IRIS - Ayuda administrativa
QuickStart Guide
 
Secciones de ayuda:
Cuentas
Volver arriba
Como representante de una institución ERASMUS, usted tiene automáticamente derecho a una cuenta en el sistema IRIS.
El nombre de usuario de la cuenta es el mismo que su código de institución ERASMUS, con la salvedad de que el espacio que sigue al código de país será sustituido por un guión.
Por ejemplo, si su código de universidad ERASMUS es:
N BERGEN01
su nombre de usuario administrativo será:
N-BERGEN01
(es decir, con un guión en lugar de un espacio). El nombre de usuario se escribirá siempre en mayúsculas.
Contraseñas y acceso al sistema
Volver arriba
Como miembro de IRIS, su agencia nacional SÓCRATES / ERASMUS deberá haberle hecho llegar su nombre de usuario y su contraseña.
Para acceder al sistema, seleccione la opción "Acceso" en los enlaces directos de la derecha. Se le pedirá que introduzca su nombre de usuario (recuerde que debe escribirlo con mayúsculas, pues el procedimiento de acceso lo detectará) y la contraseña (también en este caso el proceso distingue entre mayúsculas y minúsculas. La contraseña puede estar constituida por letras mayúsculas y minúsculas y caracteres numéricos. Deberá introducir exactamente la contraseña que se le ha proporcionado). A continuación, accederá a la página administrativa principal de la universidad, desde la que podrá crear, revisar y gestionar informes dirigidos a los estudiantes de su institución.
Cambio de contraseña
La primera vez que acceda al sistema y, posteriormente, a intervalos regulares (en cada serie de informes), deberá cambiar la contraseña de su cuenta de administrador. Podrá hacerlo desde la página principal de la sección de la universidad. El objeto de esta medida es garantizar la seguridad. Recuerde que deberá memorizar la nueva contraseña, o anotarla y guardarla en un lugar seguro. Si olvida o pierde su contraseña, contacte con su agencia nacional ERASMUS o envíe un mensaje a iris@siu.no (administrador técnico).
Preparación de informes
Volver arriba
Desde la página principal de la universidad, puede seleccionar “Preparar Informes”. Accederá a una página en la que podrá introducir la información básica correspondiente a cada estudiante saliente. Ello incluye el nombre y los apellidos del estudiante, el posible número de identificación del estudiante, la dirección de correo electrónico del mismo, el código de la institución de acogida, el sexo del estudiante, ámbito de estudio y los datos del periodo de intercambio ERASMUS. Todos estos datos son obligatorios, excepto el número de identificación del estudiante y la dirección de correo electrónico. Sin embargo, se recomienda encarecidamente proporcionar la dirección de correo electrónico, lo que le permitirá enviar automáticamente mensajes a sus estudiantes con enlaces a sus informes.
A menos que haya un error en el informe, cuando guarde los datos, accederá automáticamente a un nuevo informe, permitiéndole registrar sucesivamente a varios estudiantes. En caso de existir problemas con los datos introducidos, volverá al informe en curso y se le proporcionarán detalles relativos a los errores existentes.
Estado del informe
Volver arriba
En la página “Ver informes” podrá ver todos los informes registrados bajo su código de institución ERASMUS. Los informes pueden encontrarse en cuatro estados:
Abierto (mensajes sin enviar)
Abierto (mensajes enviados)
Completo
Publicado
Todo informe se encontrará en estado “Abierto (mensajes sin enviar)” en el momento de su creación.
Cuando se hayan enviado los mensajes con los enlaces del informe, éste pasará al estado “Abierto (mensajes enviados)”. Mientras que un informe se encuentre en estado “Abierto”, el estudiante podrá modificarlo.
El informe pasará al estado “Completo” cuando haya sido marcado como terminado por el estudiante, correspondiendo, seguidamente, al coordinador de ERASMUS su revisión y publicación. El público podrá acceder al informe, excepto en lo referente a las preguntas abiertas.
Un informe en estado “Publicado” ha sido aprobado por el coordinador ERASMUS y estará totalmente disponible al público, incluyendo las preguntas abiertas.
En los informes públicos se respeta siempre el anonimato de los datos personales.
Flujo de elaboración de informes
Volver arriba
El coordinador comienza creando informes preliminares, ya sea introduciendo manualmente la información o enviando un archivo Excel con los datos básicos del estudiante (ver el apartado “Importar datos de un informe” más adelante).
