Innhold

Tilsynet er gjennomført i samarbeid mellom Fylkesmannen i Østfold, sosial- og familie avdelingen og Helsetilsynet i Østfold.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Mål organisering og delegering av ansvar og oppgaver
• Saksbehandling av saker etter lov om sosiale tjenester og kommunehelsetjenesteloven

Hovedkonklusjon.

Det ble funnet et avvik og gitt en merknad.

Tilsynet var konsentrert rundt saksbehandling ved tildeling av tjenester fra kommunens helse- og sosialtjenester. Avviket er knyttet til begrunnelser i vedtak. Ved gjennomgang av anonymiserte saker kom det frem at mange begrunnelser i saker om enkeltvedtak er mangelfulle. Dette gjelder spesielt ved delvis innvilgelse av det brukeren har søkt om. Ved tildeling av plass i sykehjem er i mange tilfeller ikke de faktiske forholdene som ligger til grunn for vedtaket beskrevet godt nok.

Det ble også gitt en merknad knyttet til enkelte muligheter for forbedring, når det gjelder søknadsfasen i saksbehandlingen. Ikke alle søknader fremsettes skriftlig. Det fremkommer en del usikkerhet rundt de formelle reglene om representasjon for personer som av forkjellige grunner, ikke er i stand til å fremme sine egne søknader og saker. Når det gjelder saksbehandling av søknader om psykiatriske helsetjenester fra kommunen, anfører tilsynsmyndigheten at disse sakene med fordel bør behandles etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven.

Dato: 05.03.2004

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved pleie- og omsorgstjenestene i Trøgstad kommune i perioden 10.12.2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten Helsetilsynet i Østfold gjennomfører i inneværende år i samarbeid med Fylkesmannens sosial- og helseavdeling.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Pr. 1 januar 2003 hadde Trøgstad kommune totalt 4991 innbyggere. 475 personer var i aldersgruppen 67 – 79 år, 249 var over 80 år. Andelen 80 år og eldre utgjorde 5% av befolkningen, gjennomsnittet for Østfold er 4,6%.

I 2003 har Trøgstad kommune 39 sykehjemsplasser og 41 omsorgsboliger, noe som gir en samlet dekningsgrad av heldøgns omsorgstilbud på 37 % i forhold til eldre over 80 år, mens gjennomsnittlig dekningsgrad for Østfold er 27 %.

Trøgstad kommune er organisert i tre etater med helse- og sosialetat som ledes av helse- og sosialsjef Erik Skauen. Han er administrativ leder for 8 virksomheter, bl.a. Rehabilitering, pleie- og omsorgstjenesten som ledes av RPO-leder Sissel Røen Ytrehus og Psykiatrisk team som ledes av Inger Johanne Wiig. RPO-leder er administrativ leder for hjemmebaserte tjenester som ledes av Wigdis Stensby.

Saksbehandler Hilde Naddumsether behandler støttekontaktsaker som avgjøres dels av Inger Johanne Wiig og dels av Erik Skauen. Oddny Moen arbeider i stab hos RPO-leder og behandler søknader om hjemmehjelp og sykehjemsplass.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Delegasjonsreglement Trøgstad kommune
• Oversikt over ansatte og saksbehandlere i kommunen
• Retningslinjer for saksbehandling i kommunen
• Tildelingskriterier for rehabilitering, pleie og omsorg
• Anonymiserte saker med vedtak helse og sosial
• Årsmelding for 2002

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.10.2003.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte Revisjonsdagen 10.12.2003

Intervjuer

fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Det ble gjennomført verifikasjoner med vedtak og saker på stedet.

Sluttmøte ble avholdt revisjonsdagen 10.12.2003.

Område 1: Mål, organisering og delegering av ansvar og oppgaver.

Under dette området ble det ikke påvist noen avvik eller merknader.

Område 2: Saksbehandling av saker etter lov om sosiale tjenester og lov om helsetjenesten i kommunene jf. forvaltningsloven.

Avvik 1

I mange enkeltvedtak er det mangelfulle begrunnelser i forhold til de krav som er stilt i forvaltningsloven.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, lov av 10.02.67 §§ 23-27.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av anonymiserte saker fremgikk det at begrunnelsene i vedtak ofte er knappe og i flere tilfeller mangelfulle.
• Ved tildeling av langtidsplass i sykehjem redegjøres det ikke for sakens faktiske forhold, og man sier lite om det konkrete formålet med innleggelsen.
• Under intervjuene fremkom det en del usikkerhet rundt kravene til begrunnelser i enkeltvedtak etter forvaltningsloven.
• I underretningen om vedtaket opplyses det ikke alltid om brukerens rett til innsyn i sakens dokumenter

Merknad 1

På søknadstidspunktet har Trøgstad kommune på flere områder en litt usikker praksis, og et forbedringspotensiale.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Man benytter ikke i alle saker skriftlige søknader hvr klienten eller representant skriver under søknaden. Blant annet søknader om støttekontakt.
• Ved gjennomgang av konkrete saker og i intervjuene kom det frem at man er usikre på de formelle reglene om representasjon for brukere som ønsker eller trenger dette. Særlig reglene om bruk av fullmektig, nærmeste pårørende og hjelpeverge.
• Man behandler ikke alle søknader om psykiatriske tjenester etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven.
  

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Østfold deltok:
Lasse Johnsen (revisjonsleder) 
Kari Lislerud Smebye (revisor)

Fra Fylkesmannen i Østfold sosial- og familieavdelingen deltok:
Kari Lund (revisor) 
Karin Bergvik (revisor)