3.8 Økonomi- og personaladministrasjonen

Om enheten
Økonomi- og personaladministrasjonen hos Høgskolen i Nesna er en enhet med felles leder; økonomi- og personalsjefen. Personalområdet har koordinerende og utøvende oppgaver i forhold til personalforvaltningen, personalutvikling og personaladministrasjon, mens økonomiområdet har koordinerende og utøvende oppgaver i forhold til økonomiforvaltningen. Her vedlikeholdes et sett av budsjett- og regnskapsprosesser som tilfredsstiller Riksrevisjonens krav til virksomhetsstyring og kontroll. Renholdstjenesten ved høgskolen er organisatorisk tilknyttet økonomi- og personaladministrasjonen, og har ansvar for alt renhold ved campus Nesna.

Fordeling av økonomiske ressurser og dimensjonering av høgskolens personalressurser er viktige støtteprosesser for styring og ledelse av Høgskolen i Nesna.

Mål og planer
Strategisk plan for 2002 - 2006 sier følgende om høgskolen som organisasjon:
Høgskolens viktigste ressurser for å møte nye utfordringer er engasjerte ansatte og studenter som aktivt bidrar til utvikling av fagmiljøene og høgskolen som organisasjon. Fagkompetansen hos de ansatte er utgangspunkt for høgskolens virksomhet, og fagkompetansen må videreutvikles og bygges ut. Det må også for administrativt og akademisk/teknisk personale legges vekt på å vedlikeholde og videreutvikle nødvendig kompetanse.
Høgskolen i Nesna vil vektlegge tiltak rettet mot arbeidsmiljøet. Et godt arbeidsmiljø har stor betyding for både rekruttering til og kvaliteten på det arbeidet som utføres. Det er viktig at alle - både den vitenskapelige og teknisk/administrative stab og studentene, trives og opplever miljøet som faglig stimulerende.

Prioriterte mål og tiltak
Høgskolen i Nesna skal tilby et godt arbeidsmiljø som stimulerer til innsats og kvalitet på alle nivå i organisasjonen.
For å oppnå dette skal Høgskolen i Nesna:

Drive en aktiv personalpolitikk som viser omsorg for og stiller krav til de ansatte.
Videreføre arbeidet med organisasjonsutvikling med vekt på større fleksibilitet og nettverk.
Videreutvikle og skaffe ny fagkompetanse blant personalet i henhold til de behov høgskolens virksomhet skaper.
Gjennomføre en aktiv likestillingspolitikk som bl. a tilstreber samsvar mellom prosentdelen kvinner og menn i ulike lederstillinger og prosentdelen kvinner og menn i organisasjonen for øvrig.
Videreutvikle en god seniorpolitikk.
Oppnå et mangfold av medarbeidere med ulik bakgrunn.
Videreutvikle administrative rutiner, arbeidsformer og samarbeid mellom faglig og administrativt/teknisk personell.
Videreføre arbeidet med oppgradering av bygningsmassen med sikte på å skaffe hensiktsmessige lokaler med tilstrekkelig kapasitet for det student- og virksomhetsmål som er satt.

Prosesseierskap
Økonomi- og personalsjefen har ansvar for økonomi og personalforvaltningen.

