INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder innenfor skolehelsetjenesten:

• Alminnelige krav til kommunens helsetjeneste i skolen
• Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Skolehelsetjenestens overvåking av helseproblem og risiko blant skoleelever (helseovervåking).

Det er ikke funnet avvik, mens det er gitt tre merknader. Merknadene gjelder omfanget av skolelegevirksomheten, oppdatering av plan for skolehelsetjenesten og lokaler for skolehelsetjenesten.

Dato: 01.08.05

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Drangedal kommune den 08.06.05. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Telemark gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Drangedal kommune har 5 barneskoler, en ungdomsskole og ingen videregående skoler. I skolehåret 2003-2004 var det 337 elever i barneskolen og 151 elever i ungdomsskolen. Skolehelsetjenesten er for tiden bemannet med ledende helsesøster, helsesøster, lege og fysioterapeut. Det er skolehelsetjeneste ved alle skoler.

Ledende helsesøster har det administrative ansvaret. Det er ukentlige samarbeidsmøter mellom ledende helsesøster, helsesøster, skolefysioterapeut og skolelege, og skolehelsetjenesten har prioritert ressurser til å gjennomføre primæroppgavene.

Internkontrollsystem er innført. De ansatte har kjennskap til regelverk og faglige retningslinjer. Opplæring tilbys ansatte i forhold til behov. Det er etablert ansvarsgrupper for elever med sammensatte behov, og opplæring er påbegynt i forhold til individuelle planer. Skolehelsetjenesten deltar i tverrfaglige samarbeidsteam med faste møter i ungdomsskolen. Her deltar representanter for skolen, skolehelsetjenesten, PPT og barnevernet. Slikt samarbeid fungerer ikke med barneskolene pga personellmangel i PPT og barnevernet.

Skolehelsetjenesten har påbegynt et systematisk samarbeid med skolen om å få en oversikt over helserisiko og helsetilstand hos elevene. Foruten det faste samarbeidsteamet i skolehelsetjenesten utfører også kommunens medisinsk-faglig rådgivende lege oppgaver i skolen, spesielt innenfor smittevern og miljøretta helsevern.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Oversikt over grunnskoler i kommunen
• Oversikt over ansatte og overordnede for skolehelsetjenesten
• Navn på og stillingsbeskrivelse for den person som har det administrative ansvaret for skolehelsetjenesten, samt for skolelege
• Opplæringsplan/ kompetanseplan
• Plan for skolehelsetjenesten
• Årsrapport for 2002-03 og skoleåret 2003-04
• Årsbudsjett for skolehelsetjenesten 2004
• Oversikt over internkontrollsystem/kvalitetsystem for kommunehelsetjenesten (oversikt over innhold)
• Nedskrevne prosedyrer fra skolehelsetjenestens IK-system for de tema revisjonen retter seg mot
• Oversikt over tiltak for utsatte grupper

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark:

• Fra Helsetilsynet i Telemark 14.09.2004: Varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten i Drangedal kommune 25.november 2004
• Fra Drangedal kommune 12.10.2004: Tilsyn med skolehelsetjenesten i Drangedal
• Fra Drangedal kommune 22.10.2004: Varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten i Drangedal kommune 25.november 2004
• Fra Helsetilsynet i Telemark 08.11.2004: Melding om utsatt tilsyn med skolehelsetjenesten i Drangedal kommune
• Fra Helsetilsynet i Telemark 06.04.2005: Varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten i Drangedal kommune 8.juni 2005
• Fra Drangedal kommune 06.05.2005: Varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten i Drangedal kommune 8.juni 2005
• Fra Helsetilsynet i Telemark 19.05.2005: Program for tilsyn med skolehelsetjenesten i Drangedal, kommunehusets møterom, onsdag 8.juni 2005.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.09.2004 (første gang) og 06.04.2005

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 08.06.2005 kl. 0900-0915.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 5 journaler for elever som det er etablert ansvarsgrupper for.
• 4 journaler for elever med henvisning til andre instanser
• Innkalling til tverrfaglig møte 31.mai 2005
• Møtereferat fra tverrfaglig møte med grendeskolene 28.04.2005

Sluttmøte ble avholdt 08.06.2005 kl. 14.50-15.20.

Område 1: Alminnelige krav til kommunens helsetjeneste i skolen

Merknad 1-1:
Det er uheldig at det ikke framgår tydelig hvordan det totale medisinskfaglige ansvaret for skolehelsetjenesten er fordelt.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

1. Stillingsbeskrivelse for skolelegen er ikke oppdatert

2. Skolelegen har et begrenset ansvar i forhold til stillingsbeskrivelsen.

3. Skolelegen er kun rådgiver overfor øvrige kolleger i skolehelsetjenesten og er i svært liten grad i direkte kontakt med elever, foresatte og skolens personell.

4. Ansvarsdeling mellom skolelege og kommunens medisinskfaglig rådgivende lege er ikke klart definert.

5. Medisinskfaglig rådgivende leges arbeid innen smittevern og miljøretta helsevern er lite samordnet med skolehelsetjenesten.

Merknad 1-2:
Kommunens plan for skolehelsetjenesten er ikke i samsvar med dagens drift.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

1. Planen ble vedtatt i oktober 2002 og er ikke senere revidert.

2. Virksomheten i skolehelsetjenesten er endret siden planen ble vedtatt.

Område 2: Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever

Merknad 2-1:
Skolehelsetjenesten har ikke tilfredsstillende lokaler ved Solberg skole.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

1. Skolehelsetjenesten har ikke faste rom for elevkontakt

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Skolehelsetjenestens overvåking av helseproblem og risiko blant skoleelever (helseovervåking)

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Telemark deltok:
Astrid Keltner, rådgiver, revisjonsleder
Yngve Holmern, assisterende fylkeslege, revisor
Roger Jensen, folkehelserådgiver, revisor

Torill Eskeland Hanto, utdanningsdirektør, observatør