IRIS - Hilfe
QuickStart Guide
 
Hilfe-Abschnitte:
Konten
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Als ERASMUS-Institution haben Sie automatisch ein Konto auf dem IRIS-System.
Der Benutzername für das Konto ist der ERASMUS-Code Ihrer Institution, lediglich die Leerstelle hinter dem Ländercode wird durch einen Bindestrich ersetzt.
Falls der ERASMUS-Code Ihrer Universität “N BERGEN01” lautet, so ist Ihr Benutzername “N-BERGEN01”
(also mit einem Bindestrich statt einer Leerstelle). Der Benutzername muss immer in Großbuchstaben geschrieben werden.
Passwörter und Anmeldung
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Als Teilnehmer an IRIS müssten Sie den Namen Ihres Kontos und das Passwort von Ihrer nationalen SOCRATES/ERASMUS-Geschäftsstelle erhalten haben.
Für die Anmeldung wählen Sie "Anmelden" aus den Quick Links auf der rechten Seite. Sie werden dann zur Eingabe Ihres Benutzernamens (vergessen Sie bitte nicht, Grossbuchstaben zu verwenden) und Passwortes aufgefordert (auch hier auf Klein- und Großschreibung achten, es kann auch Ziffern enthalten. Das Passwort muss genau so, wie es Ihnen übermittelt worden ist, eingegeben werden). Sie werden dann zur Hauptadministrationsseite für Universitäten weitergeleitet, von wo aus Sie Berichte für Studenten von Ihrer Institution aus erstellen, überprüfen und verwalten können.
Änderung von Passwörtern
Wenn Sie zum ersten Mal das System benutzen – und danach in regelmäßigen Abständen (für jede Berichtsrunde) – sollten Sie die Passwörter für das Administrationskonto ändern. Dies geschieht von der Hauptseite in der Sektion Universität aus. Damit soll die Sicherheit gewährleistet werden. Vergessen Sie nicht das neue Passwort, vermerken Sie es an einem sicheren Ort. Wenn Sie Ihr Passwort bzw. Ihre Passwörter vergessen sollten, nehmen Sie entweder mit Ihrer nationalen ERASMUS-Geschäftsstelle Kontakt auf oder senden eine E-Mail an iris@siu.no (technischer Administrator).
Erstellen von Berichten
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Auf der Haupt-Universitätsseite können Sie “Bericht erstellen” wählen. Sie gelangen dann auf eine Seite, auf der Sie die grundlegenden Informationen über jeden Studenten eingeben, wie Vor- und Nachname, eventuell eine Immatrikulationsnummer, die E-Mail-Adresse, den Code der Gastinstitution, das Geschlecht, Studienfach und die ERASMUS-Austauschzeit. Mit Ausnahme der Immatrikulationsnummer und der E-Mail-Adresse sind alle diese Angaben erforderlich. Wir empfehlen jedoch ausdrücklich, die E-Mail-Adresse des Studenten anzugeben, da Sie auf diese Weise automatisch E-Mails an Studenten mit Links zu ihren Berichten versenden können.
Sofern bei der Erstellung des Berichts kein Fehler auftritt, gelangen Sie bei Speicherung der Informationen automatisch zu einem neuen Bericht, so dass Sie mehrere Studenten schnell hintereinander abrufen können. Falls irgendwelche Probleme auftreten sollten, gelangen Sie wieder zum aktuellen Bericht und werden über Einzelheiten des Problems informiert.
Berichtsstatus
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Auf der Seite “Berichte anschauen” erscheinen alle unter dem ERASMUS-Code Ihrer Institution registrierten Berichte. Der Berichtsstaus ist einer der vier folgenden:
Offen (E-Mails nicht gesendet)
Offen (E-Mails gesendet)
Fertig
Veröffentlicht
Ein Bericht hat den Staus “Offen (E-Mails nicht gesendet)”, wenn er zum ersten Mal erstellt wird.
Wenn E-Mails mit Links zu Berichten versandt worden sind, erhält ein Bericht den Status “Offen (E-Mails gesendet)”; so lange der Bericht diesen Status hat, kann er vom Studenten bearbeitet werden.
Ein fertig gestellter Bericht wird vom Studenten mit dem Status “Fertig” versehen. Jetzt muss der ERASMUS-Koordinator den Bericht überprüfen und veröffentlichen. Er steht – mit Ausnahme alltäglicher Fragen – der Öffentlichkeit zur Verfügung.
Ein Bericht mit dem Status “Veröffentlicht” wurde vom ERASMUS-Koordinator angenommen und wird einschließlich alltäglicher Fragen in seiner Gesamtheit der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt.
Persönliche Angaben werden in öffentlichen Berichten grundsätzlich anonymisiert.
Der Ablauf bei der Erstellung von Berichten
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Der Koordinator beginnt mit der Erstellung eines vorläufigen Berichts, indem er die Informationen entweder manuell eingibt oder eine Excel-Datei mit den Basisinformationen über den Studenten benutzt (siehe unten unter “Import von Berichtsdaten”).
