INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen var rettet mot følgende områder:

• Organisatoriske og administrative forhold
• Fysiske forhold
• Psykososiale forhold

Og omfattet følgende delelementer:

• Hvordan kommunen sikrer samhandling og nødvendig samarbeid mellom kommunale etater/virksomheter som har ansvar for tilrettelegging av forhold som påvirker arbeids- og læringsmiljøet i skolene i kommunen;
• Hvordan kommunen og de utvalgte skolene har planlagt og organisert arbeidet med helse, miljø og sikkerhet i arbeidsmiljøet for ansatte i skoleverket, og
• Hvordan kommunen og skolene har planlagt virksomheten med hensyn til miljørettet helsevern for å sikre arbeids- og læringsmiljøet for elevene i skolene;
• Hvordan kommunen sikrer at krav til tilrettelegging av psykososialt miljø og fysisk innemiljø overholdes i den enkelte skolen;
• I hvilken grad de enkelte skolene systematisk har tilrettelagt for sikring av arbeids- og læringsmiljøet i egen virksomhet.

Det ble påvist følgende avvik og anført følgende merknader:

Område 1 (Organisatoriske og administrative forhold):

Avvik 1-1
Kommunen kan ikke fremlegge dokumentasjon på at svømmehallen ved Ranvik ungdomsskole er godkjent

Avvik 1-2
Det gjennomføres ingen oppfølging av reholdspersonale fra bedriftshelsetjenesten

Avvik 1-3
Skolen har ingen målsetting for sitt systematiske arbeid med helse miljø og sikkerhet, det er manglende dokumentasjon i deler av arbeidet og de ansattes kunnskap om dette arbeidet er mangelfull.

Avvik 1-4
Det er ikke utarbeidet en plan for oppfølging av renholdsmedarbeidernes arbeid i virksomheten.

Område 2 (Fysiske forhold):

Det ble på dette området ikke gjort funn som gir grunnlag for påpeking av avvik eller merknader

Område 3(Psykososiale forhold):

Det ble på dette området ikke gjort funn som gir grunnlag for påpeking av avvik eller merknader

Dato: 20. juni 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ranvik ungdomsskole i Sandefjord kommune i perioden 6. februar – 28.april 2004 - . Revisjonen ble utført som et samordnet fellestilsyn mellom Arbeidstilsynet i Telemark, Vestfold og Buskerud, Fylkesmannen i Vestfold, Avdeling for oppvekst og opplæring og Helsetilsynet i Vestfold og inngår i en planlagt tilsynsvirksomhet som omfatter samordning av tilsynsvirksomhet mellom regional stats tilsynsetater i to Vestfoldkommuner (Nøtterøy og Sandefjord) i løpet av 2004. I hver kommune omfatter tilsynet to skoler (en skole på barnetrinnet og en skole på ungdomstrinnet).

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

De aktuelle myndighetskravene omfatter:

• Lov av 04.02.77 nr 14 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v,(Arbeidsmiljøloven) Kap 2 & 3 og tilhørende forskrifter,
• Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn (Tilsynsloven) § 3, første ledd
• Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (Kommunehelsetjenesteloven) Kap 4a
• Lov av 17.07.98 nr 61 om grunnskolen og den videregåande opplæringa (Opplæringsloven) Kap 9a
• Helsedepartementets forskrift av 12.01.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Helsedepartementets forskrift 20.12.02 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Kommunal- og arbeidsdepartementets forskrift av 12.06.96 om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Ranvik ungdomsskole har på 8.-10. klassetrinn med relativt høyt elevtall i forhold til klasseromkapasiteten. Skolen holder til i relativt velholdt, renovert bygningsmasse og med to med nyere fløyer, bl a ”aula” og én med klasserom samt én med svømmehall. Toalettene er av vanlig standard for offentlige toaletter, men elevene oppfatter dem som ”ekle og som for lite ”intime” sidene veggene ikke går helt fra gulv til tak. Inneklimaforholdene oppleves meget varierende av brukerne (enkelte lærere og elever), men målinger har alle vist tilfredstillende forhold. Det er store og varierte utearealer.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsetatene:

• Brev til Rådmannen i Sandefjord kommune datert 06,02.2004 med varsel om tilsyn med kommunens virksomhet med hensyn til miljørettet helsevern/helse, miljø og sikkerhet i skolen.
• Brev fra Sandefjord kommune, Skole- og barnehageenheten datert 09.03.2004 med oversendelse av dokumentasjon
• Brev fra Sandefjord kommune, Skole- og barnehageenheten datert 17.03.2004 med oversendelse av tilleggsdokumentasjon (Plan for skolehelsetjenesten).
• Brev til Rektor, Ranvik ungdomsskole datert 29.03.2004 med program for samordnet statlig tilsyn med miljørettet helsevern i skolen
• Brev fra Rektor, Ranvik ungdomsskole (udatert) med navn på informanter

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6. februar 2004

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 28. april 2004

Intervjuer

12 personer ble intervjuet, jf rapportens avsnitt 6..

