INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen var rettet mot følgende områder:

• Organisatoriske og administrative forhold
• Fysiske forhold
• Psykososiale forhold

Og omfattet følgende delelementer:

• Hvordan kommunen sikrer samhandling og nødvendig samarbeid mellom kommunale etater/virksomheter som har ansvar for tilrettelegging av forhold som påvirker arbeids- og læringsmiljøet i skolene i kommunen;
• Hvordan kommunen og de utvalgte skolene har planlagt og organisert arbeidet med helse, miljø og sikkerhet i arbeidsmiljøet for ansatte i skoleverket, og
• Hvordan kommunen og skolene har planlagt virksomheten med hensyn til miljørettet helsevern for å sikre arbeids- og læringsmiljøet for elevene i skolene;
• Hvordan kommunen sikrer at krav til tilrettelegging av psykososialt miljø og fysisk innemiljø overholdes i den enkelte skolen;
• I hvilken grad de enkelte skolene systematisk har tilrettelagt for sikring av arbeids- og læringsmiljøet i egen virksomhet.

Det ble påvist følgende avvik og anført følgende merknader:

Område 1 (Organisatoriske og administrative forhold):

Avvik 1-1
Skolen har ingen målsetting for sitt systematiske arbeid med helse miljø og sikkerhet, det er manglende dokumentasjon i deler av arbeidet og de ansattes kunnskap om dette arbeidet er mangelfull.

Avvik 1-2
Det er ikke utarbeidet en plan for oppfølging av renholdsarbeidernes arbeid i virksomheten.

Område 2: Fysiske forhold.

Merknad 2-1
Renholdet ved Haukerød skole fungerer ikke tilfredstillende.

Merknad 2-2
Lærerne ved Haukerød skole har svært liten plass avsatt til eget arbeid. Det er flere arbeidsstasjoner enn rommet er dimensjonert for.

Område 3 Psykososiale forhold:

Det ble ikke påvist avvik eller gitt merknader innen dette område utover det som fremgår ovenfor og som påvirker også den psykososiale arbeidssituasjonen for lærerne og lærings- og arbeidssituasjonen for elevene.

Dato: 20. juni 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Haukerød skole i Sandefjord kommune i perioden 6. februar – 27.april 2004 -. Revisjonen ble utført som et samordnet fellestilsyn mellom Arbeidstilsynet i Telemark, Vestfold og Buskerud, Fylkesmannen i Vestfold, Avdeling for oppvekst og opplæring og Helsetilsynet i Vestfold og inngår i en planlagt tilsynsvirksomhet som omfatter samordning av tilsynsvirksomhet mellom regional stats tilsynsetater i to Vestfoldkommuner (Nøtterøy og Sandefjord) i løpet av 2004. I hver kommune omfatter tilsynet to skoler (en skole på barnetrinnet og en skole på ungdomstrinnet).

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

De aktuelle myndighetskravene omfatter:

• Lov av 04.02.77 nr 14 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v,(Arbeidsmiljøloven) Kap 2 & 3 og tilhørende forskrifter,
• Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn (Tilsynsloven) § 3, første ledd
• Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (Kommunehelsetjenesteloven) Kap 4a
• Lov av 17.07.98 nr 61 om grunnskolen og den videregåande opplæringa (Opplæringsloven) Kap 9a
• Helsedepartementets forskrift av 12.01.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Helsedepartementets forskrift 20.12.02 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Kommunal- og arbeidsdepartementets forskrift av 12.06.96 om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Haukerød skole er en barneskole med elever på 1.-7. klassetrinn. Skolen holder til i et antall eldre bygninger av varierende kvalitet. Det er stor og varierte utearealer.

• Skolens lokaler er av varierende og til dels dårlig kvalitet. Et nybygg fra nittitallet til SFO og småskoletrinnet er ypperlig egnet til formålet, mens lokalene for øvrig setter klare begrensinger i bruk av pedagogiske metoder. Det er trange forhold med stort elevtall i forhold til rommenes og skolen størrelse. Inneklima oppleves som generelt utilfredsstillende og er særlig problematisk i den eldste bygningen (”gamleskolen”) bl a pga trafikkstøy. Det er vanskelig å tilrettelegge enkelte av lokalene for tilgjengelighet og bevegelsesfrihet for bevegelseshemmede elever.
• Skolens fremtid oppleves som uklar og usikkerhet med detaljene i fremtidsutsiktene, påvirker det psykososiale arbeidsmiljøet
• Vikarsituasjonen er vanskelig og dersom det hender regelmessig at lærere tas ut av oppgaver basert på enkeltvedtak som gjelder elever med særskilte behov, for å overta klasser som trenger vikar vil dette være brudd på gjeldende regelverk. Dette er en observasjon som Fylkesmannen vil forfølge som særskilt tilsynssak (siden den ligger på siden av denne avgrensede revisjonen).
• Til tross for de utilstrekkeligheter som er beskrevet ovenfor med hensyn til fysiske forhold, ga skolen et godt inntrykk med hensyn til psykososiale forhold og trivsel både blant lever og ansatte

