INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Organisatoriske og administrative forhold
2. Fysiske forhold
3. Psykososiale forhold
   
   Og omfattet følgende delelementer:

• Hvordan kommunen og de utvalgte skolene har planlagt og organisert arbeidet med helse, miljø og sikkerhet i arbeidsmiljøet for ansatte i skoleverket
• Hvordan kommunen og skolene har planlagt miljørettet helsevern for å sikre arbeids- og læringsmiljøet for elevene i skolene
• Hvordan kommunen sikrer samhandling og nødvendig samarbeid mellom kommunale etater/virksomheter som har ansvar for arbeids- og læringsmiljøet i skolene i kommunen
• Hvordan kommunen sikrer det psykososiale miljø og det fysiske miljø i den enkelte skole
• I hvilken grad skolene systematisk har tilrettelagt for sikring av arbeids- og læringsmiljøet i egen virksomhet.

Det ble påvist følgende avvik og anført følgende merknader:

Område1  : Organisatoriske og administrative forhold:

Avvik 1-1
Det gjennomføres ingen oppfølging av renholdspersonalet fra bedriftshelsetjenesten, jfr forskrift nr. 501 og nr 518, § 6 b,d, f og § 7.

Område 2 (Fysiske forhold):

Avvik 2 – 1
Garderobeforholdene til de ansatte er for små, jfr. Forskrift om Arbeidsplasser og arbeidslokaler, nr 529 § 37.

Avvik 2 – 2
Arbeidsplassene til undervisningspersonalet er ikke i tråd med arbeidstakerens sikkerhet, helse og velferd, jfr. Forskrift om arbeidsplasser og lokaler § 11.

Merknad:

1 - 1
Mangler kontinuitet i vernearbeidet for å iverksette rutiner for avvikshåndtering. Forskrift om systematisk helse,- miljø- og sikkerhet i virksomheter § 5 nr 7.

1 – 2
Inneklima oppfattes ikke som tilfredsstillende. Forskrift om miljørettet helsevern § 19.

Område 3 ( Psykososiale forhold):

Det ble på dette området ikke gjort funn som gir grunnlag for påpeking av avvik eller merknader.

Dato: 7. juli 2005

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Eik skole, Tønsberg kommune i perioden 22. februar 2005 – 25. april 2005. Revisjonen ble utført som et samordnet fellestilsyn mellom Arbeidstilsynet i Vestfold, Telemark og Buskerud, Helsetilsynet i Vestfold og Fylkesmannen i Vestfold, avdeling for oppvekst og opplæring. Den inngår i en planlagt tilsynsvirksomhet som omfatter samordning av tilsynsvirksomhet mellom regional stats tilsynsetater i to vestfoldkommuner i 2005. I hver av de to kommunene, Tønsberg og Svelvik, omfatter tilsynet to skoler, en på barnetrinnet og en på ungdomsskoletrinnet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

De aktuelle myndighetskravene omfatter:

• Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn (Tilsynsloven) § 3, første ledd
• Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (Kommunehelsetjenesteloven) Kap 4a
• Lov av 04.02. 77 nr 14 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. (Arbeidsmiljøloven) Kap 2 og 3 med tilhørende forskrifter
• Lov av 17.07. 98 nr 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (Opplæringsloven) Kap 9a
• Helsedepartementets forskrift av 12.01. 95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Helsedepartementets forskrift av 25.04.03 om miljørettet helsevern
• Helsedepartementets forskrift av 20.12. 02 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Kommunal- og arbeidsdepartementets forskrift av 12.06.96 om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)

Eik skole har 351 elever pr oktober 2004 fordelt på 1. – 7. årstrinn. Elevene er organisert i i fleksible og varierte gruppestørrelser med hver sin kontaktlærer.

Skolens bygningsmasse består av bygninger av ulik alder. I rapporten kalt gamle og nye bygg. Kommentarene til de fysiske forholdene gjelder stort sett bare den gamle bygningsmassen.

Eik skole ligger tett opp til Eikhallen med store friarealer og gode lekemuligheter for barna. I tillegg er det store flotte treningsarenaer som legger til rette for mye fysisk aktivitet. Våren 2004 fikk skolen en ny ballbinge til rådighet.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Målsetningen for kommunens arbeid med tiltak/tjenester for å sikre barns helse/opplærings- og oppvekstvilkår i kommunen
• Dokumentasjon på godkjenning av Eik skole og vilkårene for en slik godkjenning
• Delegasjonsreglement som viser hvordan vedtaksfullmakt er delegert
• Skriftlige mål for helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet i kommunen og Eik skole
• Organisasjonskart/beskrivelse av de virksomheter/deltjenester som har ansvar for barn og unges oppvekst og opplæring i kommunen, og ved Eik skole
• Beskrivelse av etablerte samarbeidsformer mellom ulike virksomheter/deltjenester som har delansvar for å sikre barns helse-, oppvekst- og opplæringsvilkår i kommunen
• Plan for skolehelsetjenesten( samt eventuelle andre planer som omhandler tjenester rett inn mot skolebarn i kommunen.)
• Eik skole – presentasjonsavis skoleåret 2004/2005

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsetatene:

• Brev til rådmannen i Tønsberg kommune med varsel om tilsyn datert 22. februar 2005
• Brev fra Eik skole med dokumenter til tilsynet datert 30. mars 2005
• Brev til Eik skole datert 29. mars 2005 med program for tilsynsdagen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22. februar 2005

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 25. april 2005

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Lokalene ble besiktiget.