Verifikasjoner

Lokalene ble besiktiget

Sluttmøte ble avholdt 27. april 2004

Område 1: Administrative og organisatoriske forhold.

Avvik 1-1
Det foreligger dokumentasjon på at skolen og planene for ombygging og utbygging av skolen ble gitt midlertidig godkjenning 02.06.1999. Det ble gitt en rekke vilkår for godkjenningen som i det store og hele er innfridd i ettertid. Det foreligger ikke tilsvarende dokumentasjon for at svømmehallsavdelingen ved skolen er godkjent etter ferdig utbygging.

Avvik fra kommunehelsetjeneseloven § 4a-4, jf forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v § 6, samt forskrift for badeanlegg, bassengbad, badstu m v

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen kunne ikke fremlegge dokumentasjon på at badeanlegget/bassengbadet er godkjent for drift i henhold til myndighetskravene, eller at det er ført tilsyn (internkontroll) med anlegget i henhold til gjeldende bestemmelser.

Avvik 1-2
Arbeidsgiver har ikke sørget for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse,- miljø- og sikkerhetsarbeidet, og har oversikt over de krav som er særlig viktig for virksomheten.

Avvik fra forskrift om systematisk helse,- miljø og sikkerhet i virksomheter § 5 nr 1 og 2.

Begrunnelse for avviket

Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet og ha oversikt over de viktigste krav som gjelder for egne arbeidsforhold. Arbeidstilsynet opplevde ikke at arbeidstakerne ved Ranvik hadde denne kunnskapen. Bl. a. var HMS-permen i liten grad kjent blant arbeidstakerne. Det må allikevel bemerkes at det psykososiale arbeidsmiljø ble beskrevet som godt av arbeidstakerne og at enkelte HMS-rutiner fungerte godt i praksis.

Avvik 1-3
Det er ikke iverksatt rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (system for avvikshåndtering).

Avvik fra forskrift om systematisk helse,- miljø og sikkerhet i virksomheter § 5 nr 7.

Begrunnelse for avviket

Arbeidsgiver skal sørge for å ha et kjent system for avvikshåndtering som er i bruk av arbeidstakerne. Det skal meldes avvik både i forhold til fysiske og psykososiale forhold. Arbeidstilsynet opplevde ikke at dette systemet var kjent og i bruk av arbeidstakerne ved Ranvik skole.

Avvik 1-4
Det er ikke utarbeidet en plan for oppfølging av renholdsmedarbeidernes arbeid i virksomheten.

Avvik fra forskrift om hvilke virksomheter skal ha knyttet til seg verne- og helsepersonale § 1 og forskrift om verne- og helsepersonale § 6 d) og § 7.

Begrunnelse for avviket

Renholdsarbeidere er omfattet av forskrift om hvilke virksomheter som skal ha knyttet til seg verne- og helsepersonale (bedriftshelsetjeneste). Arbeidsgiver skal sammen med verne- og helsepersonale sørge for at det blir satt opp en plan som omfatter overvåkning og kontroll av arbeidstakernes helse, bistår med å tilpasse arbeidet for den enkelte arbeidstaker, fremmer forslag om forebyggende tiltak og arbeider aktivt for tiltak som fjerner sykdomsfremkallende faktorer og farer for ulykker. Arbeidstilsynet fant ikke at det var satt opp en slik plan for renholdsarbeiderne ved Ranvik ungdomsskole.

Merknad 1-1
Vaktmester har ikke gjennomgått opplæring i drift av badeanlegget/svømmebassenget.

Merknad 1-2
Verneombudet ved Ranvik skole hadde ikke den nødvendige verneombudsopplæring. Arbeidstilsynet fikk opplyst at denne opplæringen skulle gjennomføres i nærmeste framtid.

Område 2: Fysiske forhold.

Det ble ikke påvist avvik eller gitt merknader innen dette område.

Område 3: Psykososiale forhold

Det ble ikke påvist avvik eller gitt merknader innen dette område.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hans Blaafjell, Arbeidstilsynet i Telemark, Vestfold og Buskerud (revisor)
Svein-Erik Ekeid, Helsetilsynet i Vestfold (revisjonsleder)
Bjørn Jakobsen, Fylkesmannen i Vestfold, Avd for oppvekst og opplæring (revisor)
Finn Johnsen, Helsetilsynet i Vestfold (revisor)
Eli-Anne Stenhaug, Helsetilsynet i Vestfold (revisor)
Lill-Heidi Thomassen, Arbeidstilsynet i Telemark, Vestfold og Buskerud (revisor)

1) Intervjuet sammen