Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen var rettet mot følgende områder:

• Organisatoriske og administrative forhold
• Fysiske forhold
• Psykososiale forhold

og omfattet følgende delelementer:

• Hvordan kommunen sikrer samhandling og nødvendig samarbeid mellom kommunale etater/virksomheter som har ansvar for tilrettelegging av forhold som påvirker arbeids- og læringsmiljøet i skolene i kommunen;
• Hvordan kommunen og de utvalgte skolene har planlagt og organisert arbeidet med helse, miljø og sikkerhet i arbeidsmiljøet for ansatte i skoleverket, og
• Hvordan kommunen og skolene har planlagt virksomheten med hensyn til miljørettet helsevern for å sikre arbeids- og læringsmiljøet for elevene i skolene;
• Hvordan kommunen sikrer at krav til tilrettelegging av psykososialt miljø og fysisk innemiljø overholdes i den enkelte skolen;

I hvilken grad de enkelte skolene systematisk har tilrettelagt for sikring av arbeids- og læringsmiljøet i egen virksomhet.

Det ble påvist følgende avvik og anført følgende merknader:

Område 1 (Organisatoriske og administrative forhold):

Avvik 1-1
Kommunen kan ikke fremlegge dokumentasjon på at Grindløkken skole er godkjent og hvilke vilkår som ble fastsatt for en angivelig midlertidig godkjenning som skal ha vært foretatt i 1999.

Avvik 1-2
Det gjennomføres ingen oppfølging av reholdspersonale fra bedriftshelsetjenesten

Avvik 1-3
Skolen har ingen målsetting for sitt systematiske arbeid med helse miljø og sikkerhet, det er manglende dokumentasjon i deler av arbeidet og de ansattes kunnskap om dette arbeidet er mangelfull.

Område 2 (Fysiske forhold):

Merknad 2-1
Renholdet ved Grindløkken skole fungerer ikke tilfredstillende.

Område 3(Psykososiale forhold):

Merknad 3-1
Det er liten enhetlig forståelse blant personalet om hva som er vold og trusler om vold, hva som skal rapporteres og hvordan dette skal gjøres.

Merknad 3-2
Det mangler rutiner dersom elevene og/eller foreldrene ønsker å rette kritikk mot enkelte lærere, Opplæringsloven § 9a-3, tredje ledd.

Dato: 20. juni 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grindløkken skole i Nøtterøy kommune i perioden 6. februar – 20.april 2004 - . Revisjonen ble utført som et samordnet fellestilsyn mellom Arbeidstilsynet i Telemark, Vestfold og Buskerud, Fylkesmannen i Vestfold, Avdeling for oppvekst og opplæring og Helsetilsynet i Vestfold og inngår i en planlagt tilsynsvirksomhet som omfatter samordning av tilsynsvirksomhet mellom regional stats tilsynsetater i to Vestfoldkommuner (Nøtterøy og Sandefjord) i løpet av 2004. I hver kommune omfatter tilsynet to skoler (en skole på barnetrinnet og en skole på ungdomstrinnet).

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

De aktuelle myndighetskravene omfatter:

• Lov av 04.02.77 nr 14 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v,(Arbeidsmiljøloven) Kap 2 & 3 og tilhørende forskrifter,
• Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn (Tilsynsloven) § 3, første ledd
• Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (Kommunehelsetjenesteloven) Kap 4a
• Lov av 17.07.98 nr 61 om grunnskolen og den videregåande opplæringa (Opplæringsloven) Kap 9a
• Helsedepartementets forskrift av 12.01.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Helsedepartementets forskrift 20.12.02 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Kommunal- og arbeidsdepartementets forskrift av 12.06.96 om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Grindløkken skole er en barneskole med elever på 5.-7. klassetrinn. Skolen holder til i eldre, og til dels uegnete bygninger. Det er varierte utearealer.

• Skolens lokaler er av varierende og til dels dårlig kvalitet. Lokalene setter klare begrensinger i bruk av pedagogiske metoder. Etter en nylig endring i opptaksgrenser (pga nybygg av skole på Føynland) er elevtallet redusert.. Inneklima oppleves som generelt utilfredsstillende. Det er vanskelig å tilrettelegge lokalene for bevegelseshemmede elever.
• Det er vedtatt at det skal bygges ny skole sammen med Teie skole. Det foreligger ingen sikker tidsplan for endringene og usikkerhet med detaljene i fremtidsutsiktene, noe som også påvirker vurderinger av mulige, midlertidige endringer og forbedringer i ventetiden.
• Vikarsituasjonen er vanskelig og det hender relativt regelmessig at lærere tas ut av oppgaver basert på enkeltvedtak som gjelder elever med særskilte behov, for å overta klasser som trenger vikar. Dette er en observasjon som Fylkesmannen vil forfølge som særskilt tilsynssak (siden den ligger på siden av denne avgrensede revisjonen).

