INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har gjennomført felles tilsyn med henholdsvis sosial- og helsetjenester i kommunens pleie- og omsorgstjeneste.

Tilsynet la hovedfokus på internkontroll og kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene utenfor institusjon, herunder

• systemene for saksbehandling ved tildeling av sosial- og helsetjenester
• legemiddelhåndteringen

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet ga følgende resultat:

Det ble på de berørte områder gitt 5 avvik og 4 merknader:

Avvik 1: Dokumenter i en del saker er ikke unntatt offentlighet, selv om vedtakene er det.

Avvik 2: Ved melding om vedtak er det ikke opplyst om innsynsrett.

Avvik 3: Kommunens tjenesteyting omfatter ikke avlastning etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 b.

Avvik 4: Oppbevaring: A-preparater oppbevares ikke i særskilt låsbare skap.

Avvik 5: Medikamenter oppbevares ikke forseglet eller innlåst under transport.

Merknad 1: Dokumenter/vedtak er samlet tematisk i permer, ikke sortert i egne saksmapper for hver enkelt bruker.

Merknad 2: Saksbehandlingsrutinene bør gjennomgås på (nærmere beskrevne) punkter med sikte på å sikre kvaliteten i vedtakene etter Lov om sosiale tjenester kap. 4.

Merknad 3: Sosiale tjenester skal i flg sosialtjenestelovens §4-2.e også omfatte omsorgslønn.

Merknad 4: Andre enn sykepleiere/vernepleiere forestår jevnlig utdeling av medikamenter til pasienter i hjemmetjenesten.

Dato: 24.08.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Snåsa kommune 02.04.04 -15.06.04. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Snåsa kommune med sine rundt 2300 innbygger er en innlands –og fjellkommune.

Snåsa kommunes administrasjon er fra og med 01.01.03 organisert i 2 nivåer med resultatenhetsledere direkte underlagt administrasjonssjefen (rådmannen).

Kommunen har vedtatt modell for balansert målstyring for sine tjenester. Enhet for hjemmetjenester integrerer dette i sin virksomhet bla ved hjelp av utarbeidete styringskort med målformuleringer, suksessfaktorer og måleindikatorer, for sitt tjenestetilbud.

Snåsa kommune har i forhold til organisering av hjemmetjenesten felles saksbehandlerenhet for vedtak etter både helse –og sosiallovgivningen, men fatter separate vedtak. Enhetsleder for hjemmetjenesten er ansvarlig for både helse og sosialfaglige avgjørelser i enheten. Saksbehandlingstiden er kort. Det er tette relasjoner og hyppige kontakter mellom politisk og administrativt/utøvende nivå i kommunen.

Når det gjelder medikamenthåndtering har kommunen systematisert opplæring, delegasjon og avvikssystem i hjemmetjenesten. Tjenesten forestår medikamenthåndteringen for hovedandelen av pasientene. Oversiktelige forhold og få leger å forholde seg til gjør at man ikke opplever særlige problemer med for eksempel ordinering og synonympreparater.

I forbindelse med målstyringsformen gjennomfører enhet for hjemmetjenester fra febr. 2004 til febr, 2005 et prosjekt ”faglig forsvarlighet i hjemmetjenesten på Snåsa”. Målet er kvalitetssikring av faglig forsvarlige tjenester, og gi tjenesteyterne klar rolleoppfatning og adekvat opplæring i forhold til klarlagte behov.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonsplan/kart for kommunen
• Delprosjekt 2 av organisasjonsutviklingsrapport i kommunen: Pleie- og omsorgstilbudet i kommunen, kartleggingsstudie
• Snåsa kommunes delegasjonsreglement
• Retningslinjer for medikamenthåndtering
• Kompetanseplan for Helse- og omsorgstjenesten i Snåsa 2002-2005
• Interne rutiner og regler for saksbehandling i hjemmetjenesten
• Dokumentasjon av prosjektet ”faglig forsvarlighet”
• Kopi av 3 vedtak om brukerstyrt personlig assistanse
• Kopi av 4 vedtak vedr. praktisk bistand
• Kopi av 4 vedtak vedr. hjemmesykepleie
• Hjemmetjenestens styringskort (foreløpig, under arbeid. Utdelt i møtet til orient)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

