Valgreglement for Høgskolen i Oslo
Fastsatt av styret 5. desember 2006.
Reglementet er fastsatt med hjemmel i lov av 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høgskoler.
Kapittel 1. Virkeområde
§ 1. Virkeområde
1. Bestemmelsene gjelder ved valg av rektor, prorektor, andre valgte medlemmer til høgkolens styre, valgte medlemmer til avdelingsstyrene ved Høgskolen i Oslo, samt til studentorganer og andre verv.
Kapittel II. Størrelse og sammensetning av styre og avdelingsstyrer
§ 2. Styrets størrelse og sammensetning
1. Styret består av 11 medlemmer: rektor, 3 tilsatte i undervisnings- og/eller forskerstilling, 1 tilsatt i teknisk/administrativ stilling, 2 studenter og 4 eksterne medlemmer.
2. Prorektor er varamedlem for rektor. For studentene og tilsatte i undervisnings- og/eller forskerstillinger velges to varamedlemmer, for tilsatte i teknisk/administrative stillinger velges ett varamedlem. Det oppnevnes to varamedlemmer for de eksterne styremedlemmene.
3. Valget foretas særskilt for de tre gruppene tilsatte i undervisnings- og/eller forskerstillinger, teknisk/administrativt tilsatte og studenter. Innenfor de enkelte grupper regnes hele institusjonen som valgkrets.
4. Rektor er styrets leder. Har rektor forfall, overtar prorektor som styrets leder. Rektor og prorektor velges i par ved særskilt valg, jf. § 20.
§ 3. Avdelingsstyrenes størrelse og sammensetning
1. Avdelingsstyrene skal som normalordning ha 9 medlemmer med følgende sammensetning:
- Ekstern styreleder oppnevnt av styret etter forslag fra avdelingen.
- 4 medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og/eller forskerstillinger.
- 1 medlem fra teknisk/administrativt tilsatte.
- 2 medlemmer fra studentene.
- 1 eksternt medlem oppnevnt av styret etter forslag fra avdelingen.
Kapittel III. Felles regler ved alle valg
§ 4. Valgssekretariater
1. Høgskoledirektøren oppnevner et sentralt valgssekretariat i administrasjonen som har ansvar for planlegging og gjennomføring av sentrale valg. Høgskoledirektøren er leder av valgssekretariatet.
2. Øverste administrative leder ved den enkelte avdeling oppnevner lokalt valgsekretariat i administrasjonen som har tilsvarende ansvar for de lokale valg. Administrativ leder eller den som administrativ leder utpeker, er leder av det lokale valgsekretariatet.
§ 5. Rekrutteringskomité
1. Styret oppnevner en sentral rekrutteringskomité som skal bestå av representanter for høgskolens ledelse, studentene, tjenestemannsorganisasjonene, ekstern representant og ledelsen ved avdelingene.
2. Rekrutteringskomiteen oppnevnes senest et halvt år før utløpet av styreperioden og fungerer fram til valg av rektor/prorektor er gjennomført. Ved nyvalg oppnevnes en ny rekrutteringskomite.
3. Nærmere retningslinjer for komiteens arbeid gis av styret.
§ 6. Valgmåte
1. Valg av rektor og prorektor og de tilsattes representanter i styret og avdelingsstyrene skal normalt foretas som flertallsvalg og direkte valg (elektronisk valg, postvalg, og urnevalg). Etter styrets/avdelingsstyrets bestemmelse kan valg foregå i valgforsamling.
2. Valg av studentrepresentanter til styret og avdelingsstyrene gjennomføres ved valg i valgforsamling eller ved direktevalg etter bestemmelse fra Studentparlamentet.
3. I tilfelle det bare foreligger forslag på ett rektor-prorektor-par til vervene og diss er vurdert som kvalifisert av rekrutteringskomiteen, er disse å anse som lovlig valgt etter godkjenning av styret.
4. Ved eventuelt nyvalg av rektor og prorektor i valgperioden gjelder § 20.
5. Valgsekretariatet fastsetter nærmere regler for gjennomføring av elektronisk valg, postvalg, urnevalg og valgsforsamling.
