IRIS - Guida amministrativa
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Argomenti della guida
Account
Cima
Gli istituti ERASMUS ricevono automaticamente un account nel sistema IRIS.
Il nome utente per l'account è uguale al codice ERASMUS dell'istituto, con l'unica differenza che lo spazio che segue il codice del paese viene sostituito da un trattino.
Se, ad esempio, il codice ERASMUS dell'università è:
N BERGEN01
il nome utente di amministrazione è:
N-BERGEN01
(cioè con un trattino al posto dello spazio). Il nome utente è sempre in lettere maiuscole.
Password e login
Cima
Ogni partecipante IRIS riceve un nome account e una password dall'agenzia nazionale SOCRATES / ERASMUS.
Per eseguire il login, selezionare "login" dai Collegamenti rapidi a destra. Viene richiesto di inserire il nome utente dell'amministratore (ricordare di usare le maiuscole; il processo di login tiene conto del formato maiuscolo / minuscolo) e la password (anche questo processo tiene conto del formato maiuscolo/minuscolo; la password può comporsi di una combinazione di lettere maiuscole, lettere minuscole e numeri e deve essere inserita esattamente come è stata comunicata). Si apre la pagina principale di amministrazione dell'università nella quale è possibile creare, rivedere e amministrare i report per gli studenti dell'istituto.
Modifica delle password
La prima volta che si utilizza il sistema e, in seguito, a intervalli regolari (per ogni ciclo di report) è opportuno modificare le password dell'account di amministrazione. L'opzione per eseguire questa modifica si trova nella pagina principale, nella sezione relativa all'università. Si consiglia di seguire questa procedura per motivi di sicurezza. Memorizzare la nuova password o trascriverla in un luogo sicuro: se si dimentica o si perde la password, rivolgersi all'agenzia nazionale ERASMUS o inviare un messaggio e-mail a iris@siu.no (amministratore tecnico).
Preparazione dei report
Cima
Dalla pagina principale dell'università, selezionare "Prepara report". Si apre una pagina in cui è possibile inserire le informazioni di base per ogni studente in partenza. I dati includono il nome e il cognome dello studente, possibilmente il suo numero ID, il suo indirizzo e-mail, il codice dell'istituto ospitante, il sesso dello studente, l'area di studio e i dati sul periodo dello scambio ERASMUS. Ad eccezione del numero ID dello studente e del suo indirizzo e-mail gli altri dati sono tutti obbligatori. In ogni caso si suggerisce vivamente di inserire anche l'indirizzo e-mail dello studente che consentirà di inviargli automaticamente dei messaggi e-mail con dei collegamenti ai report che lo riguardano.
Se il report è corretto, quando si salvano le informazioni si passa automaticamente a un report nuovo che consente di registrare una serie di studenti in rapida successione. In caso di problemi con i dati, il sistema ritorna al report corrente e fornisce ulteriori indicazioni sull'errore.
Stato dei report
Cima
Dalla pagina Visualizza report è possibile vedere tutti i report registrati con il codice ERASMUS del proprio istituto. Un report può assumere uno di quattro stati:
Aperto (e-mail non inviati)
Aperto (e-mail inviati)
Completato
Pubblicato
Quando viene creato, un report è nello stato "Aperto (e-mail non inviati).
Dopo l'invio di messaggi e-mail con dei collegamenti al report, un report viene etichettato come "Aperto (e-mail inviati). Lo studente può modificare un report finché rimane nello stato "Aperto".
Se lo stato di un report è "Completo" significa che lo studente lo ha contrassegnato come completo e che spetta al coordinatore ERASMUS rivederlo e pubblicarlo. Un report completo è disponibile al pubblico, ad eccezione delle domande con risposte aperte.
Un report che è stato approvato dal coordinatore ERASMUS ha lo stato "Pubblicato" ed è disponibile pubblicamente nella sua interezza, risposte aperte incluse.
I report pubblici sono sempre anonimi.
Il ciclo del processo dei report
Cima
Il coordinatore comincia con il creare dei report preliminari, inserendo manualmente le informazioni oppure inoltrando un file Excel che contiene i dati di base sullo studente (v. "Importazione dei dati dei report" di seguito).
