INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• System for tildeling av tjenester om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven
• System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• System for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien
• System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon

Søknad om hjelp, saksbehandling og vedtak om hjemmebaserte tjenester ble, slik det fremsto under tilsynet, håndtert uten tilstrekkelig system for sikring av overensstemmelse med krav i lov og forskrift.

Rennebu kommune har system for legemiddelhåndteringen. Men systemet var ikke fulgt opp slik at kun faglært helsepersonell deltok i utdeling av medikamenter.

Kommunen var kjent med forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten. Slik det fremsto under tilsynet var krav ikke kartlagt og tjenesten framstod som sårbar.

Rennebu kommune har prosedyrer for håndtering av vederlagsforskriften. Slik det fremsto under tilsynet, trenger kommunen å forbedre enkelte sider ved saksbehandlingen, særlig i forhold til etteroppgjørsbregningene og når korttidsopphold passerer årsskifte.

Det ble under tilsynet avdekket fire avvik.

Avvik:

• Rennebu kommune har mangler ved rutiner som sikrer saksbehandling og vedtaksutforming ved tildeling av hjembaserte tjenester
• Det er ikke omtalt eller fremlagt system som sikrer at grunnleggende behov ivaretas
• Utdeling av legemidler skjer tidvis av personell uten skriftlig delegasjon fra lege.
• Rennebu kommune har mangler ved system for vederlagsberegning ved opphold i institusjon.

Dato: 08.11.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rennebu kommune i perioden 01.07.2004 - 22.09.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndig­hets­krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved veri­fikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten om­handler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsyns­myndig­hetene mener det er et forbedringspotensial.

Rennebu kommune har 2654 innbyggere, herav 297 innbyggere i alderen 67-79 år og 177 innbyggere over 80 år. Kommunen disponerer 38 sykehjemsplasser og 54 omsorgsboliger, hvorav 25 bygget med tilskudd fra Husbanken. Av de hjembaserte tjenestene er kun hjemmesykepleie tilgjengelig hele døgnet.

Kommunen har en toppadministrasjon bestående av rådmann og to områdeledere. Under dette var kommunen organisert i 15 enheter med enhetsledere. Hjemmebaserte tjenester er en slik enhet. Vedtaksmyndighet lå hos enhetsleder Helge Ålbu og for vederlagsforskriften til enhetsleder Borgny Lien.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av be­tydning:

• Brosjyre om tilbudene innen hjemmebasert pleie og omsorg
• Delegasjonsreglement
• Årsmelding for 2003
• Basisdokument, kvalitetsystem for Rennebu kommune
• Prosedyrer for hjemmesykepleien
• Maler for saksbehandling i fagsystemet Gerica
• Generelt avviksskjema og avviksskjema for legemiddelhåndtering

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

• Brev med varsel om tilsyn, datert 01.07.2003
• Brev, med diverse vedlegg, fra Rennebu kommune, datert 20.07.2004
• Brev med program for tilsynsdagen, 03.09.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.07.2004

Formøte er ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 22.09.2004

Intervjuer Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av perm for prosedyrer for hjemmesykepleien
• 5 vedtak om hjemmehjelp etter sosialtjenesteloven
• 5 brukermapper med saker om hjemmehjelp etter sosialtjenesteloven
• 5 vedtak om opphold i institusjon etter kommunehelsetjenesteloven
• 6 vedtak om hjemmesykepleie etter komunehelsetjenesteloven
• 10 vedtak etter vederlagsforskriften, herunder fem vedtak med omberegninger.

Sluttmøte ble avholdt 22.09.2004

Område 1: Tildeling av tjenester om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven

Avvik 1:
Rennebu kommune har mangler ved rutiner som sikrer saksbehandling og vedtaksutforming ved tildeling av hjembaserte tjenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialttjenesteloven § 8-1, kommunehelsetjensteloven § 2-1, Forvaltningsloven §§ 25, 26 og 27

Kommentar:

