INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tildeling av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a –c , jf. § 4-3
• Tildeling av tjenester etter kommunehelsetjenesteloven § 2-1
• Saksbehandling og klagebehandling i henhold til krav i spesiallovgivningen og forvaltningsloven.

Revisjonen er gjennomført ved at disse områdene er behandlet felles og generelt. Gjennomføringen er gjort på bakgrunn av de mottatte opplysningene om kommunens organisering av saksbehandlingen og felles problemstillinger knyttet til saksbehandlingen på de ulike områdene samt oversendte saksdokumenter. Vår samordning av tilsynet har hatt vesentlig betydning for tilnærming til og gjennomføring av revisjonen.

Vi har således vurdert følgende:

• Om kommunen systematisk sikrer forsvarlig saksbehandling (internkontroll)
• Om saksbehandlingen faktisk gjennomføres i samsvar med krav i lov og forskrift
• Om vedtakenes materielle innhold oppfyller krav i lov og forskrift

Hovedkonklusjon:

Det er avdekket i alt fire avvik under revisjonen, mens vi har funnet grunnlag for å gi en merknad.

Det første avviket gjelder manglende bruk av Råde kommunes system for avviksrapportering og –behandling i forhold til saksbehandling på de reviderte områder. Dette er i strid med kravene til internkontroll for de reviderte områder.

Videre gjelder tre avvik gjennomføringen av saksbehandlingen og kravene til innhold i avgjørelsene. Ved gjennomgåelse av fremlagte saker og gjennom intervjuene fremgår det at en rekke negative vedtak for det første er utilstrekkelig begrunnet og dessuten mangler de opplysninger som er nødvendige for at søkeren skal kunne ivareta sin lovbestemte klagerett.

Endelig har vi konstatert at kommunen har begrunnet negativt vedtak om prakisk bistand med manglende kapasitet til tross for at søkeren da ikke får den hjelp fra sosialtjenesten som er nødvendig etter en faglig vurdering.

Merknaden gjelder varsling av mulig omgjøring av vedtak med hjemmel i forvaltningsloven § 35, 1. ledd c.

Dato: 30.08.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Råde kommune i perioden 18.03.2004 – 11.05.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Østfold gjennomfører i inneværende år og er gjennomført i samarbeid med Fylkesmannen i Østfold Sosial- og familieavdelingen. Samarbeidet er et ledd i vårt arbeid for å samordne Fylkesmannens og Helsetilsynet i Østfolds tilsynsaktiviteter på tilgrensende områder.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Råde kommune hadde pr. 1.01.04 6380 innbyggere, herav 906 innbyggere i alderen 67 –79 år og 269 over 80 år. Antall innbyggere over 80 år utgjorde således 4,2 % av befolkningen. Kommunen hadde pr. 1.01.04 i alt 56 plasser i sykehjem og omsorgsboliger som gir en en samlet dekningsgrad på sykehjemsplasser og omsorgsboliger på 20,8 % i forhold til befolkningen over 80 år. Dette er vesentlig lavere enn den anbefalte norm fra Stortinget som er en minimums dekningsgrad på 25 % for heldøgns omsorgsplasser til eldre over 80 år. Råde kommune har de siste årene kjøpt sykehjemsplasser i andre kommuner for å dekke behovet for heldøgns omsorg og pleie. Kommunen planlegger å bygge nytt sykehjem med 24 plasser som tidligst vil stå ferdig i 2006. 35 % av de eldre over 80 år mottar hjemmebaserte tjenester, mens gjennomsnittet for Østfold er 41 % og landsgjennomsnittet er 38 %.

Råde kommune er organisert med 9 virksomhetsområder med leder som rapporterer til rådmannen. To av virksomhetsområdene gjelder pleie- og omsorgstjenester: Virksomhet sykehjem/ omsorgsboliger som ledes av Marit Meyer Solheim og Virksomhet hjemmebaserte tjenester/Nor gård som ledes av Bente R Hansen

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsrapport for kommunen for 2002
• Oversikt over virksomheten i 2003
• Gjeldende organisasjonskart
• Oversikt over sentraladministrasjon og ledergruppe
• Organisasjonskart for virksomhetene sykehjem og omsorgsboliger og hjemmebaserte tjenester og Nor gård.
• Gjeldende delegasjonsreglement
• Retningslinjer for tildelingsteamet ved Råde bo- og servicesenter
• Retningslinjer for saksbehandling ved enkeltvedtak ved søknader om tjenester med heldøgns pleie- og omsorg.
• Oversikter over saksbehandlere og personell med vedtakskompetanse
• Eksempler på vedtak og saksdokumenter sometterspurt i revisjonsvarselet

