtl. 2-1 og fvl. kap 4 og 5.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• ved verifikasjonen fant vi vedtak fattet i 1996
• 5 av 10 brukere i botiltaket manglet vedtak for tjenestetilbudet
• det gikk fram av intervjuene at brukerrepresentanter ikke blir rådspurt i de tilfelle klienten selv ikke kan rådspørres

Område 4: hvordan forsvarlig medikamenthåndtering sikres overfor personer med psykisk utviklingshemming

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke forsvarlig utdeling av legemidler i enheten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3 a, jf. legemiddelforskriften § 8.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• kommunens prosedyre for legemiddelhåndtering blir ikke fulgt med hensyn til delegasjon og opplæring.
• det kom fram under intervjuene at alle med ansvarsvakt delte ut medisiner, selv om de ikke hadde fått myndighet til å dele ut medisiner
• det er ikke gitt særskilt opplæring til de ansatte som ikke er sykepleier eller
• vernepleier til å dele ut medisiner
• det er ikke gitt skriftlig delegasjon til andre enn sykepleier og vernepleier til å dele ut medisiner

Område 5: hvordan kommunen sikrer at personer med psykisk utviklingshemming får ivaretatt sine rettigheter i forhold til individuell plan

Avvik 1

Ikke alle som har rett til individuell plan har fått utarbeidet dette.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a, jf. forskrift om individuelle planer etter helselovgivningen § 3, jf. § 5.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved intervjuene kom det fram at 1 individuell plan er påbegynt. De andre 9 brukerne har ikke fått utarbeidet individuell plan.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Audhild Arnesen (revisjonsleder)- rådgiver Helsetilsynet i Telemark
Ingrid Skaara Serkved ( revisor)- rådgiver Fylkesmannen i Telemark
Trine Evensen (revisor)- rådgiver Fylkesmannen i Telemark
Seniorrådgiver Randi Sigurdsen deltok istedenfor Audhild Arnesen på verifikasjonen den 13.10.03. I tillegg deltok rådgiver Anine Terland fra Statens helsetilsyn som observatør 14.10.03.