Helsetilsynet i Aust-Agder.

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• Beredskapsplanar og førebyggande beredskap innan helse- og sosialområdet
• Smittevern

Kommunen må planlegge med tanke på at små og store kriser eller katastrofar kan oppstå utan varsel. I ein liten kommune kan uønska hendingar verke usannsynlege, men den er desto meir sårbar om noko skulle inntreffe, og det settes difor særskilte krav til planane. Dei må vere gjennomtenkte og handlingsretta, bygd på gode analyser av risiko og sårbarheit i kommunen og blant befolkninga. Hendingar kan oppstå på mange vis og på fleire stader, og med ymse krav til samvirke blant ulike deler av kommunens organisasjon. Det gjer at dei ulike planane må vere oppdaterte, henge saman, og vere knytta til ein overordna plan.

Skal planane virke slik som tenkt, krev det at dei er godt kjent blant tilsette i kommunen og at dei er øvd på. Varslingslistene må vere oppdaterte og i prioritert rekkefølgje.

Ved tilsynet vart det avdekka 2 avvik:

Plan for helsemessig og sosial beredskap manglar.

Smittevernplanen er ikkje operativ.

Frist for lukking av avvik er sett til 1. mai 2007 for avvik 1 og 1. august 2007 for avvik 2.

Dato:

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Åmli Kommune i perioden 26.06.06 - . Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Helsetilsynet i Aust-Agder i dette året

Helsetilsynet i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

Åmli kommune er ein av dei små kommunane når det gjeld folketal. I 2002 var det 1862 innbyggarar. Talet har vore nokolunde stabilt med i underkant av 2000 innbyggarar sidan 1990. I alder deler det seg slik at det i kommunen er fleire alderspensjonistar og færre yngre menneskje enn i fylket elles. Mykje tyder på at folketalet vil minke fram mot år 2020 (SSB).

I kommunen er det registrert 2,5% arbeidsløyse, mot 3,2% for heile fylket.

Åmli kommune er på 1130km2. Det er ein blanding av skog, fjell- og heiområder og dyrka mark. Befolkninga bur for det meste sprett, men om lag ein tredjedel bur i Kyrkjebygda.

I kommunen er det registrert 667 fritidshus og hytter. Dette talet vil auke med ny hyttebygging i Tovdal.

Rv 41 og Rv 415 går gjennom kommunen. Dette er mykje brukte veger om vinteren, med trafikk til skianlegga i vestre Telemark. Om sumaren er det mange turistar, mellom anna frå kontinentet, som brukar vegen. Ein del av turisttrafikken foregår med buss.

Forutan hytter sprett rundt i kommunen, er det ferieanlegg på Hillestad.

Det er eit desentralisert skulemønster med tre grunnskular med 236 elevar (år 2006/2007) og tre barnehagar med 80 plassar (år 2006/2007) i kommunen.

Om lag 41% av innbyggarane er knytta til kommunal vassforsyning. Dei øvrige får vatn frå brønnar.

Åmli kjem dårleg ut i levekårsundersøkingar, men opplavast av mange å være ein trygg og trivelig kommune å bu i. Det er eit rikt kultur- organisasjonsliv og ei mengd tilbod på fritida for born. Det synes å være ein mangel på tilbod for ungdom.

I år 2006 var det i Åmli 22 senger i sjukeheimen.

Kommunen har avtale om legevaktsamvirke med Arendal kommune, plassert i Arendal, og lege i vakt heile døgnet.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 26. juni 2006.

Opningsmøte blei halde 5. desember 2006.

Intervjuer
Ti personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde same dag.

Tilsynet er gjennomført som eit samarbeid mellom Fylkesmannens Samordningsenhet ved beredskapskoordinator og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tema er almen beredskap, helsemessig og sosial beredskap og smittevern. Det har vore særskilt blikk på grunnleggande deler i planarbeidet: Oppdaterte vurderingar når det gjelder risiko og sårbarheit (ROS), varslingslister, ressursoversikt, samanheng mellom planar, kjennskap til planane og om dei er øvde på.

Avvik 1
Plan for helsemessig og sosial beredskap manglar.

