Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

• Den generelle beredskapssituasjonen i kommunen og det tilhørende planvern som kommunen har utarbeidet
• Herunder også plan for helsemesseig og sosialberedskap og smittevernplan.

Helsetilsynet i Vestfold anførte én merknad:
Smittevernsplanens omtale av beredskap for og organisering av eventuell massevaksinasjon i en pandemisituasjon mangler.

I tillegg til Fylkesmannens følgende merknader:

1. Kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) er ikke revidert siden 1998. Arbeidet med dette bør prioriteres og gjennomføres i 2007. Kommunen tar i bruk SIRI-verktøyet til dette arbeidet.
2. Kommunens kriseplan revideres og oppgraderes i etterkant av ROS-analysen og legges inn i SIRI.
3. Annet relevant planverk som kommunens kriseledelse legger til grunn for løsning og forebygging av kriser og uønskede hendelser legges også inn i SIRI. Dette gjelder spesielt kommunens smittevernplan og plan for helsemessig- og sosial beredskap.
4. Kommunen bør ved rullering av kommuneplanen synliggjøre tema samfunnssikkerhet i den generell delen og skal ha fokus på beredskap og sikkerhet ved vurdering av om arealer som legges ut til utbyggingsformål er egnet. Fylkesmannen henviser her til sjekkliste for håndtering av samfunnssikkerhet i overordnet arealplanlegging og ”Vestfolds Lille Grønne”.
5. Kommunen bør vurdere ordførers funksjon som leder av kommunens kriseledelse.
   
   Med utgangspunkt i at likhet i organisasjonen ved daglig drift og i kriser er en fornuftig, kan det være riktig at rådmannen går inn som leder av kommunens kriseledelse, mens ordførers ansvar blir å ta hånd om informasjon og kontakt med media.
6. Kommunen bør vurdere å opprette et beredskapsråd som skal være rådgivere for kriseledelsen under kriser og uønskede hendelser.

Dato: 21. desember 2006

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Tjøme kommune består av tre bebodde øyer i Ytre Oslofjord (Tjøme, Brøtsø og Hvasser) med gjensidig broforbindelse og broforbindelse til nabokommunen Nøtterøy i nord. Eneste landverts forbindelse til sykehus går over Nøtterøy og over ”Kanalbroa” i Tønsberg til fastlandet. Denne bro utgjør et svakt punkt i transportkjeden i øyeblikkelig-hjelp-situajoner til og fra kommunen. Kommunikasjonsmessig er det et godt utbygd veinett til alle befolkningssentra i kommunen, som har et landlig preg. Innbyggertallet er nærmere 4.5000 og befolkningen tidobles i sommertiden pga hytter, feriegjester og turister.

Kommunen har godt utbygde helse- og sosialtjenester, heriblant et psykososialt kriseteam. Den relativt store hyttebefolkningen og turisttilstrømmingen utgjør en utfordring i og med at kommunehelsetjenestens bestemmelser om rett til helsehjelp for ”alle som bor eller midlertidig oppholder seg” i kommunen.

Det er enkel og nær tilgang til så vel psykiatriske som somatiske spesialistshelsetjenester drevet av helseforetakene Psykiatrien i Vestfold HF og Sykehuset i Vestfold HF.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• I tillegg til etatsovergripende dokumenter
• ROS-analyse for Tjøme kommune (1998)
• Kriseplan (adm beredskapsplan) for Tjøme kommune (2003)
• Informasjonsstrategi i krisesituasjoner (2006), samt
• Smittevernplan for Tjøme kommune (2006)
• Ble det fremlagt en oversikt over plandokumenter for Skole/barnehage/SFO, Helse og sosial og Teknisk sektor.

4. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt fra Fylkesmannen i Vestfold som ledd i fylkesmannens beredskapsarbeidsplan.

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 19. desember 2006.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Plandokumentene nevnt ovenfor ble gjennomgått og vurdert.

Sluttmøte ble avholdt 19. desember 2006

En gjennomgang av temaområdet med politisk og administrativ ledelse avdekket at svært mye av beredskapsarbeidet i Tjøme kommune blir godt håndtert, men det finnes også enkelte utfordringer. Fylkesmannen merket seg at kommunen har en utfordring i å forankre temaområdet politisk i kommunens styrende organer. Dette vil bidra til å sikre at samfunnssikkerhet blir sterkere prioritert og blir tilført de nødvendige økonomiske og personellmessige ressurser for kunne forebygge uønskede hendelser.

Kommunens smittevernplan er oppdatert i 2006 og plan for helsemessig- og sosial beredskap er i ferd med å bli ferdigstilt.

Følgende merknader ble anført fra fylkesmannens side:

1. Kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) er ikke revidert siden 1998. Arbeidet med dette bør prioriteres og gjennomføres i 2007. Kommunen tar i bruk SIRI-verktøyet til dette arbeidet.

2. Kommunens kriseplan revideres og oppgraderes i etterkant av ROS-analysen og legges inn i SIRI.

3. Annet relevant planverk som kommunens kriseledelse legger til grunn for løsning og forebygging av kriser og uønskede hendelser legges også inn i SIRI. Dette gjelder spesielt kommunens smittevernplan og plan for helsemessig- og sosial beredskap.

4. Kommunen bør ved rullering av kommuneplanen synliggjøre tema samfunnssikkerhet i den generell delen og skal ha fokus på beredskap og sikkerhet ved vurdering av om arealer som legges ut til utbyggingsformål er egnet. Fylkesmannen henviser her til sjekkliste for håndtering av samfunnssikkerhet i overordnet arealplanlegging og ”Vestfolds Lille Grønne”.

5. Kommunen bør vurdere ordførers funksjon som leder av kommunens kriseledelse.

Med utgangspunkt i at likhet i organisasjonen ved daglig drift og i kriser er en fornuftig, kan det være riktig at rådmannen går inn som leder av kommunens kriseledelse, mens ordførers ansvar blir å ta hånd om informasjon og kontakt med media.

6. Kommunen bør vurdere å opprette et beredskapsråd som skal være rådgivere for kriseledelsen under kriser og uønskede hendelser.

I tillegg anførte Helsetilsynet i Vestfold følgende:

Merknad:
Smittevernsplanens omtale av beredskap for og organisering av eventuell massevaksinasjon i en pandemisituasjon mangler.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Vestfold deltok
Fylkesberedskapssjef Harald Haug Andersen
Seniorrådgiver Johan Christian Haugan

Fra Helsetilsynet i Vestfold deltok:
Ass fylkeslege Svein-Erik Ekeid