Innhold

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan sikrer kommunen at det gis opplysning, råd og veiledning til eldre, som kan bidra til å løse eller forebygge helsemessige og/eller sosiale problemer.
• Hvordan fanger kommunen opp og vurderer ny henvendelser, og sikrer at det foretas en tilstrekkelig kartlegging og utredning av tjenestebehov.
• Hvordan sikrer kommunen at eldre som søker sosiale tjenester etter sotjl. § 4-2 a, og/eller helsetjenester etter khl § 1-3 får tildelt tjenester i samsvar med tjenestebehov og etter forvaltningslovens hovedbestemmelser om enkeltvedtak.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader.

Dato: 29.1.2007

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hå kommune i perioden 15.8.2006. - 29.1.2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Rogalands planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Hå kommune har om lag 15 000 innbyggere.

Kommunen har organisert sin virksomhet i 3 etater som ledes av kommunalsjef. Disse rapporterer direkte til rådmannen. Etat for helse og sosialsaker som er den ene, er delt inn i 5 ulike tjenesteområder herunder pleie og omsorgstjenesten. Tjenesten ledes av pleie- og omsorgssjef. Stillingen har vært ledig en tid, men vil bli besatt i nærmeste fremtid. Pleie – og omsorgstjenesten er igjen delt inn i 8 ulike avdelinger. Ansvar for - og oppgave med å gi innbyggerne bl.a. hjemmehjelp og hjemmesykepleie er organisert i fire ulike geografiske distrikt som ledes av distriktsleder. I Varhaug distrikt gis det pleie- og omsorgstjenester bl.a. til hjemmeboende eldre. I distriktet er der et bo og velferdssenter spesielt rettet mot de eldre. I tillegg er der tilbud om omsorgs – og trygdeboliger. Pleie – og omsorgstjenesten har også ansvar for tjenestetilbudet til psykisk utviklingshemmede bosatt på Varhaug.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.8.2006. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.11.2006.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.11.2006.

Tilsynet var rettet mot hvordan kommunen sikrer tildeling av nødvendig helsehjelp i form av hjemmesykepleie og sosiale tjenester i form av praktisk bistand/hjemmehjelp, til eldre:

• Hvordan sikrer kommunen at det gis opplysning, råd og veiledning til eldre, som kan bidra til å løse eller forebygge helsemessige og/eller sosiale problemer.
• Hvordan fanger kommunen opp og vurderer ny henvendelser, og sikrer at det foretas en tilstrekkelig kartlegging og utredning av tjenestebehov.
• Hvordan sikrer kommunen at eldre som søker sosiale tjenester etter sotjl. § 4-2 a, og/eller helsetjenester etter khl § 1-3 får tildelt tjenester i samsvar med tjenestebehov og etter forvaltningslovens hovedbestemmelser om enkeltvedtak.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknad.

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-1, 4-2 a, 4-3, jf. § 2-13. ledd.
• Lov om helsetjenesten i kommunene §§ 1-3 a, 2-1 og 6-3
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (1967)
• Lov om helsepersonell (1999)
• Lov om pasientrettigheter (1999)
• Forskrift om internkontroll i sosial – og helsetjenesten (2003)
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene (2003)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for etat helse og sosialsaker nivå 1 og 2
• Delegasjonsreglement, videredelegering fra administrasjonssjefen, datert 22.8.2006
• Delegasjonsreglement – 2006, intern delegasjon innen helse og sosialetaten, vedlagt delegasjon til den enkelte distriktsleder innenfor pleie- og omsorg
• Stillingsbeskrivelse – Distriktsleder, datert 6.12.2005
• Årsmelding 2005
• Årsmelding 2005 fra de enkelte distriktene i åpen omsorg
• Skriv om hovedmål for hjemmetjenesten
• Skriv om målsettinger for HMS i de enkelte distrikt
• Innholdsfortegnelse for kvalitetshåndboka – etat helse og sosial, samt oversikt på utarbeidede prosedyrer for heimetjenesten
• Opplæringsplan for Hå kommune 2006-11-03
• Utskrift av informasjon om pleie og omsorg lagt ut på internett
• Skriv om ”Servicereglar”
• Informasjonsfolder om ”Helse i Hå”, rehabilitering og Vigrestad bo og velferdssenter
• Informasjonsskriv om forebygging av uhell i hjemmet
• Egensøknad om Pleie- og omsorgstjenester
• Registreringskort IPLOS
• Innholdsfortegnelse for demensutredning
• Mal for omsorgsplan
• Kartleggingsskjema ”Å klare seg selv”
• Skjema til bruk ved ”80 års besøk”
• Sjekkliste for søknad om institusjonsplass
• Orientering om heimehjelpstjenestene i Hå kommune
• Avtale om arbeid som skal utføres av heimehjelp
• Skriv om egenbetaling fra brukere av helse- og sosialtjenesten 2006
• Prosedyre for tildeling av hjemmehjelp
• Prosedyre for tildeling av hjemmesykepleie7miljøarbeid i omsorgsbolig
• Prosedyre for post/arkivering
• Oversikt over papriflyt ved postregistrering
• Rutine for postbehandling i Cosdoc fagsystem
• Rutiner for tildeling av tjenester, Vigrestad og Varhaug distrikt
• Retningslinjer for utarbeiding av individuell plan
• Rutinebeskrivelse for saksbehandling i Cosdoc, hovedrutine og pasientjournal
• Eksempel på vedtak om praktisk bistand
• Kopi av bruker og medarbeiderundersøkelse i Hå, - 2002
• Div. skriv vedr. bruk av Cosdoc
• Risikovurdering, tiltak og handlingsplan for distriktene i åpen omsorg
• Oversikt over ansatte i hjemmetjenesten på Varhaug, ettersendt per fax 23.10.2006

• Til kommunen - oversendelse av program for tilsynet, datert 31.10.2006
• Til kommunen - oversendelse av revidert program per fax den 7.11.2006
• Til kommunen - e-post om fremlegging av dokumenter for stikkprøvekontroll, 13.11.2006.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 vedtak om hjemmehjelp og hjemmesykepleie med underlagsmaterial
• Perm for meldte avvik innen pleie og omsorg, samlet oversikt for sektoren hos kommunalsjef
• Perm for ”kvalitet i helse og sosialetaten”, - Varhaug distrikt

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Kirsti Bårdsen Svalestad seniorrådgiver–jurist, Agnes Lea Tvedt rådgiver-sykepleier og Helge A. Haga rådgiver-sosionom.