Rutiner for post og arkiv
1. ADRESSERING / POSTFORDELING:
- Brev til høgskolen skal stiles til: Høgskolen i Oslo - vedkommende enhet (avdeling/utdanning/kontor) - Postboks 4 St. Olavs plass 0130 OSLO. Det er viktig at saksrelatert korrespondanse ikke blir personlig adressert, da den i så fall p.g.a. ferie, sykdom, avspasering, kurs, o.l. kan bli liggende. Dette kan sinke saksbehandlingen og vanskeliggjøre arkivets arbeid. Saksbehandler er ansvarlig for at saksrelatert post som er personlig adressert, umiddelbart kommer til arkiv for eventuell registrering
- Postfordelingen ved de ulike enheter er tilpasset de lokale stedlige forhold
- Internkorrespondanse til avdelingene/enhetene (Administrasjonen, EST, HF, IU, JBI, LU, SU eller ØKS) skal adresseres til vedkommende enhetsadresse evt. med påføring av utdanning og/eller person som underadressat, og sendes gjennom avdelingsadministrasjonen
- I tillegg til at høgskolens egne tilsatte selv gjennomfører disse rutinene, må den enkelte også medvirke til at inngående brev blir adressert på en slik måte.
- Hovedfaksen for HiO og for den enkelte avdeling er betjent. Faksene blir videresendt snarest.
2. ARKIV
Saksarkiv:
- Alle saksrelaterte og arkivverdige dokumenter skal registreres og oppbevares i arkivet til de respektive arkivenhetene .
- Nye dokumenter registreres fortløpende, og sakene oppbevares fortrinnsvis i arkiv også under saksbehandlingen.
- Sakene returneres til arkivet mellom hvert nytt dokument.
- Lånte og ferdigbehandlete saker returneres til arkiv snarest mulig.
Personalarkiv:
- Personalmappene skal inneholde alle dokumenter som vedrører den enkeltes tilsettingsforhold og skal oppbevares ved den enhet (sentraladministrasjonen/avdelingen/senteret) vedkommende er tilsatt.
- Personalmappene skal oppbevares nedlåst, adskilt fra saksarkivet. Bare de som arbeider med personalsaker har rett til innsyn i personalarkivet.
- Personalsaker som krever spesiell konfidensialitet, som disiplinærsaker, AKAN-saker og attføringssaker med helseopplysninger, skal oppbevares i eget, nedlåst særarkiv med meget begrenset tilgang. Vedkommendes personalmappe skal i slike tilfelle inneholde en henvisning til at det finnes dokumenter i særarkivet. Alternativt kan slike dokumenter legges i personalmappen i forseglet konvolutt.
- Enhver tilsatt har rett til innsyn i sin egen personalmappe. (Gjelder også særarkiv!)
- Disiplinærsaker skal oppbevares i særarkiv hos arkivleder i W 27.
Studentarkiv (mappen til den enkelte student):
- Studentmappene skal inneholde kopi av alle dokumenter som vedrører studenten.
- Studentmappen skal oppbevares på den enkelte avdeling så lenge studenten er ved høgskolen, og innholdet i mappen har administrativ verdi.
- Studentarkivet skal oppbevares nedlåst, adskilt fra saksarkivet.
- De fleste studentsaker går direkte til studieadministrasjonen uten registrering i saksarkivet.
- Presedenssaker og disiplinærsaker skal registreres i saksarkivet. Henvisningsark ligger i studentmappen.
- Disiplinærsaker skal oppbevares i særarkiv i hos arkivleder i W 27 eller på avdeling/enhet.
- Hvis studenten ikke har fullført, kan mappen kasseres etter 25 år.
- Hvis studenten har fullført, kan mappen kasseres etter 2 år.