Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan sikrer kommunen at det gis opplysning, råd og veiledning til eldre, som kan bidra til å løse eller forebygge helsemessige og/eller sosiale problemer.
• Hvordan fanger kommunen opp og vurderer ny henvendelser, og sikrer at det foretas en tilstrekkelig kartlegging og utredning av tjenestebehov.
• Hvordan sikrer kommunen at eldre som søker sosiale tjenester etter sotjl. § 4-2 a, og/eller helsetjenester etter khl § 1-3 får tildelt tjenester i samsvar med tjenestebehov og etter forvaltningslovens hovedbestemmelser om enkeltvedtak.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. To merknader ble påpekt:

Merknad 1
Kommunen bør utarbeide rutiner og system som sikrer at det gis generell informasjon om helse og sosiale tjenester til innbyggere som kan ha behov for det.

Merknad 2
Det opplyses i kommunens vedtak om hjemmehjelp at det tas forbehold om reduserte tjenester ved ferier, avspasering, sykdom og lignende. Etter tilsynets oppfatning kan ikke kommunen ta denne type forbehold overfor tjenestemottakerne. Kommunen bør derfor endre denne formuleringen.

Dato: 11.9.2006

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rennesøy kommune i perioden 22 – 23.8.2006. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogalands planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Rennesøy kommune har om lag 3350 innbyggere.

Kommunen har organisert sin virksomhet i 6 ulike avdelinger og som ledes av fagsjef. Fagsjef rapporterer direkte til rådmannen. Kommunens Pleie- og omsorgsavdeling er tildelt oppgaven med og ansvar for å gi helse og sosiale tjenester til befolkningen. Avdelingen holder til på Rennesøy bo- og rehabiliteringssenter. Senteret er base for hjemmebaserte tjenester så som hjemmesykepleie og hjemmehjelp/praktisk bistand, dagsenter, sykehjem, fysioterapi, psykiatri. I tilknytning til senteret har kommunen også 16 omsorgsboliger.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.5.2006.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.8.2006.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 23.8.2006.

Tilsynet var rettet mot hvordan kommunen sikrer tildeling av nødvendig helsehjelp i form av hjemmesykepleie og sosiale tjenester i form av praktisk bistand/hjemmehjelp, til eldre:

1. Hvordan sikrer kommunen at det gis opplysning, råd og veiledning til eldre, som kan bidra til å løse eller forebygge helsemessige og/eller sosiale problemer.
   
   2.   Hvordan fanger kommunen opp og vurderer ny henvendelser, og sikrer at det foretas en tilstrekkelig kartlegging og utredning av tjenestebehov.
   
   3.   Hvordan sikrer kommunen at eldre som søker sosiale tjenester etter sotjl. § 4-2 a, og/eller helsetjenester etter khl § 1-3 får tildelt tjenester i samsvar med tjenestebehov og etter forvaltningslovens hovedbestemmelser om enkeltvedtak.

 5. Funn

Område 1
Hvordan sikrer kommunen at det gis opplysning, råd og veiledning til eldre, som kan bidra til å løse eller forebygge helsemessige og/eller sosiale problemer.

Myndighetskrav følger av

• Sotjl §§ 2-1 1. og 2. ledd, jf. 4-1, khl § 2-1 2. ledd, pas § 3-3, jf. Fvl § 11

Kommentar:
Enhver har rett til nødvendig helsehjelp i den kommune han eller hun bor i eller midlertidig oppholder seg. Helsetjenesten skal gi den som søker eller trenger helsehjelp de opplysninger vedkommende trenger for å ivareta sin rett, og se til at det ikke påføres unødig utgift, tap, tidsspille eller uleilighet, jf. lov om helsetjenesten i kommunene § 2-1 første og annet ledd.

Kommunen har også plikt til å gi opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer, jf. Sosialtjenesteloven § 4-1.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. Følgende merknad påpekes:

Merknad 1
Kommunen bør utarbeide rutiner og system som sikrer at det gis generell informasjon om helse og sosiale tjenester til innbyggere som kan ha behov for det.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

Det kom frem under intervju at kommunen ikke har utarbeidet skriftlig informasjonsmateriell om tjenestetilbud eller lagt ut slik informasjon på kommunens egne hjemmesider.

Det fremkom også av intervju at det var usikkerhet om hvem som er tillagt ansvar for denne oppgaven, jf. kht.l § 2-1, 2.ledd, sostj.l.§ 4-1 og internkontrollforskriften § 4a

For brukere som allerede får eller søker tjenester gis det informasjon om aktuelle tjenester.

Hvordan fanger kommunen opp og vurderer ny henvendelser, og sikrer at det foretas en tilstrekkelig kartlegging og utredning av tjenestebehov.

Myndighetskrav følger av

• Sotj § 8-1, jf sotj § 2-1 1. og 2. ledd, kvalforsk. § 3, jf. Fvl §§ 11 a, og 17

Kommentar
Henvendelser om helse – og sosiale tjenester kan komme direkte fra personen selv eller fra andre på vegne av vedkommende.

Verken sosialtjenesteloven eller kommunehelseloven har egne bestemmelser om hvor raskt henvendelsene må behandles. Kommunen må imidlertid sikre at henvendelser behandles slik at retten til tjenester etter sotjl § 4-3 og khl § 2-1 blir ivaretatt.