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Østfold:

• Varsel om tilsyn av 18.03.2004
• Brev fra kommunen av 14.04.2004 med oversendelse av dokumentasjon

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.04.2004

Formøte er ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt ble avholdt revisjonsdagen 11.05.2004

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gransking av oversendte dokumenter før revisjonen

Sluttmøte ble avholdt revisjonsdagen 11.05.2004

Område 1: Om kommunen systematisk sikrer forsvarlig saksbehandling (internkontroll)

Avvik 1

Råde kommunes system for internkontroll er ikke alminnelig kjent og benyttet ved saksbehandling innenfor de reviderte områder.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven §3
• Sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd
• Internkontrollforskriften

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervjuer viser at det ikke er noen systematisk rapportering når det oppdages at rutiner for saksbehandling ikke følges (avviksrapportering). Det er opplyst at det foreligger et generelt avvikshåndteringssystem med prosedyrer, men intervjuer viser at det ikke er almen kunnskap om det og det benyttes ikke. Det gis ingen systematiske meldinger til kommuneledelsen om slike forhold. Vi viser til de avvik som konstateres nedenfor som eksempler på slike brudd på rutiner.

Område 2: Om kommunen faktisk gjennomfører saksbehandlingen på de reviderte områder i samsvar med lovkrav.

Avvik 1

Avslag er mangelfullt begrunnet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven §§ 23 – 27
• Pasientrettighetsloven §§ 3-1 og 3-2
• Kommunehelsetjenesteloven § 2-1
• Sosialtjenesteloven § 4A-3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgåelse av saksdokumenter finner vi at den faglige vurderingen i vedtaket savner tilknytning til foreliggende relevante faktiske opplysninger som skal danne grunnlag for avgjørelsen.

Kommentar:

Tilstrekkelig dokumentasjon av faktiske opplysninger og de faglige vurderinger i begrunnelsene er av betydning for sikring av korrekt materielt innhold i vedtaket. Dokumentasjonen er dessuten vesentlig for pasienters og klienters mulighet til å forstå vedtaket og ivareta sine rettigheter for eksempel gjennom å fremme klage samt for klageorganet ved behandlingen av en klage.

Avvik 2

Negative vedtak mangler henvisning til og orientering om rett til å se saksdokumenter og adgangen til å kreve utsatt iverksetting av vedtak.

Avvik fra flg myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 27, 3. ledd

Avviket er basert på flg observasjoner:

• Ved gjennomgåelse av negative vedtak finner vi ikke noen henvisning til disse lovfestede rettigheter

Merknad

Vedtak inneholder henvisning til forvaltningsloven § 35, 1. ledd bokstav c som alminnelig hjemmel for omgjøringsadgang for vedtak.

Merknaden er basert på flg observasjoner:

• Ved gjennomgåelse av vedtak ser vi at bestemmelsen benyttes som hjemmel for omgjøringsadgang. Observasjonen er bekreftet i intervjuer. Denne hjemmelshenvisningen er ikke korrekt, men kommunene har som vedtaksorgan anledning til å ta forbehold om endrede faktiske forhold eller avgrensning av vedtak i tid som grunnlag for å gjennomføre ny vurdering av den enkelte søkers grunnlag for å få tildelt tjenester.

Område 3: Om vedtakenes materielle innhold oppfyller krav i lov og forskrift

Avvik 1

Avslag på søknad om praktisk bistand er begrunnet med manglende kapasitet.

Avvik fra flg myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-2 a jf § 4-3

Avviket er basert på flg observasjoner:

• Ved gjennomgåelse av vedtak ser vi at manglende kapasitet er benyttet som begrunnelse for avslag selv om de faktiske omstendigheter er funnet å gi søkeren rett til bistand.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Østfold deltok:
Rådgiver Fredrik S. Lorentzen, revisjonsleder
Rådgiver Kari Lislerud Smebye, revisor

Fra Fylkesmanen i Østfold deltok
Rådgiver Karin Bergvik, revisor
Rådgiver Katrine Bjørnstad, observatør