Retningslinjer for bruk av elektronisk post

Anbefalinger ved bruk av E-post ved HiØ

• E-post skal benyttes til å sende viktige beskjeder ved HiØ.
• Saksbehandlere bør benytte E-post til å sende over dokumenter som skal behandles videre.
• Elektronisk post vil bli sidestilt med den ordinære postgangen, dvs. at det er den enkeltes ansvar og plikt å gå igjennom sin elektroniske postkasse (Innfør den vane å åpne postkassen din når du kommer på jobb).
• Begrens antall mottakere. Vær varsom med bruk av distribusjonslister. Tenk etter om meldingen er relevant for alle mottakerne.
• Begrens innholdet. La en melding bare omfatte et emne hvis mulig. Det er bedre med flere korte meldinger enn en lang.

Slik skal E-post ikke benyttes

• E-mail er ikke en avis. Annonsering o.l. skal ikke forekomme. Det skaper unødvendig irritasjon å være nødt til å motta store mengder søppel som man ikke har behov for.
• Distribusjonslister skal ikke brukes med mindre det skal spres informasjon som er nødvendig av hensyn til skolens virksomhet.
• Det skal ikke forekomme vedlegg til brev som sendes ut over en distribusjonsliste. Dokumenter som mange skal ha tilgang til, legges opp som web-sider eller i andre fellesområder. Referansen kan så distribueres.

Etikk ved bruk av E-post:

• Send ikke meldinger til andre i en form som du ikke vil andre skal sende til deg.
• Meldinger skal være i tråd med vanlig høflighet, og ikke virke støtende på noen.
• Vanlige standarder for alminnelig god oppførsel må følges.
• Se også Prinsipper for ansvarlig EDB bruk.

Driftsrutiner:

• Meldinger eldre enn 60 dager vil bli slettet fra postkassen. Meldinger som er av en slik karakter at de ønskes oppbevart for "evig tid", bør lagres i en folder i postsystemet.