• Varselbrev sendt 02.04.04
• Dokumentasjon mottatt 10.05.04 og 04.06.04

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.04.04

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 15.06.04

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført i møtet:

• Gjennomgang av 5 saker, tilfeldig utplukket fra arkiv.
• Gjennomgang av 5 sykepleiejournaler og medikamentdosettskjema
• Befaring på medikamentrom
• Befaring i saksarkiv

Sluttmøte ble avholdt 15.06.04

Område 1: Systemer for saksbehandling ved tildeling av sosial- og helsetjenester

Avvik 1: Dokumenter i en del saker er ikke unntatt offentlighet, selv om vedtakene er det.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 8-8,
• Forvaltningsloven §§ 13 flg.,
• Offentlighetsloven § 5a.

Kommentar: Dokumenter som omfatter taushetsbelagte opplysninger skal påføres at dokumentet er unntatt offentlighet for å sikre at man ikke risikerer brudd på taushetsplikt.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Verifikasjoner ved befaring.

Avvik 2: Ved melding om vedtak er det ikke opplyst om innsynsrett

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven kap 8, fvl §§ 18 jf 19, samt fvl § 27, 3. ledd.

Kommentar: Den som har søkt om sosialtjenester har som hovedregel innsynsrett i saksdokumentene, og det skal (jf Fvl § 27) gis opplysninger om dette i underretningen; ”samt om retten etter §18 jf § 19 til å se sakens dokumenter”. Standardformulering kan med fordel tas inn i vedtaksmalen (eksempel, se saksbehandlerveilederen pkt 3.4.7).

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• gjennomgang av kopier av tilsendte vedtak
• gjennomgang av tilfeldig utvalgte saksmapper under tilsynsbesøket.

Avvik 3: Kommunens tjenesteyting omfatter ikke avlastning etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 b.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §4-2, der det heter at de sosiale tjenester skal omfatte tjenester i henhold til underpunktene a) til e), herunder b) avlastningstiltak for personer og familier som har et særlig tyngende omsorgsarbeid

Kommentar: Kommunen tilbyr korttidsopphold ved avlastningsbehov. Målgruppe for avlastning er omsorgsytere, mens målgruppen for korttidsopphold er omsorgstrengende selv.

Selv om korttidsopphold samtidig kan innebære avlastning for omsorgsyter, er korttidsopphold (vanligvis etter kommunehelsetjenesteloven) et tiltak primært rettet mot omsorgstrengende, som dessuten avkreves betaling.

For avlastning kan det ikke kreves egenbetaling.

Begge tiltak skal finnes i kommunen, men de har ulik målgruppe og betalingsform, derfor er det nødvendig at kommunen velger riktig tiltak i forhold til hjelpens primære formål.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av vedtak, og intervjuer. Presiseringer i sluttmøtet. Kommunen opplyser at behov for avlastning løses ved hjelp av tilbud om korttidsplass.
• Mulighet for avlastning framgår ikke på søknadsskjema (kan søkes under ”annet” hvis søker er klar over ordningen).

Merknad 1: Dokumenter/vedtak er samlet tematisk i permer, ikke sortert i egne saksmapper for hver enkelt bruker.

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Ved intervju og befaring kommer det fram at vedtakene er sortert etter saksområder og fordelt på flere oppbevaringssteder. Dette gjør det vanskelig å opprettholde full oversikt over hver enkelt bruker, og ivareta brukers innsynsrett.