Sosialtjenesteloven § 8-1 og kommunehelsetjensteloven § 2-1 fjerd ledd, angir at vedtak om tildeling av tjenester etter sosialtjenestelovenog vedtak om hjemmesykepleie er enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Forvaltningslovens kap V gir regler for form og innhold for enkeltvedtak. Formåleter bl. a å sikre rettsikkerheten til den enkelte. Etter forvaltningsloven §§ 23 og 24 skal enkeltvedtak som hovedregel være skriftlig, det skal grunngisog det skal klart fremgå hvilke plikter og rettigheter som er innvilget. Etter forvaltningsloven § 25skal det ibegrunnelsen vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. Videre skal i utgangspunktet deti begrunnelsen nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på.I henhold til forvaltningsloven § 27 skal underretningen om vedtaket blant annet opplyse om retten etter forvaltningsloven §18, jfr. §19 til å se sakens dokumenter.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I flere av de vedtak som ble fremlagt under tilsynet, var svært knapp beskrivelse av de faktiske forhold som vedtaket bygget på.
• Vedtakene om hjemmehjelp inneholder ikke opplysninger om vilkårene etter sosial­tjenesteloven § 4-3 og § 4-2a er oppfylt
• I flere av de fremlagte saksmappene vedrørende hjemmehjelp fremgikk at det var søkt om mer enn det som var tildelt i vedtaket, uten at dette var kommentert eller vurdert i vedtakene. Dette dreide seg bl.a. om søknad om matlaging og klesvask.
• Det fremkom av intervju og verifikasjoner at det var manglende samordning og klargjøring mellom vedtak om hjemmesykepleie og hjemmehjelp. Det gjaldt bl.a. tjenester vedr. matlaging og matombringing og bading/personlig stell.

Område 2: System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

Avvik 2:
Det er ikke omtalt eller fremlagt system som sikrer at grunnleggende behov ivaretas

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten § 3, jfr. forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4 bokstav c (IK-forskrift). Lov om statlig tilsyn §3, Sosialtjenesteloven § 2-1, andre ledd, Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a.

Kommentar:

Kommunen skal utarbeide skriftlige rutiner for å sikre at brukerne får dekket grunnleggende behov. Dette innebærer systematisk kartlegging av den enkeltes behov for pleie og omsorg, oversikt over gjennomførte tiltak og evaluering av tjenesten. Oppgaver og ansvar skal være klart plassert. Etter sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a og lov om statlig tilsyn §3, skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.Det innebærersystematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen. Herunder innebærer internkontroll at den/de ansvarlige for virksomheten skal skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervju og verifikasjon viser at kommunen har et mangelfullt skriftlig system som sikrer at de grunnleggende behov for brukerne ble ivaretatt.
• Gjennom intervju og verifikasjon fremkom at de manglende skriftlige system innebærer at tjenestene blir sårbare når det kun er få personer i kommunen som kjenner til rutinene.

Område 3:System for legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien

Avvik 3:
Utdeling av legemidler skjer tidvis av personell uten skriftlig delegasjon fra lege.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om legemiddelforsyning mv i kommunenes helsetjeneste § 8

Kommentar:

Etter legemiddelforskriften § 8 skal utdeling av legemidler foretas av de personer som har myndighet til det.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervju fremkom at det ikke ble gitt opplæring til en del av det personalet som deltar i legemiddelhåndteringen
• I intervju fremkom at det ikke er gitt delegasjon fra lege til en del av det personalet som deltar i utdeling av legemidler

Område 4: System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv.

Avvik 4:
Rennebu kommune har mangler ved system for vederlagsberegning ved opphold i institusjon.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 11-2, kommunehelsetjenesteloven § 2-3, forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. §§ 3 og 6.

Kommentar:

På bakgrunn av at vederlagsberegningen baseres på årets nettoinntekt, og kommunen krever løpende vederlag, må årets inntekt forhåndstipuleres til det man tror vil være riktig vederlag på bakgrunn av beboerens økonomi. Det er først når skatteoppgjøret for foregående år foreligger at kommunen får full oversikt over beboerens økonomi slik at korrekt vederlag for fjoråret kan fastsettes. Da det kan skje endringer i bl.a. pensjoner, renteinntekter, utlignet skatt osv. i løpet av året, må kommunen når skatteoppgjøret foreligger foreta en kontrollberegning om vederlaget for fjoråret var riktig utregnet, jfr. vederlagsorskriften § 3 sjette ledd om plikten til å foreta ny beregning når tidligere vedtak viser seg å bygge på uriktige opplysninger. Ved kontrollberegningen må kommunen ikke bare se på skatten med også forsikre seg om at det ikke er skjedd endringer i øvrige beregningsposter som kan ha betydning for vederlaget.

I vederlagsforskriften § 6 fremgår at dersom beboeren har vært korttidsopphold på institusjon i minst 60 døgn pr. kalenderår kan kommunen kreve vederlag som fore langtidsopphold.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervju og verifikasjon viser at Rennebu kommune ikke foretar en kontrollberegning av alle vederlagsberegningene når skatteoppgjøret foreligger, jfr. vederlagsfoskriften § 3 femte ledd.
• Intervju og verifikasjon viser at Rennebu kommune ved korttidsopphold ved overgang til nytt kalenderår ikke beregner nye 60 døgnopphold før vederlaget beregnes etter reglene om langtidsopphold.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:
Endre Beversmark, rådgiver/revisjonsleder
Åsmund Edvardsen, rådgiver
Inger Govasli, rådgiver