INNHALD

Samandrag
1 Innleiing
2 Om verksemda - særlege tilhøve
3 Dokumentunderlag
4 Gjennomføring
5 Reviderte område og funn
6 Deltakarar ved tilsynet

Samandrag
Denne rapporten omtalar påpeika avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

Handtering av legemidlar

Ivaretaking av pasientrettar med omsyn til informasjon og medverknad ved legemiddelbehandling

Ivaretaking av smittevern i sjukeheimen

Kommunen har ein del retningsliner og prosedyrar for legemiddelhandtering, men tilsynet avdekka behov for forbetringstiltak på desse områda. Det framkom her to merknader.

Revisjonen avdekka eit avvik knytt til manglande infeksjonskontrollprogram i sjukeheimen

Dato: 01.12.2004

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved pleie- og omsorgstenesta i Ørsta kommune i perioden 20. – 21. 10. 2004. Revisjonen femna om Ørstaheimen sjukeheim og heimebasert omsorg i Ørsta sentrum og inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Helsetilsynet i Møre og Romsdal i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylla krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

• Organisasjonskart og delegeringsfullmakter
• Internkontrollsystem for heimebasert omsorg med omtale av målsetting, arbeidsoppgåver, ansvar og avvikshandtering
• Smitte-avfallsplan
• Prosedyre ved smitte i sjukeheimen
• Retningsliner for utdeling m.m. av legemidlar i heimesjukepleia
• Rutiner for utdeling m.m. av legemidlar i sjukeheimen (Ørstaheimen)
• Oversyn over personell i pleie- og omsorgstenesta
• Internkontrollperm for Vartdal helsetun
• Internkontrollperm for Hjørundfjordheimen

Under tilsynet fekk vi utdelt

• Skjema for avviksregistrering og
• Rapport frå farmasøytisk tilsyn i 2003

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Møre og Romsdal:

• Brev av 09.09.2004
• Brev av 30.09.2004
• Brev av 11.10.2004

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt ut 09.09.2004

Opningsmøte vart halde 20.10.2004 kl. 1400

Intervju
8 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:

• Gjennomgang av 5 journalar for pasientar i heimesjukepleia frå fastlegen og dokumentasjon i heimesjukepleia
• Gjennomgang av 5 journalar i sjukeheimen
• Gjennomgang av 3 permar for avviks registrering m.v.

Sluttmøte var halde 21.10. 2004 kl. 1430

Område 1: Handtering av legemiddel i pasientbehandlinga

Merknad:
Kommunen manglar eit heilskapeleg system for handtering av legemiddel

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen har prosedyrar for handtering av legemidlar
• Det er uklart kven som har ansvar for revidering av prosedyrane og frekvens for dette
• Det er mangelfull dokumentasjon for utdeling av legemidlar
• Omfang og bruk av eventuell-medisin er stort og oppfølginga mangelfull
• Det blir gitt generell fullmakt til utdeling av legemiddel
• System for oppføling av medhjelparar som handterar legemidlar manglar
• Det er mangelfull utveksling av helseopplysningar til samarbeidande personell når dette er nødvendig for å kunne gi forsvarleg helsehjelp

Kommentarar:

Behandling av pasientar med legemiddel er ei oppgåve som helsepersonell kan utføre som legen sin medhjelpar, jf, helsepersonellova §§ 5 og 11. Det er oftast nødvendig at slik bruk av medhjelpar blir regulert i kommunen sine prosedyrar eller retningsliner der det m.a. kjem fram kven som har slik mynde og kva for oppgåver det gjeld. Slik mynde kan berre gjevast av den lege som skriv ut legemidlet, men den einskilde legen avgjer kva for måte slik mynde skal gjevast på.

Etter forskrift av 18.11.1987 om legemiddelforsyning m.v. i den kommunale helseteneste § 2 skal kommunen sjå til at legemiddelforsyninga blir organisert og drive i samsvar med lov og forskrift m.v. I sjukeheimen har styrar det administrative ansvar for at legemiddelforsyninga er organisert i samsvar med forskrifta. Begge desse oppgåvene er av administrativ art og kan delegerast frå administrasjonssjefen etter kommunelova sine reglar.