Henvendelser som kan utløse rett til helse- og sosiale tjenester gir kommunen en plikt til å undersøke forholdene nærmere. Grundig kartlegging av pasientens behov er en forutsetning for at tjenestetilbudet på best mulig måte skal kunne dekke det faktiske behovet. Behovet for grundighet må veies mot hensynet til rask og effektiv behandling.

Det ble ikke gjort funn som grunnlag for avvik eller merknad

Hvordan sikrer kommunen at eldre som søker sosiale tjenester etter sotjl. § 4-2 a, og/eller helsetjenester etter khl § 1-3 får tildelt tjenester i samsvar med tjenestebehov og etter forvaltningslovens hovedbestemmelser om enkeltvedtak.

Myndighetskrav følger av:

• sotjl. §§ 4-2 a, jf. 4-3, 8-1, 2-1 og khl § 2-1 1. ledd, pas § 7-2 og fvl §§ 24, 27, 29 og 42
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Kommentar:
Reglene i kommunehelsetjenesteloven § 2-1 fjerde ledd og sosialtjenestelovens § 8-1 viser til forvaltningslovens saksbehandlingsregler i enkeltsaker. Saksbehandlingskravene skal bidra til at tjenestemottakerne får tildelt nødvendige tjenester på et forsvarlig nivå og derved også at retten til nødvendige sosiale tjenester, og helsehjelp oppfylles.

Dersom vedtak ikke treffes fratas tjenestemottaker anledningen til å påklage vedtaket

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. Følgende merknad påpekes:

Det opplyses i kommunens vedtak om hjemmehjelp at det tas forbehold om reduserte tjenester ved ferier, avspasering, sykdom og lignende. Etter tilsynets oppfatning kan ikke kommunen ta denne type forbehold overfor tjenestemottakerne. Kommunen bør derfor endre denne formuleringen.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av tilsendt dokumentasjon fremgår det av vedtaksmal for hjemmehjelp/praktisk bistand at kommunen tar forbehold om reduserte tjenester ved sykdom, ferier, avspasering mv.
• Ved gjennomgang av 15 klientmapper fremgikk det at kommunen har fattet vedtak om praktisk bistand/hjemmehjelp for 10 av brukerne. Alle vedtakene hadde forbehold om ev. reduserte tjenester.
• I intervju har det ikke fremkommet opplysninger om at tjenestene faktisk har uteblitt på grunn av ovennevnte forhold

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-1, 4-2 a, 4-3, jf. § 2-13. ledd.
• Lov om helsetjenesten i kommunene §§ 1-3 a, 2-1 og 6-3
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (1967)
• Lov om helsepersonell (1999)
• Lov om pasientrettigheter (1999)
• Forskrift om internkontroll i sosial – og helsetjenesten (2003)
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene (2003)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Informasjonsskriv til nyansatte; ”Velkommen som medarbeider ved pleie- og omsorgsavdelingen i Rennesøy kommune”.
• Organisasjonskart for kommunen
• Skriv vedr bemanningsplan Pleie- og omsorg 2004 – 2006
• Årsmelding Rennesøy kommune 2005
• Kostra nøkkeltall 2005
• Regnskap Rennesøy kommune 2005
• Delegasjonsreglement og økonomireglement for Rennesøy kommune, revidert per 10.1.2003
• Notat: Økonomireglement for Rennesøy kommune, revidert 19.6.2003
• Opplæringsplan for Rennesøy bo- og rehabiliteringssenter 2006
• Skriv om egenbetaling for tjenester i pleie- og omsorgsetaten
• Informasjonsbrosjyre til Rennesøy bo- og rehabiliteringssenter for pårørende og beboere i omsorgsboliger
• Skriv om; - saksbehandlingsrutiner for helse, sosiale og pleie og omsorgstjenester i Rennesøy kommune
• Informasjonsskriv til mottakere av hjemmesykepleie, vedr. tannbehandling
• Søknadsskjema for helse, sosiale og pleie- og omsorgstjenester
• Eget skriv om hjemmesykepleie og hjemmehjelp. Gjelder bl.a innhold og omfang i tjenestene
• Registreringskort IPLOS
• Skjema for vurdering av arbeidsplassen
• Skjema for nedtegnelse av muntlig forespørsel om tjenester
• Skriv/mal for bekreftelse på mottak av søknad
• Diverse skjema om; meling om vurderingsbesøk, innhenting av diagnose, samtykke til innhenting av helseopplysninger, oppnevnelse av hjelpeverge, søknad om hjelpeverge
• Mal for vedtak om hjemmesykepleie og hjemmehjelp, samt 2 vedtak om slike tjenester
• Mal for oppretting av konto på apotek
• Skjema for ansvarsoverføring mellom fastlege og kommunens øvrige helsetjeneste
• Mal for skriv om stopp av tjenester
• Diverse skriv, veileder og maler vedr individuell plan
• Helse Miljø og Sikkerhetshåndbok for Rennesøy kommune, revidert 18.7.2005
• Skjema for risikoanalyse - risikokartlegging

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 klientmapper med søknad, kartlegging og vedtak

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Agnes Lea Tvedt rådgiver/sykepleier, Kirsti Baardsen Svalestad seniorrådgiver/jurist og Helge A. Haga rådgiver/sosionom.