Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Saksbehandling ved tildeling av tjenester i hjemmet
• Saksbehandling ved klage på vedtak om tjenester i hjemmet

Det ble funnet to avvik ved tilsynet:

• Manglende delegering av myndighet for vedtaksfatting.
• Manglende kunnskap i organisasjonen til å identifisere klager, og å behandle klager.

Videre ble det gitt en merknad:

• Kommunen mangler systemer for intern avvikshåndtering.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Evje og Hornnes kommune i perioden 16.08.06 – 23.11.06. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet/Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Evje og Hornnes kommune er på de fleste måter en gjennomsnittskommune i Aust-Agder. Den har ca. 3300 innbyggere, og de fleste faktorer som er avgjørende for befolkning og levekår (IS-1378: Sammenligningstall for kommunene 2006) ligger innenfor det man kan kalle normalverdier.

Kommunen har nylig mistet en stor arbeidsplass, Evjemoen militærleir. Kommunen har bl.a. derfor i alt 3 % ledige og på tiltak, mens landsgjennomsnittet for samme kommunestørrelse er 2,4 %. En finner likevel ikke at slike forhold påvirker kommunens sosial- og helsetjenester i vesentlig grad sett på bakgrunn av ovennevnte indikatorer.

I disse dager arbeides det med å flytte ut beboerne på demensavdelingen på Evjeheimen til et tilpasset og nyoppusset botilbud i den tidligere Hornnesheimen. Dette tiltaket må sies å være nytenkende og spennende i forhold til de utfordringer demensomsorgen vil gi i fremtiden.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.08.06. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20.10.06 kl. 08.30.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.10.06 kl. 14.30.

Det ble foretatt intervjuer med 5 ansatte, samt at journalene til de ti personene vi hadde fått tilsendt anonyme vedtak for, ble gjennomgått.

Avvik 1:
Ansvar og myndighet til å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven er ikke tilstrekkelig dokumentert og sikret.

Avvik fra følgende lov og forskrift:

• Internkontrollforskriften § 4 a.
• Kommuneloven § 6 og § 23, pkt. 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Gjeldende delegasjonsreglement (Delegasjon til de nye enhetslederne) omhandler ikke delegasjon etter sosial- og kommunehelsetjenestelov.
• I de fremlagte vedtakene er det ikke vist til gyldig delegasjon, slik det fremkommer av tilsendt dokumentasjon.
• Ansatte kjenner ikke i tilstrekkelig grad til delegasjonssystemet.

Avvik 2:
Det er ikke tilstrekkelig kunnskap i organisasjonen til å identifisere og behandle klager.

Avvik fra følgende lov og forskrift:

• Sosialtjenesteloven paragraf § 8-6, kommunehelsetjenesteloven § 2-4, 1. ledd og forvaltningsloven § 28.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Ansatte uttrykker usikkerhet om hva en klage er, og hvordan den skal behandles.
• Det er ikke fremlagt informasjon/dokumentasjon på hvordan klager skal behandles i kommunen.

Merknad:
Det er ikke tilstrekkelig kunnskap om hva som er avvik, og hvordan avvik skal rapporteres/behandles i kommunen.

Kommentar:
Med avvik menes i denne sammenheng forhold som observeres i den daglige driften som må kunne sies å være av ulovlig eller uforsvarlig art. Hensikten med avviksmeldinger og avvikshåndtering er å forbedre kvaliteten på det arbeidet som gjøres, og sikre brukerne en best mulig kvalitet på tjenestene. Vi fant ikke et system for avviksbehandling i kommunen i tråd med internkontrollforskriftens § 4, g.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:
Blant de tilsendte dokumentene var årsrapport for 2005. I tillegg til en økonomirapportering innholdt denne også en informasjon om endring i saksmengde, antall brukere og utvikling innen området. Vi anser at dette er en god måte å gjøre sentraladministrasjon og politikere kjent med forholdene innen sektoren, og være en god start på en rapportering i tråd med internkontrollforskriftens styringssystem.

• Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) av 19.11.82 nr. 66, med forskrifter.
• Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) av 13.12.91 nr. 81, med forskrifter.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10.02.67.

Det vises til følgende rundskriv:

• I-1/93: Rundskriv fra sosialdepartementet – Lov om sosiale tjenester m v

Veiledere som har betydning for området:

• IS 1040: Veileder fra Sosial- og helsedirektoratet - Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenesten
• IS 1183: Veileder fra Sosial- og helsedirektoratet - Internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelser
• Arbeidsgiverhåndbok – verktøy for ledere
• Delegasjonsreglement for arbeidsgiveransvaret
• En PPT-presentasjon om saksbehandling; forvaltningsloven og interne styringsdokumenter
• Søknadsskjema om pleie- og omsorgstjenester
• Avtaleskjema i forhold til hjemmesykepleiens ansvar ved legemiddelhåndtering
• 10 anonymiserte vedtak om tjenester
• Årsmelding 2005 Enhet pleie- og omsorg

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalene til de personene vi fikk tilsendt vedtakene for

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet/Fylkesmannen i Aust-Agder:

• Melding om tilsyn 16.08.06.
• Kommunens oversendelse av dokumenter av 28.09.06.
• Oversendelse av program for tilsynet av 16.10.06.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Egil Nordlie, revisjonsleder og Ester Hassel, revisor.