§ 7. Avvikling av valg
1. Ved valg i valgforsamling skal sammensetningen være i overensstemmelse med vektingsreglene som gjelder for det enkelte valg. Innkalling til valgforsamling bør normalt foretas to uker før valget. Eventuelt forfall må straks meldes til leder av valgsekretariatet.
2. Ved flertallsvalg av rektor og prorektor, må ett av kandidatparene oppnå mer enn 50% av de gyldige stemmene for å bli valgt. Dersom det er mer enn to kandidatpar og ingen av dem oppnår mer enn 50% av stemmene avholdes ny valgomgang. Andre valgomgang avholdes blant de to kandidatparene som fikk flest stemmer senest 2 uker etter første valgomgang. Det kandidatpar som i annen valgomgang oppnår flest stemmer anses som valgt.
3. Avstemning ved flertallsvalg der flere kandidater skal velges innen en valgkrets foregår ved at den enkelte velger gir sin stemme til maksimalt det antall kandidater som skal velges uten rangering kandidatene imellom. Den kandidat som får flest stemmer blir første valgte representant, den med nest flest stemmer blir andre valgte representant osv.Varamedlemmer er ikke personlige og velges i samme valg som ordinære representanter. Den som får flest stemmer etter at siste ordinære representant er valgt blir første varamedlem, andre varamedlem er den som oppnår nest flest stemmer etter at siste ordinære representant er valgt osv.
§ 8. Tidspunkt for valg. Forslag til kandidater. Stemmesteder
1. Valgsekretariatene fastsetter tidspunkt for valg av rektor, prorektor og styremedlemmer, samt tidspunkt for valg av avdelingsstyremedlemmer.
2. Dato for de ulike valg og forslagsfrist for kandidater skal normalt gjøres kjent seks uker før valgdagen. Valgoppgjøret bør være avsluttet senest en måned før representantenes funksjonstid begynner.
3. Forslag på kandidater til rektor og prorektor fremmes til rekrutteringskomiteen. Rekrutteringskomiteen nominerer kandidater til rektor- og prorektorverv og presenterer kandidatene før valgene.
4. Forslag på kandidater til verv i styret og avdelingsstyrene skal fremmes skriftlig til valgsekretariatene. Forslagene må være framsatt og underskrevet av minst tre stemmeberettigede.
5. Valgsekretariatene fastsetter stemmested og tidsrom for å avholde de ulike valg. Ved urnevalg skal stemmestedet holdes åpent minst seks timer eller inntil alle som har stemmerett i valgkretsen har stemt. Ved elektronisk valg eller postvalg fastsetter valgsekretariatet nærmere regler.
§ 9. Manntall
1. Høgskoledirektøren er manntallsfører ved de sentrale valg.
2. Administrativ leder av avdeling er manntallsfører for valg ved avdeling.
3. Manntallet over de som har stemmerett skal være satt opp senest fire uker før valgdagen. Manntallet skal straks legges ut til gjennomsyn for alle det vedkommer.
4. Ved valg av rektor og prorektor settes det opp egen manntallsliste for studentene bestående av Studentparlamentets leder, nestleder, styre og forsamling, samt studentrepresentanter i avdelingsstyrene og deres vararepresentanter.
5. Klage over manntallsføringen avgjøres av det aktuelle valgsekretariat. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest to uker før valgdagen.
§ 10. Stemmerett for tilsatte
1. Stemmerett ved valg har den som er tilsatt i minst halv ordinær stilling ved institusjonen, og har tiltrådt denne senest valgdagen. Som tilsatt regnes også tilsatte med lønn fra fond, forskningsråd eller oppdragsmidler.
2. Midlertidig tilsatte og engasjerte har bare stemmerett hvis vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved institusjonen i minst seks måneder fram til valgdagen.
3. Stemmerett faller bort for den som har permisjon i mer enn halv stilling for å arbeide i annen stilling utenfor institusjonen.
4. Høgskoledirektøren avgjør om en stilling skal regnes som undervisnings- og forskerstilling eller som teknisk/administrativ.