All'inizio i report creati hanno lo stato "Aperto (e-mail non inviati)". Nella pagina Visualizza report i report sono tutti visibili in base al loro stato. Per i report aperti sono disponibili due "Azioni": Visualizza e Modifica. L'opzione Visualizza consente di visualizzare i dettagli di base specificati per lo studente e di cancellare i report errati; l'opzione Modifica consente di modificare i dettagli di base in caso di necessità.
Un report aperto è associato a un collegamento che deve essere inviato allo studente assieme alle istruzioni (v. "Automated e-mailing" di seguito).
Per rendere visibile il collegamento a un report, selezionare "Visualizza" accanto al nominativo dello studente oppure "Collegamenti ai report aperti" in cima alla pagina Visualizza report.
"Pubblica" e "Rendi modificabile"
Quando uno studente ha contrassegnato il report come completo, è possibile selezionare l'azione "Revisiona" per controllare tutto il report. Dopo avere constatato che il report non contiene errori o affermazioni discutibili, si può selezionare l'opzione "Pubblica" nell'area superiore del report per renderlo disponibile pubblicamente. NOTA: un report pubblicato non può essere più modificato o cancellato. Il contenuto dei report pubblicati è disponibile pubblicamente anche se i report sono anonimi.
Il report completato dallo studente può essere usato come criterio per pagare l'ultima parte della borsa di studio ERASMUS e costituisce, in questo modo, un modo semplice per sapere quali studenti hanno inoltrato un report valido.
È anche possibile selezionare "Rendi modificabile" per riportare il report nello stato "Aperto". Questa opzione è utile se il report contiene affermazioni superflue o di discutibili o di natura tale da risultare illecite o inappropriate nel luogo / paese in questione. In questo caso è necessario contattare lo studente per richiedergli di eseguire le modifiche necessarie e poi contrassegnare nuovamente il report come finito.
Dopo la pubblicazione del report, è possibile scegliere nuovamente l'azione "Visualizza" che, questa volta, consente di visualizzarne la versione integrale e non soltanto i dati di base come avviene per un report aperto.
Solo un report Pubblicato è disponibile interamente agli altri studenti e al pubblico dopo essere stato reso anonimo. I report completi sono disponibili, ma le domande aperte rimangono nascoste fino alla pubblicazione. I report aperti sono visibili solo all'istituto che li ha creati.
Posta automatica
Cima
L'IRIS consente l'invio automatico di messaggi e-mail per i collegamenti dei report. Per istruzioni, andare a "Mail" nella barra di navigazione.
Quando lo studente riceve il collegamento al report, deve semplicemente aprire il collegamento dal browser Web. Lo studente deve, poi, compilare il report e contrassegnarlo come finito una volta che lo ha completato senza errori. Quando lo studente lo contrassegna come finito, il report diventa visibile sotto l'intestazione "Completato" nella pagina Visualizza report.
Importazione dei dati dei report
Cima
Se il numero di studenti in partenza è alto (oltre 40) può essere conveniente inserire le informazioni in un foglio di calcolo che sarà poi inviato a IRIS per essere importato. Questa procedura è più rapida rispetto all'inserimento dei dati nei moduli on-line e snellisce il carico di lavoro per il server IRIS.
I dati importanti devono essere inoltrati nel formato giusto per garantirne una gestione efficace. Se si desidera che i report siano importati da un foglio di calcolo, acquisire il file di esempio seguente (in formato Excel) e controllare che i dati utilizzino la stessa struttura. Le colonne obbligatorie sono quelle con l'intestazione rossa; il numero ID dello studente e il suo indirizzo e-mail non sono obbligatori, ma si suggerisce vivamente di specificare l'indirizzo e-mail per consentire l'uso delle funzioni di posta automatica.
Inviare, quindi, un messaggio e-mail a iris@siu.no con allegato il foglio di calcolo che contiene i dati sullo studente da importare. La registrazione dei dati avverrà in tempi quanto più brevi possibile.
Non si forniscono garanzie circa la correttezza dei dati importati o l'esecuzione dell'importazione se i dati forniti non sono nello stesso formato del file di esempio.
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