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsetatene:

• Brev til Rådmannen i Sandefjord kommune datert 06,02.2004 med varsel om tilsyn med kommunens virksomhet med hensyn til miljørettet helsevern/helse, miljø og sikkerhet i skolen.
• Brev fra Sandefjord kommune, Skole- og barnehageenheten datert 09.03.2004 med oversendelse av dokumentasjon
• Brev fra Sandefjord kommune, Skole- og barnehageenheten datert 17.03.2004 med oversendelse av tilleggsdokumentasjon (Plan for skolehelsetjenesten).
• Brev til Rektor, Haukerød skole datert 29.03.2004 med program for samordnet statlig tilsyn med miljørettet helsevern i skolen
• Brev fra Rektor, Haukerød skole (udatert) med navn på informanter

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6. februar 2004

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 27. april 2004

Intervjuer

14 personer ble intervjuet, jf rapportens avsnitt 6..

Verifikasjoner

Lokalene ble besiktiget

Sluttmøte ble avholdt 27. april 2004

Område 1: Administrative og organisatoriske forhold.

Avvik 1-1
Skolen har ingen målsetting for sitt systematiske arbeid med helse miljø og sikkerhet, det er manglende dokumentasjon i deler av arbeidet og de ansattes kunnskap om dette arbeidet er mangelfull.

Avvik fra Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) § 5, 2. ledd, nr 2,3,4.

Dette er også avvik fra Opplæringsloven § 9a-4 og §§ 9a-5 og 9a-6.

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Det er en klar forutsetning at de ansatte (samt elever og foresatte) skal ha kunnskap om - og medvirke i – det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet/systematisk arbeid for å fremme helsen, miljøet og sikkerheten til elevene. Virksomheten må ha mål for sitt helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Dette er viktige forutsetning for planer og aktivitet og bør være så konkrete som mulig og slik at måloppnåelse kan vurderes. Mål skal dokumenteres skriftlig.

Avvik 1-2
Det er ikke utarbeidet en plan for oppfølging av renholdsarbeidernes arbeid i virksomheten.

Avvik fra Forskrift nr 501, hvilke virksomheter som skal ha knyttet til seg bedriftshelsetjeneste, og Forskrift nr 518, verne- og helsepersonale, § 6 b,d og f og § 7

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Renholdere som har stilling større enn 15 timer pr uke er en yrkesgruppe som skal ha bedriftshelsetjeneste. Arbeidsgiver skal sammen med verne- og helsepersonale sørge for at det blir satt opp en plan som i flg forskrift nr 518 skal omfatte opplæring, overvåking av arbeidsmiljøet og vurdering av risikofaktorer. I § 7 presiseres det at det skal foreligge dokumentasjon for planer og rapporter i denne sammenheng.

Område 2: Fysiske forhold.

Merknad 2-1
Renholdet ved Haukerød skole fungerer ikke tilfredstillende.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Alle vi intervjuet beskrev renholdet som dårlig, jf Forskrift om miljørettet helsevern § 7.
• Det er ingen merknader til selve renholdet, men renholderne synes ikke selv de får gjort jobben skikkelig. Problemene oppsto etter omorganisering av renholdsvirksomheten i kommunen med reduksjon i bemanning og er særlig knyttet til håndteringen av vikarordningen ved sykefravær som det meget av, pga skolens fysiske forhold med mange plan/etasjer og til dels trange lokaliteter. Det er en vanskelig vikarsituasjon med få tilgjengelige potensielle vikarer
• Situasjon virker inn på arbeids- og læringsmiljøet for elevene, jf opplæringsloven §9a-2.

Merknad 2-2
Lærerne ved Haukerød skole har svært liten plass avsatt til eget arbeid. Det er flere arbeidsstasjoner enn rommet er dimensjonert for.

Område 3: Psykososiale forhold

Det ble ikke påvist avvik eller gitt merknader innen dette område utover det som fremgår ovenfor og som påvirker også den psykososiale arbeidssituasjonen for lærerne og lærings- og arbeidssituasjonen for elevene.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

1) Intervjuet sammen
2) Intervjuet sammen

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hans Baafjell, Arbeidstilsynet i Telemark, Vestfold og Buskerud (revisor)
Svein-Erik Ekeid, Helsetilsynet i Vestfold (revisjonsleder)
Bjørn Jakobsen, Fylkesmannen i Vestfold, Avd for oppvekst og opplæring (revisor)
Finn Johnsen, Helsetilsynet i Vestfold (revisor)
Eli-Anne Stenhaug, Helsetilsynet i Vestfold (revisor)
Lill-Heidi Thomassen, Arbeidstilsynet i Telemark, Vestfold og Buskerud (revisor)