Todos los informes creados tienen inicialmente el estado “Abierto (mensajes sin enviar)”. En la página “Ver informes” podrá ver todos los informes clasificados en función de su estado. En los informes abiertos se pueden realizar dos “Acciones”: “Ver” y “Editar”. Se utilizará la acción “Ver” para ver los detalles básicos que se han introducido para cada estudiante y también para eliminar informes erróneos. La función “Editar” se utilizará para modificar los detalles básicos en caso necesario.
Todo informe abierto tiene un enlace asociado al mismo que deberá enviar al estudiante junto con las instrucciones correspondientes (ver la sección “Correo electrónico automatizado" más adelante).
Se puede ver el enlace de un informe seleccionando la opción “Ver” junto al nombre del estudiante o seleccionando "Enlaces a los informes abiertos" en la parte superior de la página “Ver informes”.
"Publicar" y "Autorizar edición"
Una vez que el estudiante ha marcado el informe como completo, podrá seleccionar la función "Revisar" para verificar el informe completo. Cuando haya comprobado que el informe no contiene datos censurables o incorrectos, podrá seleccionar "Publicar" en la parte superior del informe para ponerlo a disposición del público. NOTA: cuando se haya publicado un informe, ya no podrá modificarse ni eliminarse. El contenido de los informes publicados estará abierto al público, si bien se mantendrá el anonimato del autor.
Si utiliza el informe completo del estudiante como criterio para el pago del último plazo de la beca ERASMUS, este sistema constituirá un modo sencillo para comprobar qué estudiantes han enviado un informe válido.
También puede seleccionar "Autorizar edición" para volver a poner el informe en estado “Abierto”. Este procedimiento será de utilidad si el informe contiene información frívola o censurable, o cualquier contenido que, por alguna razón, sea ilegal o inapropiado en su país o localidad. Si utiliza esta función, deberá ponerse en contacto con el estudiante para que pueda realizar los cambios necesarios y, a continuación, volver a marcar el informe como terminado.
Una vez publicado un informe, podrá seleccionar de nuevo la función “Ver”, en esta ocasión para ver el informe completo y no únicamente la información básica, como en el caso de los informes abiertos.
Los demás estudiantes y el público sólo tendrán pleno acceso a los informes Publicados una vez garantizado el anonimato. Se podrá acceder a los informes completos, pero las preguntas abiertas permanecerán ocultas hasta el momento de la publicación. Los informes abiertos sólo serán visibles para la institución que los ha creado en primer lugar.
Correo automatizado
Volver arriba
IRIS permite el envío automático de mensajes con los enlaces de los informes. En la función "Correo" de la barra de navegación encontrará las instrucciones para la utilización de esta herramienta.
Cuando el estudiante reciba el enlace del informe, sólo tendrá que abrir el enlace en su explorador de red. A continuación podrá rellenar el informe y marcarlo como terminado una vez cumplimentado y revisado. Cuando el estudiante marque el informe como terminado, éste aparecerá con el título “Completo” en la página “Ver informes”.
Importación de datos de informes
Volver arriba
Si tiene un gran número de estudiantes salientes (más de 40), la mejor opción tal vez sea introducir la información en un archivo de hoja de cálculo y enviarlo a IRIS para que lo importe. De esta forma se ahorra tiempo en comparación con el procedimiento de introducir la información mediante los formularios en línea, a la vez que se reduce la carga de trabajo en el servidor de IRIS.
Para gestionar la importación de datos de forma eficaz, deberá enviarse en el formato adecuado. Si desea utilizar la opción de importar informes desde un archivo de hoja de cálculo, descargue el archivo de muestra que se adjunta en el pie de página (formato Excel) y asegúrese de que sus datos tienen la misma estructura. Las columnas obligatorias tienen el encabezamiento de color rojo. La dirección de correo electrónico y el número de identificación del estudiante no son obligatorios, si bien se recomienda encarecidamente que se incluya la dirección de correo electrónico para poder hacer uso de las funciones de correo automatizado.
Seguidamente, envíe un mensaje a iris@siu.no adjuntando el archivo de hoja de cálculo con los datos de los estudiantes que desea importar. Registraremos los datos lo más rápidamente posible.
Si no envía sus datos en el mismo formato que el archivo de muestra, no podremos garantizar que sus datos se importen o que la importación se realice correctamente.
|