5. Det sentrale valgsekretariat avgjør andre tvistespørsmål om stemmerett eller stemmekrets, herunder ved hvilken avdeling en tilsatt har stemmerett.
§ 11. Stemmerett for studenter
1. Stemmerett har den som på valgdagen er tatt opp og registrert som student ved høgskolen og som har betalt semesteravgift ved høgskolen for det semesteret valget gjennomføres i.
2. Den som har stemmerett som tilsatt har ikke samtidig stemmerett som student.
3. Ved tvistespørsmål om stemmerett eller stemmekrets gjelder § 10 nr 5 tilsvarende.
§ 12. Forhåndstemme
1. Den som ikke er til stede på valgdagen, kan avgi forhåndsstemme etter at de innkomne forslag på kandidater er kunngjort. Forhåndsstemme må være innkommet til valgsekretariatet senest ett døgn før valget.
2. Stemmeseddel med forhåndsstemme skal legges i nøytral konvolutt som så legges i særskilt, lukket konvolutt som er påført velgerens navn, stilling, avdeling, tilsettingsforhold og hvilket valg det gjelder.
§ 13. Rett til å avgi stemme ved tvist om stemmerett
1. Den som blir nektet stemmerett skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel etter samme fremgangsmåte som nevnt under § 12 nr 2.
2. Stemmeseddelen skal leveres til valgsekretariatet sammen med de øvrige avgitte stemmene, og oppbevares på betryggende måte med tanke på eventuell klage.
§ 14. Valgsprotokoll. Oppbevaring av stemmeseddler.
1. Utfallet av valg etter dette reglement skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgsekretariatets leder, samt ett sekretariatsmedlem. Melding om utfallet av valget kunngjøres straks.
2. De avgitte stemmesedlene ved et valg skal oppbevares på betryggende måte fram til neste tilsvarende valg.
Kapittel IV. Plikt til å ta imot valg og fungere i verv. Valgbarhet
§ 15. Tilsattes plikt til å ta i mot valg og til å fungere i vervet
1. Tilsatte har plikt til å ta imot valg og fungere i vervet så lenge han eller hun er valgbare til vedkommende verv (jf. § 18 om valgbarhet).
2. Den som har hatt et verv, kan nekte gjenvalg til dette for en like lang periode som vedkommende har fungert sammenhengende i vervet. Varamedlem som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode.
3. Den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i et verv, kan etter søknad fritas for valg eller for fortsatt funksjon i vervet.
Den som er tilsatt i deltidsstilling, kan også fritas hvis vervet vil medføre at det blir urimelig byrdefullt eller vanskelig for vedkommende å utføre sitt arbeid i stillingen. Søknad om fritak avgjøres av høgskoledirektøren.
4. Tilsatte som foreslås til verv ved annen avdeling enn der vedkommende står i manntallet, har ikke plikt til å ta imot slikt valg.
5. Den som blir valgt forpliktes av den arbeidsbeskrivelse som er utarbeidet for hvert enkelt verv og fastsatt av styret.
§ 16. Studentenes plikt til å fungere i verv
1. Student som tar imot valg, har plikt til å fungere i vervet for hele valgperioden så lenge han eller hun er valgbar (jf. § 18 om valgbarhet). Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører.
2. En student som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i et verv, kan etter søknad fritas for fortsatt funksjon i vervet. For verv i styre eller råd avgjøres søknaden av høgskoledirektøren. For verv i avdelingsstyre avgjøres søknaden av administrativ leder ved avdeling.
§ 17. Funksjonstid i verv
1. Funksjonstiden for alle tilsatte som er valgt til verv etter dette reglement er fire år og løper fra 1. august. Funksjonstiden i de ulike organene skal være sammenfallende. Valg skal avvikles i vårsemesteret før ny funksjonsperiode begynner.
2. Funksjonstiden for studenter som er valgt til verv etter dette reglement er ett år. Med mindre styret bestemmer noe annet løper funksjonstida fra 1. juli. Valg skal avvikles i semesteret før funksjonstida begynner.
3. Funksjonstiden for eksterne medlemmer til styret og avdelingsstyrene er fire år, og den skal være sammenfallende med funksjonstida for de tilsatte.