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsetatene:

• Brev til Rådmannen i Nøtterøy kommune datert 06,02.2004 med varsel om tilsyn med kommunens virksomhet med hensyn til miljørettet helsevern/helse, miljø og sikkerhet i skolen.
• Brev fra Nøtterøy kommune, Oppvekst- og kultursektoren, Stab datert 10.03.2004 med oversendelse av dokumentasjon
• Brev til Rektor, Grindløkken skole datert 29.03.2004 med program for samordnet statlig tilsyn med miljørettet helsevern i skolen
• Brev fra Rektor, Grindløkken skole av 01.04.2004 med navn på informanter
• Brev til Rektor, Grindløkken skole av 15.04.2004 med liste over informanter som skal ha samtale med revisjonsgruppen.
• Brev til Rådmannen, Nøtterøy kommune av 16.04.2004 med noen presiseringer av forutseningene for tilsynet

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Perm fra Grindløkken skole ”Visjon og mål, Organisering, Praktiske ordninger, Planer” mottatt ved ovenstående oversendelse datert 10.03.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6. februar 2004

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 20. april 2004

Intervjuer

12 personer ble intervjuet, jf rapportens avsnitt 6..

Verifikasjoner

Lokalene ble besiktiget

Sluttmøte ble avholdt 20. april 2004

Område 1: Administrative og organisatoriske forhold.

Avvik 1-1
Kommunen kan ikke fremlegge dokumentasjon på at Grindløkken skole er godkjent og hvilke vilkår som ble fastsatt for en angivelig midlertidig godkjenning som skal ha vært foretatt i 1999.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1992 nr 66, §4a-4, jf Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v §§ 4, 5 og 7.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Nøtterøy kommune var ute av stand til å fremvise dokumentasjon på at det foreligger et godkjenningsvedtak fra 1999 om midlertidig godkjenning av Grindløkken skole. Det ble imidlertid fremlagt dokumentasjon på at den praktiske gjennomføringen av tilsyn med miljørettet helsevern i skolen er delegert til den interkommunale virksomheten som administreres av Re kommune på vegne av deltakerkommunene, samt at disse har gjennomført internt tilsyn/revisjon, senest 28.06.2001, som ble etterfulgt av en beskrivelse av korrigerende tiltak og fremdriftsplan datert 27.08.2001.

Avvik 1-2
Det gjennomføres ingen oppfølging av reholdspersonale fra bedriftshelsetjenesten

Avvik fra Forskrift nr 501, hvilke virksomheter som skal ha knyttet til seg bedriftshelsetjeneste, og Forskrift nr 518, verne- og helsepersonale, § 6 b,d og f og § 7

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Renholdere som har stilling større enn 15 timer pr uke er en yrkesgruppe som skal ha bedriftshelsetjeneste. Forskrift nr 518 spesifiserer at dette skal omfatte opplæring, overvåking av arbeidsmiljøet og vurdering av risikofaktorer. I § 7 presiseres det at det skal foreligge dokumentasjon for planer og rapporter i denne sammenheng.

Avvik 1-3
Skolen har ingen målsetting for sitt systematiske arbeid med helse miljø og sikkerhet, det er manglende dokumentasjon i deler av arbeidet og de ansattes kunnskap om dette arbeidet er mangelfull.

Avvik fra Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) § 5, 2. ledd, nr 2,3,4.

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Det er en klar forutsetning at de ansatte skal ha kunnskap om - og medvirke i – det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Virksomheten må ha mål for sitt helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Dette er viktige forutsetning for planer og aktivitet og bør være så konkrete som mulig og slik at måloppnåelse kan vurderes. Mål skal dokumenteres skriftlig.

Område 2: Fysiske forhold.

Merknad 2-1
Renholdet ved Grindløkken skole fungerer ikke tilfredstillende.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Alle vi intervjuet beskrev renholdet som dårlig, jf Forskrift om miljørettet helsevern § 7.
• Det er ingen merknader til selve organiseringen av renholdet, men til håndteringen av vikarordningen ved sykefravær. Det er vanlig at det ikke settes inn vikar før det har gått 16 dager.
• Situasjon virker inn på arbeids- og læringsmiljøet for elevene, jf opplæringsloven §9a-2.

Område 3: Psykososiale forhold

Merknad 3-1
Det er liten enhetlig forståelse blant personalet om hva som er vold og trusler om vold, hva som skal rapporteres og hvordan dette skal gjøres.

Merknad 3-2
Det mangler rutiner dersom elevene og/eller foreldrene ønsker å rette kritikk mot enkelte lærere, Opplæringsloven § 9a-3, tredje ledd.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

1)  Intervjuet sammen
2)  Intervjuet sammen med nestleder

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hans Blaafjell, Arbeidstilsynet i Telemark, Vestfold og Buskerud (revisor)
Svein-Erik Ekeid, Helsetilsynet i Vestfold (revisjonsleder)
Bjørn Jakobsen, Fylkesmannen i Vestfold, Avd for oppvekst og opplæring (revisor)
Finn Johnsen, Helsetilsynet i Vestfold (revisor)
Eli-Anne Stenhaug, Helsetilsynet i Vestfold (revisor)
Lill-Heidi Thomassen, Arbeidstilsynet i Telemark, Vestfold og Buskerud (revisor)