Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Beredskapsplaner og forebyggende beredskap
• Smittevern

Kommunen må planlegge med tanke på at kriser eller katastrofer kan oppstå uten varsel. Skal planene virke etter hensikten kreves det at de er oppdaterte og godt kjent for de enkelte som omfattes av planen og samarbeidspartnere. Den må også ha vært prøvd gjennom øvelser.

For at planer skal anses for å være innenfor de krav loven setter må de inneholde entydige varslingslister og være utarbeidet på bakgrunn av lokale, gjennomarbeidede risiko- og sårbarhetsanalyser. Tiltakene som beskrives må være entydige og tydelige, og med klare henvisninger til samarbeidspartnere.

Det ble ved tilsynet påpekt to avvik. De to planene: Smittevernplan for Vegårshei Kommune og Plan for helsemessig og sosial beredskap i Vegårshei tilfredstiller ikke de krav loven setter.

Frist for lukking av avvik settes til 1. august 2007 for avvik 1 og 1. mai 2007 for avvik 2.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vegårshei Kommune i perioden 26.06.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i, eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i, eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Vegårshei Kommune ligger i innlandet og er en utstrakt kommune med spredt befolkning.

Pr 1. januar 2005 var det 1854 innbyggere i kommunen. Prognosen frem mot år 2020 er omtrent 1900 innbyggere. Andelen som bor i tettbygd strøk er 29% (SSB 2003), hvilket vil si områdene Myra, med kommunesenter, og Ubergsmoen.

Innbyggere/km2 er 5,2, mens det for hele fylket er et gjennomsnitt på 11,2 innbyggere/km2. Arealet er 356 km2.

Gjennom kommunen går en jernbanestrekning på omtrent 22 km, for det meste gjennom skogsterreng. Sørlandsbanen har én stasjon i kommunen, med fem daglige stopp for persontog. En betydelig godstrafikk kommer i tillegg.

Det er riksveier med forbindelse til E-18. Mange bruker Rv 415 gjennom kommunen for å komme til vestre deler av Telemark.

To vassdrag går gjennom kommunen. Vegårvassdraget og deler av Gjertadvassdraget.

Det er noe industri i kommunen, hvorav Lindal Hus er den største med omtrent 80 ansatte.

I kommunen finnes blant annet Vegårtun Leirsenter, med 136 sengeplasser og Fjellheim med 30 sengeplasser.

I Vegårshei bo- og omsorgssenter er det plass til 28 beboere. I tillegg kommer 16 tilliggende leiligheter i omsorgsboliger.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.06.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 09.11.06.

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 8, Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt samme dag.

Tilsynet er utført som et samarbeid mellom Fylkesmannens Samordningsenhet ved fylkesberedskapssjefen og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tema er beredskapsplaner for helsemessig og sosial beredskap, smittevern og helhetlig beredskap. Det har vært spesielt fokus på de grunnleggende elementene i slikt planarbeid: Oppdaterte ROS-vurderinger, varslingslister, ressursoversikt, sammenheng i planverket og samhandling med andre aktører, om planene er godt kjent i virksomheten og om de er øvd.

Avvik 1
Plan for Helsemessig og Sosial Beredskap i Vegårshei kommune er mangelfull, den er ikke ferdigstillet og oppdatert og tilfredsstiller derfor ikke lovens krav.

Dette er avvik fra Lov om helsetjenesten i kommunene, kap. 1, § 1-5 (beredskapsplan), Lov om helsemessig og sosial beredskap.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Planen er fra 2003, det fremgår ikke når den skal evalueres og oppdateres.
• Planen skal bygge på oppdatert risiko- og sårbarhetsanalyse. Analysen planen bygger på er fra 2003. Det er ikke samsvar mellom intervjuedes syn på aktualitet og risiko, og planen.
• I planen finnes ikke lister over personell som kan beordres i aktuell situasjon.
• Det finnes ingen varslingslister i planen.
• I planen fremkommer det ikke klart hvem som beslutter at planen skal iverksettes.
• Det fremkommer ikke hvem som skal utføre selve varslingen.
• Ingen klare henvisninger til andre kriseplaner i kommunen, eksempel ”Plan for Kriseledelse”.
• Planen er i noen grad kjent bare av noen få i kommunen. Den mangler forankring blant mulige aktører.
• Det mangler tydelige henvisninger til samarbeidspartnere og beskrivelse av hvordan disse kan nåes.
• Det er ikke foretatt opplæring i forhold til planene.
• Det er ikke etablert interkontrollrutiner i forhold til opplæring og kunnskap om planen.
• Vegårshei er en kommune med mye og god dugnadsånd. Mange stiller opp når det er behov. Mye er basert på lokalkunnskap hos den enkelte, og muntlige avtaler. Dette er ressurser som kommunen regner med i en krise, og som derfor må nedfelles i planverket. Det samme gjelder kontaktene med nabokommunene.

