Veiledning for medarbeidersamtaler ved HiO
Hva er en medarbeidersamtale?
En medarbeidersamtale er en planlagt, forberedt, strukturert og fortrolig samtale mellom medarbeider og nærmeste leder, med fokus på arbeidssituasjonen. Samtalen skal gjennomføres minst én gang årlig og være et supplement til den løpende kontakten som skal være til stede mellom leder og medarbeider. Den er en del av ledelsesfunksjonen og en del av den oppfølgingen medarbeiderne skal ha i sitt arbeid. For at samtalen skal svare til sin hensikt, er det viktig at lederen tar hensyn til ulike forhold på arbeidsplassen og hos den enkelte medarbeider og finner fleksible løsninger på gjennomføring og resultat.
Medarbeidersamtalen har fokus på planlegging, medarbeiderutvikling, medarbeiderens arbeidssituasjon og arbeidsmiljø. Den er et verktøy som skal bidra til motiverte medarbeidere, gode samarbeidsforhold og en god arbeidsorganisering.
Disiplinærsaker eller forhold som tenderer mot en personalsak, bør normalt følges opp i eget/egne møter og ikke være noe hovedtema i en medarbeidersamtale.
Drøfting av lønnskrav holdes utenom medarbeidersamtalen.
Formål
En medarbeidersamtale har ulike formål. Den skal bidra til å avklare forventninger, krav, ansvar og myndighet i forhold til arbeidsoppgaver og målsettinger, til kommunikasjon og trygghet mellom leder og medarbeider og til utvikling av et positivt arbeidsmiljø.
Samtalen skal gi medarbeidere i ulike livsfaser mulighet til å påvirke veivalg og prioriteringer som gjelder egen arbeidssituasjon og kompetanseutvikling. Eksempelvis skal seniormedarbeidere som er i siste del av yrkeskarrieren, gis mulighet til å drøfte om det er behov for eller ønske om tilrettelegging, kompetansepåfyll, redusert stilling eller overgang til pensjon.
Medarbeidersamtalen skal gi lederen mulighet til å bli bedre kjent med medarbeiderens opplevelse av sin arbeidssituasjon og hvilke behov og ønsker om utvikling og endring som ønskes, både når det gjelder arbeidsoppgaver, kompetanseutvikling og miljørettede tiltak. Dette er faktorer som er viktige når det gjelder personalutvikling, planlegging og ressursutnytting.
Samtalen skal også gi mulighet for at samtalepartene kan gi hverandre tilbakemelding om hvordan de oppleves i jobbsammenheng, også ut over det rent faglige.
Gjensidig tillit, likeverd og felles forståelse av samtalen
En god medarbeidersamtale er bygget på gjensidig tillit mellom leder og medarbeider. Både medarbeider og leder må få mulighet til å uttrykke ønsker og snakke om det som er viktig for dem. Toveis kommunikasjon og aktiv lytting bør prege samtalen. Lederne har ansvar for at alle i personalet er innforstått med hva en medarbeidersamtale er, hvordan den gjennomføres og hensikten med den. God praksis og nyttige rutiner må innarbeides og tilpasses i den enkelte enhet.
Forberedelse
Leder har ansvar for at tidspunkt for samtalen avtales i god tid (minst to uker før) og at forberedelsespapirer (samtaleskjema) deles ut. Samtalepartene bør forberede seg grundig til samtalen ved f.eks. å notere ned spesielle forhold en ønsker å legge vekt på, spørsmål en ønsker å diskutere, uklarheter en ønsker å rydde av veien osv. Ikke minst bør dette skje i situasjoner hvor det forventes at samtalen kan bli noe vanskelig.
Gjennomføring
Samtalen bør holdes på et egnet sted, og det må sørges for at den ikke blir avbrutt av telefoner eller andre henvendelser. Lengden på samtalene kan variere, men det bør settes av minst to timer. Medarbeideren kan reservere seg mot forhold av privat karakter ved samtalen, selv om vedkommende ikke kan reservere seg mot at arbeidsoppgaver, arbeidsutførelse og plikter en har som arbeidstaker blir tatt opp til drøfting. Dersom partene har behov for mer tid, bør det avtales en ny samtale så snart som mulig. Fleksibilitet bør prege gjennomføringen.
Oppsummering og evaluering
Lederen har ansvar for å oppsummere hovedpunktene fra samtalen i en handlingsplan/et avtaleskjema. Eventuelle tiltak, utviklingsplaner, tidsfrister og ansvarsforhold må komme tydelig fram. Handlingsplanen skal godkjennes av begge parter og er en avtale mellom medarbeider og leder. Det som eventuelt må videreformidles skal være klargjort og akseptert av begge parter.
Avtalen er forpliktende og underskrives og oppbevares av begge.
Ved lederskifte bør samtalepartene avklare om ny leder skal informeres om avtalepunkter som er inngått. For øvrig skal arbeidsgivers dokumenter fra tidligere samtaler makuleres.
Det kan være hensiktsmessig med en vurdering til slutt om samtalen svarte til forventningene, også sett i forhold til forberedelse og gjennomføring. Eventuelle svakheter ved skjemaet bør også noteres.
Oppfølging
Oppfølgingssamtaler kan bidra til at handlingsplaner og avtaler blir repetert, revurdert og fulgt opp, og at nødvendige korrigeringer blir foretatt. Slike oppfølgingssamtaler kan holdes når som helst i perioden mellom medarbeidersamtalene dersom en eller begge parter opplever et behov for det.
Det er viktig at det man blir enig om i medarbeidersamtalene, blir fulgt opp. En hver medarbeidersamtale bør derfor starte med en gjennomgang av handlingsplan fra forrige periode for å sikre at oppfølging og nødvendige tiltak er gjort. På denne måten vil samtalen kunne bli et godt redskap for utvikling av den enkelte medarbeider og virke motiverende i det videre arbeidet.