Sjekkliste for introduksjon av nye medarbeidere
Sjekklisten er et forslag og forutsetter lokal tilpassing. Fordelingen av oppgavene bestemmes av den enkelte avdeling/seksjon/enhet (heretter kalt: enhet)
|
Tidspunkt |
Tiltak |
Anbefalt utført av |
Utført |
|
Før tilsetting |
Sende arbeidsavtale, ev. prøvetidsregler, IT-instruks og invitasjon til introduksjonsseminar |
OP-sek |
|
|
Etter tilsetting |
Avtale tiltredelsesdato Avtale med leder |
Pers. kons/leder |
|
|
1 md. før tiltredelse |
Gi informasjon til den nytilsatte samt orientere om fadderordningen |
Pers. kons. |
|
|
Før tiltredelse |
Orientere kolleger om tiltredelse |
Leder |
|
|
Utpeke fadder |
Leder |
||
|
Tildele kontor |
Leder |
||
|
Sørge for ryddig, rengjort kontor med kontorutstyr og HiO-krus til første dag |
Pers. kons |
||
|
Sørge for e-postadresse, PC-tilgang og telefon: elektronisk skjema "registrering av ny bruker" |
Pers. kons./leder |
||
|
Sørge for at den nytilsatte blir meldt inn på postlister som ikke genereres automatisk. |
Leder/pers.kons. |
||
|
Sørge for navnskilt og posthylle |
Pers. kons. |
||
|
Gi beskjed til arkivet som tildeler initialer (gjelder TA-personalet) |
Pers. kons |
||
|
Sørge for at aktuelt informasjonsmateriell ligger på kontoret tiltredelsesdagen |
Pers. kons. |
||
|
Opprette personalmappe |
Pers. kons |
||
|
Første dag |
Ta i mot ny medarbeider i reservert tid, informere om fadderordningen og introdusere fadder |
Leder |
|
|
Avsette tid til deltakelse på introduksjonsseminar for nytilsatte |
Leder |
||
|
Informere om HiO, om enheten og gjennomgå introduksjonsprogram |
Fadder |
||
|
Gjennomgå stillingens innhold, forventninger til den nytilsatte, hva den nytilsatte kan forvente av HiO, og tildele oppgaver de første dagene |
Leder |
||
|
Orientere om brann- og øvrige sikkerhetsrutiner |
Pers. kons |
||
|
Utlevere nøkler og ordne nøkkelkort |
Pers. kons. |
||
|
Omvisning: enheten, post, arkiv, bibliotek, kantine, toalett m.m |
Fadder |
||
|
Presentasjon av kolleger |
Leder/fadder |
||
|
Fordelt på den første uken |
Ta med til lunsj, møtepunkter, møter og være tilgjengelig for å svare på spørsmål |
Fadder |
|
|
Sørge for informasjon om telefon, PC, kopiering og faks |
Fadder |
||
|
Orientere om arbeidstidsbestemmelser, fraværsmeldinger, IA-avtalen og møteordninger |
Pers. kons. |
||
|
Innføring i post og arkivrutiner |
Pers. kons. |
||
|
Innføring i filbehandling, mapper på fellesområde, og eget område og PC-kultur ved HiO |
Fadder |
||
|
Omfattende innføring i HiO-veven. Vise oppbygging og struktur, fraværsmarkering, møtekalender og viktige dokumenter |
Fadder |
||
|
Informere om sosiale tiltak, som for eksempel HiOs bedriftsidrettslag, storband, kor m.m samt informere om hvor man kan melde seg på e-postliste for å motta kulturtilbud. |
Fadder |
||
|
Informere om høgskolens arbeidsmiljøarbeid, samt vernetjenesten |
Pers. kons. |
||
|
Sette i kontakt med ansvarlig for tilrettelegging av den fysiske arbeidsplassen |
Fadder |
||
|
Etter 1 uke |
Kort oppfølgingssamtale med fokus på praktiske forhold og viktige "spilleregler" i enheten |
Leder |
|
|
Etter 1 md. |
Oppfølgingssamtale med fokus på forventningsoppfyllelse |
Leder |
|
|
Etter 3. md. |
Oppfølgingssamtale med fokus på kompetanse, oppgaver og arbeidsmiljø |
Leder |
|
|
Etter 1-6 md. |
Oppfølging i prøvetiden – samtale med leder |
Leder |
Spørsmål? Ta kontakt med Linn Christensen