Kommentar.
I utarbeidelsen av Plan For Kriseledelse er det tenkt gjennom mange typer hendelser og muligheter. Planen sier en del om hva som ligger til grunn for kommunens krisehåndtering, men den mangler grundige risiko- og sårbarhetsanalyser og den operative delen. Når det er vel på plass vil kommunen kunne ha et godt redskap i det videre arbeidet med krisehåndtering. Gjennom intervjuer av medarbeidere i kommunen, kom det frem et tydelig engasjement for beredskapsarbeid, noe som vi antar at kommunen kan gjøre seg nytte av i det videre arbeidet.

Avvik 2
Smittevernplan for Vegårshei Kommune er ikke operativ og tilfredstiller ikke lovens krav.

Dette er avvik fra Lov om vern mot smittsomme sykdommer med forskrifter.

Avviket baserer seg på følgende observasjoner.

• Risiko- og sårbarhetsanalyse mangler.
• Tiltakskort mangler.
• Ressursliste og liste over aktuelle samarbeidsinstanser mangler.
• Varslingsliste mangler.

Kommentar.
Smittevernplanen fremstår som en beskrivelse av situasjonen i Vegårshei Kommune, og de forhold som kan medvirke til utbrudd av smittsom sykdom. Den mangler det som skal til for å kunne brukes som oppslagsverk for å sette i verk tiltak dersom en hendelse har skjedd.

En grundig risiko- og sårbarhetsanalyse vil være et godt verktøy for å kunne iverksette forebyggende tiltak, hindre eller begrense omfanget om noe likevel skulle skje, samt å håndtere situasjoner som oppstår.

Kommunelegen har en sentral plass i planarbeidet. I planene er kommunelegen tiltenkt flere roller: Behandlende lege, rådgiver for kriseledelsen, leder av helsetjenesten, informasjonsansvarlig ved et smitteutbrudd. Det bør vurderes å spille på andre leger og evt. inngå avtaler med nabokommunene om bistand.

Samtidig er det nødvendig at både grunnlaget for planen, Ros-analysen, og selve planen forankres hos aktuelle aktører.

Med en fungerende internkontroll vil virksomheten selv avdekke svakheter i planverket og områder utsatt for risiko, for eksempel ved kontinuerlig å registrere uønskede hendelser, ha rutiner for oppdatering av varslingslister, opplæring, øvelser mv..

Sykehjemmet synes å ha gode rutiner for brannvernopplæring og brannøvelser. Tilsvarende bør vurderes for andre hendelser som ulykker, smitteutbrudd mv

• Lov om statlig tilsyn med virksomhetene.
• Lov om vern mot smittsomme sykdommer med forskrifter.
• Lov om helsemessig og sosial beredskap.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommuneplan 2006 – 2018
• Plan for helsemessig og sosial beredskap i Vegårshei, 18.11.03
• Smittevernplan for Vegårshei kommune, 2006 – 2008
• Plan for kriseledelse i Vegårshei kommune, 60.10.05
• Analyse av brannrisiko og sårbarhet i Vegårshei kommune, oktober 2006
• Møtebok – Vegårshei kommune. Særutskrift: Økonomiplan 2006 - 2009
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Internkontroll åpen omsorg
• Internkontroll del C
• Håndbok, kvalitetsperm åpen omsorg
• Brannperm
• Brannbok
• Hygieneperm for sykehjem og langtidsinstitusjoner
• Kvalitetssystem
• Arealplan i kartform

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Brev til Vegårshei kommune fra FM i AA/HT i AA, datert 26.06.06
• E-post til Vegårshei kommune fra FM i AA/HT i AA, datert 18.10.06
• Brev fra Vegårshei kommune til FM i AA/HT i AA, datert 23.10.06
• Brev fra Vegårshei kommune til FM i AA/HT i AA, datert 31.10.06

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Dag Auby Hagen, fylkesberedskapssjef
Anne Sofie D. Syvertsen, fylkeslege
Hallvard Kile, rådgiver