Jeder Bericht, den Sie anfangs erstellen, hat den Status “Offen (E-Mail nicht gesendet”). Auf der Seite “Berichte anschauen” können Sie sämtliche Berichte entsprechend ihrem Status sehen. Offene Berichte können Sie “Anschauen” und “Bearbeiten”. “Anschauen” können Sie benutzen, um die für den Studenten eingegebenen Einzelheiten einzusehen und um unrichtige Berichte zu löschen. Benutzen Sie “Bearbeiten”, um nötigenfalls grundlegende Einzelheiten zu ändern.
Ein offener Bericht hat einen Link zu sich selbst, den Sie dem Studenten gemeinsam mit Anweisungen senden sollten (siehe unten "Automatisches Versenden von E-Mails”).
Sie können den Link zu einem Bericht sehen, indem Sie “Anschauen” neben dem Namen des Studenten oder “Links zu den offenen Berichten” oben auf der Seite “Berichte anschauen” wählen.
"Veröffentlichen" und "Nochmaliges Bearbeiten"
Nachdem ein Student einen Bericht als “fertig” bezeichnet hat, können Sie die Funktion “Überprüfen” für den gesamten Bericht wählen. Sobald Sie sich vergewissert haben, dass der Bericht nichts Anstößiges und nichts Fehlerhaftes enthält, können Sie “Veröffentlichen” wählen, um den Bericht der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. BEACHTEN SIE BITTE: Sobald Sie einen Bericht veröffentlicht haben, kann er nicht mehr bearbeitet und nicht mehr gelöscht werden. Der Inhalt veröffentlichter Berichte wird allgemein zugänglich sein, obgleich sie anonymisiert werden.
Falls Sie den fertigen Bericht des Studenten als ein Kriterium für die Zahlung der letzten Rate des ERASMUS-Stipendiums heranziehen, ist dies ein einfacher Weg, um festzustellen, welche Studenten einen gültigen Bericht übermittelt haben.
Sie können auch „Nochmaliges Bearbeiten“ wählen, um den Bericht wieder in den Status „Offen“ zu versetzen. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Bericht frivole, anstößige oder solche Dinge enthalten sollte, die aus bestimmten Gründen in Ihrem Land oder dort, wo Sie sich befinden, illegal oder unangemessen sind. Falls Sie diese Option wählen, müssen Sie mit dem Studenten bzw. mit der Studentin Kontakt aufnehmen, so dass er bzw. sie die notwendigen Änderungen vornehmen kann und den Bericht anschließend fertig stellen kann.
Nachdem ein Bericht veröffentlicht ist, können Sie wiederum „Anschauen“ wählen, um den gesamten Bericht zu sehen und nicht nur, wie bei einem offenen Bericht, die Basisdaten.
Lediglich Veröffentliche Berichte werden vollständig anderen Studenten und der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt. Fertig gestellte Berichte sind zugänglich, aber alltägliche Fragen werden bis zur Veröffentlichung versteckt. Offene Berichte sind nur für die Institution, die sie als erste erstellte, einsehbar.
Automatisiertes Versenden von E-Mails
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Mit IRIS können Sie automatisch E-Mails versenden. Die Anweisungen finden Sie unter "Mail“ in der Navigationsleiste.
Wenn der Student den Berichtslink erhält, öffnet er diesen Link in seinem Browser. Anschließend schreibt er den Bericht und kennzeichnet ihn als beendet, wenn er fertig gestellt ist und keine Fehler enthält. Danach erscheint der Bericht unter der Überschrift „Fertig“ auf der Seite „Berichte anschauen“.
Import von Berichtsdaten
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Bei einer großen Zahl von Studenten (mehr als 40) ist es möglicherweise zweckmäßig, die Informationen in eine Datei eines Tabellenkalkulationsprogramms einzugeben und sie dann an IRIS für den Import zu senden. Dies spart Zeit gegenüber dem Eingeben der Informationen in die Onlineformulare und verringert zudem die Arbeitsbelastung des IRIS-Servers.
Um den Datenimport effizient bewerkstelligen zu können, müssen die Daten im geeigneten Format übermittelt werden. Falls Sie von einer Datei eines Tabellenkalkulationsprogramms Berichte importieren lassen wollen, laden Sie bitte die untere Beispieldatei (Excel-Format) herunter und vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten die gleiche Struktur haben. Notwendige Spalten haben eine rote Überschrift. Die E-Mail-Adresse und die Immatrikulationsnummer des Studenten sind nicht erforderlich; es wird jedoch dringend empfohlen, die E-Mail-Adresse für die Funktionen des automatisierten Versendens von E-Mails anzugeben.
Anschließend senden Sie bitte eine E-Mail an iris@siu.no und fügen die Datei des Tabellenkalkulationsprogramms mit den Daten des Studenten, die Sie importieren lassen wollen, als Attachment bei. Wir werden die Daten so schnell wie möglich aufnehmen.
Wir können einen korrekten Import der Daten – oder deren Import überhaupt – nur dann garantieren, falls Sie die Daten im selben Format wie in der Beispieldatei übermitteln.
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