Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Vakttilgjengeligheten ved legevakten gjennom hele døgnet
• Samhandling – oppfølging etter legevaktbesøket
• Håndtering av dokumentasjon
• Kompetanse

Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har gjort følgende funn:

Merknader:
Merknad 1: Vikna kommune har et forbedringspotensiale hva angår å utarbeide klare rutiner for håndtering av sykdom hos ansvarshavende legevaktlege.

Merknad 2: Vikna kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å sikre oppfølging av pasienter etter undersøkelse ved legevakten.

Merknad 3: Vikna kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder planlegging og gjennomføring av opplæring av ansatte ved legevakten.

Dato: 22.01.2007

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med legevakttjenesten i Vikna kommune i perioden 27.09 – 28.11.2006. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomfører i 2006.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Vikna kommune ligger på kysten nordvest i Nord-Trøndelag og har i overkant av 4000 innbyggere. Kommunen består av nærmere 6000 øyer, holmer og skjær og er et kommunikasjonsmessig knutepunkt i regionen med flyforbindelse, daglige hurtigruteanløp, hurtigbåtforbindelse og landeveiskommunikasjon. Vikna er i dag Nord-Trøndelags største fiskerikommune.

Legevakten i Vikna kommune er organisert på følgende måte:

På hverdager mellom kl. 0800 og 1600 betjenes legevaktsnummeret, 74 39 15 55, av Vikna kommunale legekontor. Tre leger, hvorav to er tilknyttet det kommunale legekontoret, har jevnlige vakter ved legevakten.

Etter kl. 1600 er det vaktsamarbeid med Nærøy kommune. I løpet av en 14-dagersperiode hører seks av vaktene til Vikna og åtte av vaktene til Nærøy. I sistnevnte tilfelle må innbyggerne i Vikna reise til legekontoret i Kolvereid.

Etter kl. 2300 og i helger og på høytidsdager, har Vikna og Nærøy kun bakvakt. Legevakt for Vikna og Nærøy er da organisert i LINA (Legevaktsamarbeidet i Namdalen) og legevakt befinner seg da fysisk ved AMK-sentralen ved Sykehuset Namsos.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.09.2006.

Dokumentasjon fra Vikna kommune ble mottatt 07.11.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Helsetilsynet ba under åpningsmøtet om utlevering av følgende dokumentasjon under revisjonen:

• De 5 siste journalnotat fra øyeblikkelig hjelp på dagtid og de 5 siste fra øyeblikkelig hjelp på kveld/natt for august og september 2006
• Kopi av avtalebok for siste uke i august 2006
• Endelige vaktlister for leger for august og september 2006
• Helsetjenestens system for internkontroll
• Opplæringsplan for helsepersonell
• Avviksperm

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 28.11.2006.

Intervjuer
Seks personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Verifikasjoner
Legevaktnummeret, 74 39 15 55, ble oppringt 27.11.2006 kl. 1353 og kl. 1600.

Sluttmøte ble avholdt 28.11.2006.

• Gjennomgang av dokumentasjon
• Intervjuer
• Verifikasjon

Alle intervjuobjekt ble spurt om avvikshåndtering i forhold til hvert område. I tillegg ble kommunens avviksperm gjennomgått.

Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjorde følgende funn:

Merknad 1:
Vikna kommune har et forbedringspotensiale hva angår å utarbeide klare rutiner for håndtering av sykdom hos ansvarshavende legevaktlege.

Kommentar:
Vikna kommune har en skriftlig rutine ved akutt sykdom hos ansvarshavende legevaktlege, men rutinen beskriver ikke hvem som har ansvaret for å skaffe vikar på dagtid. Praksis synes å være at det er ansvarshavende legevaktlege som selv må skaffe vikar ved egen sykdom. Helsetilsynet er av den oppfatning at kommunen bør ha rutiner som sikrer at det er vikar på plass for det tilfellet at den syke av en eller annen årsak ikke skulle være i stand til selv å sørge for at andre overtar vedkommendes oppgaver.

Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjorde følgende funn:

Merknad 2:
Vikna kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å sikre oppfølging av pasienter etter undersøkelse ved legevakten.

Kommentar:
Det synes som om det ikke foreligger noen enhetlig og gjennomdrøftet praksis for hvilke kriterier som skal legges til grunn for når opplysninger fra journal etter legevaktkonsultasjon skal overbringes pasientens fastlege. Avgjørelsen overlates til den enkelte leges skjønn.

Område 3: Håndtering av dokumentasjon
Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjorde følgende funn:

Merknad 3:
Vikna kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder planlegging og gjennomføring av opplæring av ansatte ved legevakten.

Kommentar:
Vikna kommune har en opplæringsplan for sosial- og helseetaten som beskriver behov for opplæring. Planen er ikke kjent av de ansatte. Det forekommer i liten grad kartlegging av behov gjennom medarbeidersamtale. Det kan synes som om kommunen ikke har økonomi til å sende ansatte på etterspurte kurs. Det forekommer imidlertid jevnlig opplæring av nyansatte leger. I tillegg mottar alle ansatte regelmessig kurs i hjerte-/lungeredning.

Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten

• Lov av 19. november 1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell
• Forskrift av 14. april 2000 om fastlegeordningen i kommunene
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 18. mars 2005 om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Generell orientering om legevakten
• Introduksjon til legevikarer
• Generelt om kvalitetssystemet for helse- og sosialetaten
• Hjemmeside Vikna kommune – legetjenesten
• Oppdatert vaktliste for Vikna og Nærøy kommuner november og desember 2006
• Rutiner ved akutt sykdom hos legevaktlege
• Rutiner – omkobling LV-telefon
• Oversikt over utstyr i legevaktkoffert
• Prosedyre – legemiddelhåndtering
• Prosedyre – opplæringsplan hjerte/-lungeredning og bruk av defibrillator
• Stillingsbeskrivelser – legekontoret i Vikna kommune
• Oversikt over legemidler ved legekontoret

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De 5 siste journalnotat fra øyeblikkelig hjelp på dagtid og de 5 siste fra øyeblikkelig hjelp på kveld/natt for august og september 2006
• Kopi av avtalebok for siste uke i august 2006
• Endelige vaktlister for leger for august og september 2006
• Helsetjenestens system for internkontroll
• Opplæringsplan for helsepersonell
• Avviksperm

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

• Varsel om tilsyn, datert 27.09.2006
• Oversendt dokumentasjon fra Vikna kommune, datert 03.11.2006

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Mariann Markussen, revisjonsleder
Kristin Aspelund, revisor
Torgeir Skevik, revisor
Rune Langsø Johansen, observatør