4. Styret kan vedta at en tilsatt i valgt verv skal fratre vervet når vedkommende åpenbart ikke lenger kan fungere i vervet.
§ 18. Valgbarhet
1. Både tilsatte og eksterne kandidater, som har blitt foreslått, vurdert og nominert av høgskolens rekrutteringskomite, er valgbare som rektor og prorektor.
2.Valgbar som medlem av styret eller avdelingsstyrene er den som har stemmerett etter §§ 10 og 11 (se imidlertid nr. 5 og 6 nedenfor). Studenter er bare valgbare dersom de er tatt opp som student til et studium ved høgskolen der de er ment å være registrert den aktuelle perioden de stiller til valg for.
3. Ingen kan gjenvelges til et verv etter dette reglement hvis vedkommende ville ha fungert i dette verv i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved den nye valgperiodens begynnelse.
4. Høgskoledirektør og ledere som har høgskoledirektør som nærmeste overordnede, er ikke valgbare som medlemmer av høgskolens styre.
5. Administrative ledere for avdelinger og ledere, herunder studieledere, som har disse som nærmeste overordnede kan ikke velges som medlem av avdelingsstyret.
6. Medlemmer av høgskolens styre kan ikke samtidig inneha verv som medlem i avdelingsstyret, jf § 22
§ 19. Fratreden. Opprykk. Suppleringsvalg
1. Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører.
2. Den som får permisjon i funksjonsperioden, fratrer vervet så lenge permisjonen varer. Rektor og prorektor fratrer vervet for resten av funksjonsperioden dersom permisjonen har en varighet på ett år eller mer.
3. Dersom rektor fratrer vervet i løpet av de siste seks måneder av sin funksjonstid, overtar prorektor som rektor, jf. § 20 nr. 4.
4. Når medlem av styret eller avdelingsstyret fratrer eller fritas for fortsatt funksjon, skal første varamedlem rykke opp til fast plass. De øvrige varamedlemmene rykker opp en plass.
5. Fratreden skal meldes til leder av valgsekretariatet. Når styret, eller avdelingsstyret på grunn av fratreden får en sammensetning som kan være til hinder for organets beslutningsdyktighet, kan leder av valgsekretariatet bestemme at det skal holdes suppleringsvalg. Når det er mulig, kan det bestemmes at det i stedet for opprykk skal foretas et supplerende valgoppgjør på basis av avgitte stemmer ved siste ordinære valg
Kapittel V. Særlige valgregler
§ 20. Valg av rektor og prorektor. Nyvalg
1. Rektor og prorektor skal velges parvis i særskilt valg. Ved parvis valg i én valgomgang må begge kjønn være representert.
2. Ved valgene er hele høgskolen én valgkrets. Stemmene for de tre gruppene tilsatte i undervisnings- og/eller forskerstillinger, teknisk/administrativt tilsatte og studenter telles opp særskilt. Ved den endelige opptellingen vektes stemmene for de tre gruppene etter følgende fordelingsnøkkel:
a) Tilsatte i undervisnings- og/eller forskerstillinger 55 %
b) Teknisk/administrativt tilsatte 20 %
c) Studenter 25 %
3. Studentene velger ved at:
a) Studentparlamentets leder, nestleder, styre og forsamling avgir stemmer, samt studentrepresentanter i avdelingsstyrene og deres vararepresentanter, eller
b) at det foretas direktevalg.
Studentparlamentet fastsetter hvilken ordning som skal velges.
4. Fratrer rektor eller prorektor mer enn seks måneder før funksjonstiden er ute, foretas nyvalg til det aktuelle vervet for den tid som er igjen.
§ 21. Valg av andre styremedlemmer
Ved valg av andre styremedlemmer foretas det særskilte valg for de tre gruppene tilsatt i undervisnings- og forskerstillinger, teknisk/administrativt tilsatte og studenter.