Merknad 2: Saksbehandlingsrutinene bør gjennomgås på følgende punkter med sikte på å sikre kvaliteten i vedtakene etter Lov om sosiale tjenester kap. 4:

• Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenesten (Sosial- og helsedirektoratet IS-1040) bør gjøres bedre kjent blant saksbehandlerne. I intervjuene kom det fram at denne foreløpig i liten grad er kjent og tatt i bruk.
• Vedtakene bør vise at tiltak er vurdert etter § 4-3. Henvisning til vurdering etter § 4-3 mangler gjennomgående i begrunnelsene. Valg av tiltak etter §4-2 a)-d) skal være resultat av forutgående vurdering av hjelpebehovet etter § 4-3. Dette bør framgå av vedtaket, og riktig hjemling blir da: Sosialtjenestelovens § 4-3, jf § 4-2 bokstav __.
• Omfang av tilstått hjelp bør komme klart fram. Gjennomgang av vedtak viser at formuleringen ”inntil X antall timer” nyttes gjennomgående. Dette er en lite presis formulering som kan skape usikkerhet omkring hva bruker faktisk kan forvente, og dermed også om når det kan være aktuelt for bruker å nytte klageretten.
• Klagefrist knyttet til vedtak etter kommunehelsetjenesteloven er i vedtakene angitt til 4 uker. Imidlertid er klagefristen fra 01.09.03 endret til 3 uker, altså samme frist som for vedtak etter lov om sosiale tjenester. Det er for øvrig ingenting i veien for å fatte felles vedtak om sosial- og helsetjenester der dette passer; dette kan gi et mer samordnet bilde av kommunens tiltak og dermed bedre oversikt for tjenestemottaker.
• Brukerstyrt personlig assistent har vært hjemlet i lov om sosiale tjenester §4-2.a siden 01.05.00. I tilsendte eksempler på vedtak framgår at ordningen ennå ikke er lovhjemlet, vedtaksmalen bør korrigeres på dette punkt.

Merknad 3: Sosiale tjenester skal i flg §4-2.e også omfatte omsorgslønn.

Gjennom intervjuer og i sluttmøtet opplyses at ordningen forvaltes som del av barneverntjenestens tilbud. Det opplyses likevel at søknader fra andre målgrupper vil bli behandlet etter lov om sosiale tjenester, da med interne overføringer på budsjett.

Tilsynsmyndigheten bemerker at kommunen plikter å ha ordning med omsorgslønn som tiltak etter lov om sosiale tjenester §4-2.e.

Område 2: Legemiddelhåndtering

Avvik 4: Oppbevaring: A-preparater oppbevares ikke i særskilt låsbare skap

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om legemiddelforsyning m.v i den kommunale tjeneste § 6.3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervju og befaring på medikamentrom viser at medikamenter klassifisert som A-preparater oppbevares sammen med pasientenes øvrige medikamenter

Avvik 5: Medikamenter oppbevares ikke forseglet eller innlåst under transport.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om legemiddelforsyning m.v i den kommunale tjeneste § 5

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervju bekrefter at under transport ligger medikamentdosetter åpent i kurv i hjemmetjenestens biler.

Merknad 4: Andre enn sykepleiere/vernepleiere forestår jevnlig utdeling av medikamenter til pasienter i hjemmetjenesten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det kommer fram i intervju at hovedandelen av hjelpepleiere og pleie og- omsorgsarbeidere har delegasjon og jevnlig deler ut medikamenter. Forskriften slår ikke uttrykkelig fast at utstrakt bruk av delegasjon der hjemmetjenesten forvalter pasientenes medikamenter er lovstridig. Det gis derfor ikke avvik på dette punktet. Helsetilsynets fortolkning og utdyping av forskriftens punkt om delegasjon (IK 14/2001) påpeker viktigheten av faglig forsvarlighet og utarbeiding av retningslinjer tilsvarende for sykehjem også i hjemmetjenesten. Enhetens avviksmeldinger viser at det er et forbedringspotensial innen dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Nord-Trøndelag deltok:

Kirsti K. Mørkved revisjonsleder

Mariann Markussen revisor

Jorunn Bjerkan revisor