Sluttmøte ble avholdt 25. april 2005

Avvik 1-1
Det gjennomføres ingen oppfølging av renholdspersonalet fra bedriftshelsetjenesten.

Avvik fra forskrift nr 518, forskrift om verne- og helsepersonell § 6b,d,f og § 7.

Begrunnelse for avviket:

Renholdsarbeiderne er omfattet av en forskrift om hvilke virksomheter som skal ha knyttet til seg verne- og helsepersonale (bedriftshelsetjeneste). Arbeidsgiver skal sammen med verne- og helsepersonale sørge for at det blir satt opp en plan som omfatter overvåking og kontroll av arbeidstakerens helse, tilpasse arbeidet for den enkelte arbeidstaker, fremme forslag om forebyggende tiltak som fjerner sykdomsfremkallende faktorer og farer for ulykker. Tilsynet avdekket at det ikke forelå en plan for oppfølging av renholdspersonale for å sikre de ansatte i skolen. Revisjonsteamet er gjort oppmerksom på at renholderne er tilknyttet Bygningsservice, som har fått oppdrag av Tønsberg kommune om å følge opp renholderne.

Avvik 2 – 1
Garderobeforholdene til de ansatte er for små. Det er ikke tilstrekkelig plass til privat fottøy og oppheng av yttertøy i arbeidstiden. Jfr forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokale, nr. 529 § 37.

Begrunnelse for avviket:

Garderobene ga ikke arbeidstakerne mulighet for å låse inn tøyet sitt i arbeidstiden, i tillegg der det er nødvendig, skal det være låsbare avlukker for å sikre mot tap av verdisaker.

Avvik 2 – 2
Arbeidsplassene til undervisningspersonalet er overfylt med diverse materiell og ikke stor nok til at arbeidsmiljøet blir fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakerens sikkerhet, helse og velferd. Jfr forskrift om Arbeidsplasser og arbeidslokaler, nr 529 § 11.

Begrunnelse for avviket:

Undervisningspersonalets arbeidsplasser omfattes av arbeidsmiljøloven § 8 og forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler, nr 529. Etter arbeidsmiljøloven § 8 nr. 1 skal arbeidsplassen innrettes slik at arbeidsmiljøet blir fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. I den forbindelse heter det i bokstav a:

”Det skal særlig sørges for at arbeidsrom, atkomstveier, trapper med mer er dimensjonert og innredet ut fra den virksomhet som skal drives”.

I nevnte foreskrift heter der § 11 – Gulvareal:

”Gulvareal i rommet skal være så stort at arbeidstakeren gis tilstrekkelig plass til å utføre arbeidet uten helsemessige belastninger”.

I veiledende kommentarer til forskriften er det uttalt at arbeidsrom i alminnelighet bør ha et gulvareal på minst 6 kwm. I alle tilfelle må det vurderes om arbeidet kan utføres innenfor det gitte areal under de hensyn til de arbeidsoppgaver som skal utføres, og uten at arbeidstakeren far en helsemessig belastning.

Merknad 1 - 1:
Mangler kontinuitet i vernearbeidet for å iverksette tiltak når avvik meldes.

Begrunnelse for merknaden:

Tilsynet avdekket manglende kontinuitet i forbindelse med hvordan verneombudet skulle håndtere avviksoppfølging på skolen. Arbeidsmiljøloven forutsetter en aktiv innstilling til verne- og arbeidsmiljøet fra så vel arbeidsgiverens som fra arbeidsstakerens side. Vernearbeidet bør aktiviseres ved å iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i - eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dette innebærer blant annet å innføre rutiner for avvikshåndtering av det fysiske som psykososiale forhold. Vi har også full forståelse for at nyvalgt verneombud ikke har nødvendig innsikt i hele dets arbeidsfelt, men forventer opplæring og større aktivitet etter hvert.

Merknad 1 – 2
Inneklimaet, luftkvaliteten oppfattes ikke å være tilfredsstillende.

Begrunnelse for merknaden:

Undervisnings rommene er forholdsvis små og bygd for å benytte mekanisk tilførsel av frisk luft gjennom luftingsanlegg. Tilsynet fikk flere bekymringsmeldinger om inneklimaet, spesielt luftkvaliteten. Luftingsanlegget gir ikke tilstrekkelig luftkvalitet, selv ikke med gjentatt lufting gjennom vinduene. Tidligere målinger er angitt med ”OK” uten en nærmere presisering av verdier - som det stilles krav om, etter forskrift om miljørettet helsevern § 19. Det foreligger ingen dokumentasjon som viser hvordan inneklimaet varierer over døgnet i de ulike undervisningsrommene. Kommunen pålegges derfor å gjennomføre nye målinger i samarbeid med kommunelegen. Der verdiene er høyere enn forskriften tillater, er denne merknad å betrakte som et avvik. Vi vil derfor anmode om at en slik kontroll gjennomføres ved skolen.

Område 3 ( Psykososiale forhold):

Det ble på dette området ikke gjort funn som gir grunnlag for påpeking av avvik eller merknader.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

* TKE, Tønsberg Kommunale Eiendom

Fra Helsetilsynet i Vestfold deltok:
Rådgiver Eli Anne Stenhaug, revisjonsleder
Overingeniør Finn Johnsen, revisor
Konsulent Inger H. Henriksen, tilsynssekretær

Fra Fylkesmannen i Vestfold, Oppvekst og opplæring deltok:
Seniorrådgiver Bjørn Jakobsen

Fra Arbeidstilsynet Telemark, Vestfold og Buskerud deltok:
Inspektør Arne Bergsholm