Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• saksbehandling ved tildeling av hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven
• saksbehandling ved klage på vedtak etter samme lover

Rapporten inneholder ett avvik og tre merknader. Avviket omhandler rettsikkerheten ved klage på vedtak om tjenester. Merknadene omhandler brukermedvirkning, saksbehandlingsregler og kommunens rutiner ved saksbehandling.

Fylkesmannen vil innledningsvis påpeke at de avvik og merknader som fremkommer i rapporten betraktes som enkle å lukke. Gjennom intervjuene kom det klart frem at de ansatte er opptatt av å ivareta brukernes interesser, noe som er et viktig grunnlag bl.a. for å få god brukermedvirkning.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vegårshei kommune i perioden 29.08.05 - . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Fylkesmannen er gitt fullmakt til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter sosialtjenesteloven § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

Vegårshei er en arealmessig stor kommune med et relativt lite folketall (1850). Dette gjenspeiler seg i at kommunen har organisert mye av tjenestene på et lite geografisk område hvor det ligger både sykehjem og omsorgsboliger. Beboerne i omsorgsboligene får tjenester av hjemmetjenesten/åpen omsorg.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble 29.08.05. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 20.10.05 kl. 08.30.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 20.10.05 kl. 14.30 – 15.30

Det ble foretatt intervjuer med 5 ansatte, samt at journalene til de ti personene vi hadde fått tilsendt anonyme vedtak for, ble gjennomgått.

Avvik 1:
Ansatte er ikke alltid i stand til å gjenkjenne en klage.

Observasjoner:

• Muntlige klager blir ikke alltid behandlet.
• Det kreves at klagen skal fremlegges skriftlig.
• Tjenesteyter foretar en vurdering av rimelighet, før klagen videreformidles.

Dette er avvik fra:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 2-4, Klage
• Lov om sosiale tjenester § 8-6, Klage over sosialtjenestens og helse- og sosialstyrets vedtak
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 11: Forvaltningsorganene har innenfor sitt saksområde en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å ivareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 17: Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.
• Helsedepartementets forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 3: I enne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen.

Fylkesmannen / Helsetilsynet vil sette en frist til 14.01.06 for en tilbakemelding som beskriver hvordan avviket skal lukkes.

Merknad 1:
Begrepet brukermedvirkning er ikke godt nok ivaretatt i søknadsprosessen.

Observasjoner:

• Kartlegging legger ikke til rette for at bruker kan definere omfang på eget hjelpebehov.
• Utøvere definerer i for stor grad brukers behov.
• Brukere, evt. pårørende/verge/hjelpeverge kan i større grad enn ved dagens ordning tas med på råd ved utforming eller endring av tjenestetilbudet før vedtakene fattes.
• Fylkesmannen/Helsetilsynet er av den oppfatning at brukermedvirkningsbegrepet slik det ønskes forstått i henhold til sentrale føringer, ikke er tilstrekkelig gjennomdrøftet.

Det vises i forhold til denne merknaden til:

• Lov om sosial tjenester § 8-4: Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med klienten. Det skal legges stor vekt på hva klienten mener.
• Sosial- og helsedepartementets forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3: Kommunen skal etablere et system av prosedyrer som søker å sikre at (...) brukere av pleie- og omsorgstjenester, og evt. pårørende/verge/hjelpeverge, tas med på råd ved utforming av eller endring av tjenestetilbudet. Den enkelte bruker gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene.
• Veileder til forskrift om individuell plan 2005, IS-1253.

Merknad 2:
Søknadstidspunkt er uklart.

• ansatte opplyser at søknadstidspunkt er når kartleggingsskjemaet er ferdig utfylt
• det henvises til denne dato i vedtak
• Det vil med kommunens nåværende praksis være vanskelig å vurdere saksbehandlingstiden fra det foreligger en søknad til endelig vedtak er fattet. Søknadstidspunktet skal være når kommunen blir kjent med nytt eller endret hjelpebehov.

Merknad 3:
Kommunens rutiner ved saksbehandling innenfor tema kan bli bedre kjent av sentrale utøvere.

• ansatte med utredningsansvar kjenner ikke til saksbehandlingsrutiner
• ansatte med utredningsansvar kjenner ikke til hvem som har myndighet til å fatte vedtak
• Fylkesmannen er av den oppfatning at ansatte som bl.a. har som oppgave å vurdere hjelpebehovet hos søkere før det fattes et vedtak, bør kunne kjenne kommunens saksbehandlingsrutiner og hvem som er vedtaksansvarlig. Dette vil sikre at flyt og prosedyrer kan tas bedre vare på.

• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) av 19.11.82 nr. 66, med forskrifter.
• Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) av 13.12.91 nr. 81, med forskrifter.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.67.

Det vises til følgende rundskriv:

• I-1/93: Rundskriv fra sosialdepartementet – Lov om sosiale tjenester m v

Veiledere som har betydning for området:

• IS 1040: Veileder fra Sosial- og helsedirektoratet - Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenesten
• IS 1183: Veileder fra Sosial- og helsedirektoratet - Internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• organisasjonskart
• lederavtale
• oversikt over medarbeidere
• interne kommunale styringssystemer
• delegasjonsreglement
• opplæringsplan for ledere
• interne rutiner for saksbehandling
• anonymiserte vedtak etter sosial- og kommunehelsetjenesteloven
• virksomhetsmelding åpen omsorg 2004

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• journalene til de brukerne vi mottok vedtak for ble gjennomgått, fem etter sosialtjenesteloven, 5 etter kommunehelsetjenesteloven

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• varsel om tilsyn av 29.08.05
• tilbakemelding om kontaktperson av 07.09.05
• etterspurt dokumentasjon fra kommunen av 28.09.05
• program for dagen av 03.10.05
• tilsynsrapport av …..

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.