§ 22. Særregler ved for få forslag på kandidater
1. Dersom det ved utløpet av frist for forslag på kandidater til valg etter dette reglement ikke er foreslått minst så mange kandidater som det antall medlemmer og varamedlemmer som skal velges, eller dersom det ikke er foreslått tilstrekkelig antall kandidater av hvert kjønn for å tilfredsstille regelen om kjønnsmessig balanse, kan valgsekretariatet fastsette utsatt frist. Slik utsatt frist for forslag på kandidater kan bare gis en gang.
2. Ved valg til avdelingsstyret skal valget gjennomføres selv om kravene i punkt 1 ikke er oppfylt innen den utsatte fristen og det vil føre til at en eller flere medlems- eller varamedlemsplasser blir stående ledige i den kommende valgperioden.
3. Hvis et avdelingsstyre dermed får en sammensetning som kan være til hinder for dets beslutningsdyktighet, kan valgsekretariatet på anmodning fra avdelingsstyret bestemme at det skal holdes suppleringsvalg så fremt det foreligger forslag som oppfyller kravene i punkt 1.
§ 23. Kjønnsmessig balanse
1. Ved valgene skal likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges fire eller flere medlemmer fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant de foreslåtte kandidatene. Skal det velges to eller tre medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer.
2. Valgoppgjøret skal skje etter regler som sikrer at medlemsgruppen og varamedlemsgruppene hver for seg tilfredsstiller reglene om kjønnsmessig balanse i henhold til punkt 1. Velges det ett medlem og ett varamedlem i samme valgkrets (gruppe), skal de være av forskjellig kjønn. Valgsekretariatet fastsetter nærmere regler. Dersom det viser seg nødvendig å supplere antallet varamedlemmer innen en velgergruppe, kan dette skje ut fra valgresultatet. Høgskoledirektøren avgjør slike spørsmål.
Kapittel VI. Andre valg
§ 24. Valg til studentorgan
Studentparlamentet administrerer valg til studentorganer. Samarbeid med de sentrale/lokale valgsekretariater kan skje etter nærmere avtale. Ved valg til Studentparlament skal det avholdes direktevalg (urnevalg eller elektronisk valg), jf §6 nr.1, blant studentene.
§ 25. Valg til andre verv
Ved eventuelle valg til andre verv enn de som er nevnt i dette reglement skal styret fastsette nødvendige regler. Bestemmelsen i første punktum gjelder tilsvarende for avdelingsstyre ved tilsvarende valg ved den enkelte avdeling.
Kapittel VII. Andre bestemmelser
§26. Loddtrekning
Loddtrekning blir benyttet ved stemmelikhet dersom dette er nødvendig for å avgjøre et valgresultat.
§27. Klage
1. Den som har stemmerett ved et valg kan klage over feil som en mener er begått ved dette. Klagen må være fremsatt overfor valgsekretariatet senest en uke etter at resultatet av valget er gjort kjent. Klagefristen gjelder også når det bare har vært forslag om en kandidat.
2. Dersom valgsekretariatet finner at det kan ha blitt gjort feil i forbindelse med valget og valgoppgjøret som kan ha innvirket på valgresultatet, kan valgsekretariatet bestemme at det skal holdes ny opptelling, nytt valgoppgjør eller omvalg. En slik beslutning kan påklages i henhold til nummer 1.
3. Finner valgsekretariatet at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet og feilen ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det snarest holdes nytt valg. Inntil nytt valg har funnet sted, betraktes de som er valgt ved et ugyldig valg som lovlig valgt.
4. Finner valgsekretariatet ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til styrets klagenemnd evt. til det sentrale valgsekretariatet dersom klagen er fremsatt for det lokale valgsekretariatet. Valgsekretariatet kan avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelse. Denne skal i så fall gjøres kjent for klager.
5. Finner klagenemnda at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet, og feilen ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Bestemmelsen i nr 3 gjelder tilsvarende.
§28. Utfyllende regler
Det sentrale valgsekretariat gir nødvendige utfyllende regler til disse bestemmelsene.
§ 29. Endring av bestemmelsen
Ved endring av reglementet gjennom styrevedtak endres bestemmelsene i valgreglementet tilsvarende.
§ 30. Ikrafttreden
Nytt valgreglement trer i kraft fra 1. januar 2007.