Dette er avvik frå:

• Lov om helsetjenesten i kommunen, kap. 1, § 1-5 der det står:
  
  ”Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sin helsetjeneste i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner.”
• Lov om helsemessig og sosial beredskap

Avviket er grunnlagt på følgjande:

• Det finnes ikkje eige plan for helsemessig og sosial beredskap eller plan for beredskap som henviser til denne lova.

Kommentar:
Kommunens beredskapsplan har mykje om helse- og sosialområdet. Ein plan for helse og sosial beredskap kan byggjast inn i denne. Risiko og sårbarheitsvurderingar kan gjerast i samanheng med resten av planen. Tiltakskort må utarbeidast retta mot bestemt type hending og må konkretiserast slik at den einskilde vert merksam på sine oppgåver og forpliktingar, og at planen såleis framstår som funksjonelle og operativ. Det krevjast eigne, prioriterte, varslingslister for hendingar knytta til helse og sosialverksemda.

Avvik 2
Smittevernplanen er ikkje operativ.

Dette er avvik frå:

• Lov om vern mot smittsomme sykdommer
  
  § 7-2. Kommunelegens oppgaver
  
  ”Kommunelegen skal utføre de oppgaver innen smittevernet som pålegges i loven her. I kommuner med flere kommuneleger skal kommunestyret utpeke en av dem til å utføre disse oppgavene. Det bør også utpekes en stedfortreder for denne. I store bykommuner med bydelsforvaltning skal kommunestyret utpeke en lege til å utføre de av kommunelegenes oppgaver som angår hele kommunen eller store områder. 
  
  Kommunelegen skal
  

  a)	utarbeide forslag til plan for helsetjenestens arbeid med vern mot smittsomme sykdommer, herunder beredskapsplaner og -tiltak, og organisere og lede dette arbeidet,
  b)	ha løpende oversikt over de infeksjonsepidemiologiske forholdene i kommunen,
  c)	utarbeide forslag til forebyggende tiltak for kommunen,
  d)	bistå kommunen, helsepersonell og andre i kommunen som har oppgaver i arbeidet med vern mot smittsomme sykdommer,
  e)	gi informasjon, opplysninger og råd til befolkningen om vern mot smittsomme sykdommer, ”

Avviket er grunnlagt på følgjende:

• Det mangler prioritert varslingsliste.
• Planen er ikkje laga på grunnlag av ein oppdatert ROS-vurdering.
• Tiltakskort manglar.
• Planen er lite kjent.
• Planen er ikkje øvd
• Planen framstår ikkje som operativ og funksjonell i sin nåværenda form

Kommentar:
Det er gjort mykje bra arbeid med smittevernplanen, men det trengs ein del arbeid med redigering og utarbeiding av tiltakskort og prioriterte varslingslister for å få planen operativ og praktisk. I planen finner vi mykje av grunnlaget for å gjere risiko og sårbarheitsvurdering. Denne vurderinga må være grunnlaget for lista over prioriterte tiltak.

Ein fungerande internkontroll er eit styringssystem som sikrar at kommunen etterlever krava som er gitt i lov og forskrift. Den vil sjølve kunne fylgje med på om nemde bestemmelser til ein kvar tid er oppfylt. Dette kan blant anna gjerast gjennom fastsette revideringar med ansvarsfesting, fastsatt plan for opplæring og kompetanseheving, og eit aktivt fungerande avvikssystem. Vi fann ikkje dette ved tilsynet.

• Lov om statleg tilsyn med verksemder.
• Lov om vern mot smittsame sjukdomar med føreskrifter.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap.
• Føreskrift om internkontroll i sosial og helsetenesten.

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Beredskapsplan 2007 – 2010
• Kommuneplan 200 – 2013
• Arealplankart 1998 – 2010 (gjeld og for 2002 – 2013)
• Økonomiplanar 2006 – 2009
• Smittevernplanar datert 15.11.06
• Organisering av legevakt
• Beredskapsplanar for Gjøvdal, Nelaug og Dølemo Vassverk
• Handlingsplan ved dødsfall og alvorleg ulykke i skulen

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Internkontrollsystem for vassverksdrift
• Brannvern
• Hygieneperm

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Tilsyn- og revisjonsvarsel, datert 26.06.06
• Oversending av dokumentasjon frå Åmli kommune 16.11.06

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.