I følgje § 9 i forskrifta skal farmasøytisk kandidat føre tilsyn med legemiddellager i sjukeheim m.v. minst ein gong kvart kvartal. Det har ikke vore farmasøytisk tilsyn ved Ørstaheimen sidan juni 2003.

Kommunen har og skjema for registrering av avvik. Tilsynet avdekkar at fleire typar avvikshendingar blir registrert. Det ser likevel ut til å vere meir sjeldan at hendingane blir nytta til systematiske forbetringstiltak. I fylgje forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta skal dei ansvarlege for verksemda m.a. utvikle, sette i verk, kontrollere, evaluere og forbetre nødvendige prosedyrar, instruksar, rutinar eller andre tiltak for å unngå avvikshendingar så langt råd er.

Område 2: Pasientmedverknad – rett til informasjon og samtykke

Merknad:
Kommunen har ikkje eit system som sikrar pasienten informasjon og samtykke i behandlinga.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen har ikkje eit tilfredsstillande system for informasjon til pasientar
• Informasjon til pasientar og pårørende blir ivareteke i noko grad
• Informasjonen blir ikkje dokumentert
• Helsehjelp i form av legemiddel skjer i hovudsak ved samtykke frå pasienten
• Pasienten sitt samtykke til helsehjelp blir ikkje dokumentert
• Kommunen har ikkje fastsett kven som skal ha det overordna ansvar for den einskilde journal i sjukeheimen
• Kommunen har system for handtering av avvik

Kommentarar:

I følgje § 10 i helsepersonellova har den som yter helsehjelp plikt til å informere pasienten I følgje lov om pasientrettar § 3-2 skal pasienten ha den informasjon som er nødvendig, m.a. informasjon om mogleg risiko og biverknader ved behandlinga. I følgje forskrift av 21.12. 2000 om pasientjournal § 8 pkt i, skal det vere dokumentert i pasientjournalen at informasjon er gjeve og hovudinnhaldet i informasjonen. På same vis skal det i følgje § 8 pkt j, dokumenterast om pasienten har samtykka til helsehjelpa som det er aktuelt å gi. Såleis kan ein normalt ikkje behandle pasientar med legemiddel utan at pasienten – eller evt. pårørande, jf. lov om pasientrettar § 4-6 – har samtykka i behandlinga.

Område 3: Smittevern i sjukeheimen

Avvik:
Kommunen har ikkje eit infeksjonskontrollprogram for vern mot smittsame sjukdomar i sjukeheimen

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

Forskrift om smittevern i helseinstitusjoner av 05.07.1996:

Kap. 2. Infeksjonskontrollprogram, tiltak, organisering og rapportering i den enkelte institusjon

§ 2-1. Plikt til å ha infeksjonskontrollprogram og ansvar for gjennomføring

”Alle helseinstitusjoner skal ha et infeksjonskontrollprogram. Programmet skal også omfatte tiltak for å verne personalet mot smitte. Infeksjonskontrollprogrammet skal angi hvem som har det faglige og organisatoriske ansvar for de tiltak programmet omfatter.     Institusjonens ledelse skal sørge for at infeksjonskontrollprogrammet utformes, iverksettes og vedlikeholdes som en del av virksomhetens internkontrollsystem. Institusjonens ledelse og enhver som utfører verv eller arbeid for denne, skal påse at bestemmelsene gitt i kap. 2 overholdes.”

§ 2-2. Tiltak

” Et infeksjonskontrollprogram etter § 2-1 skal som minimum inneholde følgende tiltak:

a)infeksjonsovervåking,

b)infeksjonsforebygging”

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Kommunen har ikkje utarbeidd infeksjonskontrollprogram
• Kommunen har eige, tilpassa rom for isolering av smittefarleg person

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Frå Helsetilsynet i Møre og Romsdal deltok:
Ass. fylkeslege/revisor Bergljot Vinjar
Fylkessjukepleiar/ revisor Marie Eide
Seniorrådgjevar/revisjonsleiar Asbjørn Berge