3. Hvilke dokumenter unntas for innsyn
3.1 Dokumenter som skal unntas
offl § 5a Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt
TaushetspliktEtter forvaltningsloven § 13 har offentlige tjenestemenn taushetsplikt om opplysninger som vedrører noens personlige forhold. Slike opplysninger skal unntas fra offentlighet med hjemmel i offl § 5a.
Som hovedregel vil korrespondanse som berører enkeltpersoners lønns- og arbeidsvilkår, helsetilstand, spesielle livssituasjoner, familieforhold eller sosiale forhold være unntatt offentlighet etter offl § 5a, jf. fvl § 13. Dette gjelder både i personal- og studentsaker.
3.2 Dokumenter som kan unntas
§ 5 Unntak for interne dokumenter § 6 Unntak på grunn av dokumentets innhold
Interne saksdokumenter:Ordinær korrespondanse innad i HiO, f eks mellom avdelingene eller mellom administrasjonen og avdelingene, benevnes hos oss vanligvis som notater, bl a i forhold til arkivsystemet og dokumentmalene i Word. Slike notater er å betrakte som offentlige og skal alltid registreres i arkivet, såfremt de ikke kommer inn under definisjonen i avsnittet under.
Interne saksdokumenter i saksforberedelsen kan unntas fra offentlighet med hjemmel i offl § 5.1. Unntaket fører til at forslag, utkast, betenkninger, notater, skriv og lignende saksforberedende skrevet materiale, utarbeidet av høgskolens saksbehandlere i stor grad faller utenfor innsynsretten.
Tilsettingssaker:I tilsettingssaker gjelder en særregel. Dokumenter i slike saker kan unntas fra offentlighet med hjemmel i offl § 6.4.
Ved tilsettingssaker er det den søkerlisten som kun inneholder søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune som er offentlig. Den "utvidede" søkerlisten er kun tilgjengelig for søkerne til den enkelte stilling. Den er "partsoffentlig" , jf. forskrift om partsoffentlighet ved tilsetting. Tilsettingssaker for øvrig vil være unntatt offentlighet, jf. offl § 6.4. Det samme gjelder ordensstraff, avskjedigelse og oppsigelse, jf. fvl § 13 om noens personlige forhold.
Studiesaker:I studiesaker vil eksamensbesvarelser være unntatt offentlighet. Klage på eksamensresultat vil normalt ikke være unntatt offentlighet, med mindre det forekommer opplysninger som skal unntas, jf. det ovenstående om "noens personlige forhold" offl § 5a jf. fvl § 13.
Økonomisaker:Etter offl § 6.2b kan dokumenter unntas fra offentlighet av hensyn til forsvarlig gjennomføring av institusjonens økonomiske rammeavtaler med næringslivet. Dette vil gjelde ved forhandlinger om leveringsvilkår, priser, omfang av tjenester m.m.
Dersom det gjelder økonomiske forhold til enkeltpersoner, skal dokumentene unntas med hjemmel i offl § 5a, jf. fvl § 13.
Dokumenter kan unntas når det er nødvendig av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av institusjonens økonomi-, lønns- eller personalforvaltning. Dette vil gjelde i budsjettbehandlingen, henvisning til offl § 6.2a.
Anbud, tilbud og anbudsprotokoller kan også unntas offentlighet med hjemmel i offl § 6.2a.