Arbeidsområde:	3.9 Økonomi og personal			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Arbeidsområde:	Økonomi og personalforvaltning
Omfatter:	Arbeid med innkjøp, budsjett, regnskap, lønn og rapportering, personalforvaltning, bygg og renhold
Administrative systemer:	Agresso, SAP, Contempus, ePhorte, Mstas
Handlingsplan:	Handlingsplan for Økonomi, personal og renhold
Eksterne dokumenter:	Bestemmelser om økonomistyring i staten Etiske retningslinjer for statstjenesten Ferieloven Handlingsplaner Hovedavtalen Hovedinstruks om økonomi forvaltning i universitet og høgskoler Hovedtariffavtalen Lovdata (nettside med alle lover og forskrifter) Lov om universiteter og høgskoler Personalplan for staten Reglement for økonomistyring i staten Rundskriv R-106 (unntak om bruttoprinsippet) Statens blankettservice Statens pensjonskasse Statens personalhåndbok Statens reiseregulativ Tildelingsbrev
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Innkjøp	Økonomi- og personalsjef	Ihht. til disposisjonsmyndinghetsskriv	Kontinuerlig	*Innkjøpsreglement
2. Budsjett og økonomistyring	Økonomi-og personalsjef	Økonomi og personalkontor Dekan	Kontinuerlig	Hovedregler økonomiforvaltning HiNe Økonomihåndboka *Organisering og delegering - økonomiforvaltning ved HiNe Årshjul
3. Lønn, honorarer og reiseregninger	Økonomi-og personalsjef	Økonomi og personalkontor	Kontinuerlig	Brukerhåndbok for registrering av lønn, honorar, reiseregning finnes i lønnssystemet SAP. Kopi av deler av brukerhåndboken befinner seg på personalkontoret. Lønnspolitisk plan Brukerdokumentasjon SAP/ESS Reiseregningsskjema Flytteregninsskjema Overtidsskjema *Forskuddsskjema Årshjul
4. Regnskap	Økonomi-og personalsjef	Økonomi og personalkontor	Kontinuerlig	Kontoplan HiNe gjeldende fra 2006 Hovedregler økonomiforvaltning HiNe Økonomihåndboka Organisering og delegering - økonomiforvaltning ved HiNe Årshjul
5. Rapportering	Økonomi-og personalsjef	Økonomi og personalkontor	Kontinuerlig	Interne rapporter: Regnskapsrapporter Avstemmingsrapporter Eksterne rapporter Budsjettdokumentet AA SPK SST Årshjul
6. Personalpolitikk	Økonomi-og personalsjef	Økonomi og personalkontor	Kontinuerlig	Håndbok for tilsatte ved HiNe Råd og utvalg ved HiNe Mal for medarbeidersamtaler Likestillingsplan Kriseplan for HiNe Omstillingsavtale for HiNe Tilpasningsavtale for HiNe Personalpolitisk plan for HiNe Alarmplan/vaktliste ansattesvømming Rekruttering av personale *Kompetanse Årshjul
7. Sykefravær	Økonomi-og personalsjef	Økonomi og personalkontor	Kontinuerlig	Rapport sykefravær Inkluderende arbeidsliv - avtalen Egenmeldingsskjema Rutiner ved sykefravær *IA-rutiner Årshjul
8. Renhold	Økonomi-og personalsjef	Renholdsleder Personal	Kontinuerlig	Datablad Renholdsplan
9. Bygg	Økonomi-og personalsjef	Statsbygg Personal AMU LMU	Kontinuerlig	Miljøledelse Datablad *Handlingsplan for funksjonshemmede
10. Helse, miljø og sikkerhet (HMS)	Økonomi-og personalsjef	Økonomi og personalkontor	Kontinuerlig	HMS-håndbok Handlingsplan for funksjonshemmede Retningslinjer for terminalbriller Konflikthåndteringsplan *Datablad Årshjul
11. Arbeidstid og ferie	Økonomi-og personalsjef	Økonomi og personalkontor - Dekan	Kontinuerlig	Ferieloven Personalpolitisk plan for Høgskolen i Nesna Normavtalen Arbeidsplaner Årshjul

Måling og rapportering
Høgskolen i Nesna rapporterer til Undervisnings og forskingsdepartementet etter regler og pålegg fra reglement om økonomistyring i staten.
Riksrevisjonen reviderer økonomiforvaltningen på grunnlag av årsregnskapet.

Kompetanseutvikling

Kompetanseutvikling
Personalpolitisk plan for 2006-2008 sier følgene om kompetanseutvikling:
Høgskolen har som arbeidsgiver og ikke minst som forsknings- og utdanningsinstitusjon, et stort ansvar for å legge forholdene til rette for medarbeidernes læring.

Kompetanse omfatter de kunnskaper, ferdigheter og holdninger som er nødvendig i en organisasjon for at oppgavene skal bli løst godt. Kompetanse brukes til å beskrive en organisasjons eller persons dyktighet til å utføre visse aktiviteter på en arbeidsplass. Kompetansebegrepet omfatter bl.a. faglig og jobbteknisk kompetanse, sosial kompetanse, strategisk kompetanse og læringskompetanse.

Kompetanseutvikling er en prosess som handler om å planlegge og iverksette tiltak og å tilrettelegge for læring i det daglige arbeidet gjennom å utvikle et læringsmiljø på arbeidsplassen.

Mål

Alle tilsatte ved Høgskolen i Nesna skal oppleve at deres reelle og formelle kompetanse på en konstruktiv og god måte blir benyttet, verdsatt og videreutviklet.
Høgskolen skal som en lærende organisasjon, ha en strategisk plan for de tilsattes kompetanseutvikling.
Høgskolen skal ha ordninger som legger forholdene praktisk til rette for kompetanseutvikling, herunder ordninger om permisjon og støtte til utgifter knyttet til kompetanseutvikling

Tiltak

Høgskolen i Nesna vil i planperioden utarbeide en kompetanseutviklingsplan som uttrykker mål og beskriver konkrete tiltak med angivelse av ansvarsforhold og ressursbehov.
En plan for kompetanseutvikling skal være et supplement til høgskolens øvrige faglige utviklingsarbeid, og understøtte og følge opp:

overordnede vedtak gjort av høgskolens styrende organer, herunder især av styret
kompetansebehov formidlet fra ledere med personalansvar
kompetansebehov formidlet av alle tilsatte gjennom medarbeidersamtaler
kompetansetiltak i tråd med føringer som har sin grunn i eksterne forhold

Høgskolen skal ha hensiktsmessige retningslinjer og rutiner som legger til rette for kompetanseutvikling, bl.a. når det gjelder permisjoner og støtteordninger.

Ansvar

Rektor og direktør skal initiere arbeidet med å utvikle en kompetanseutviklingsplan. Ledere med personalansvar kartlegger kompetansebehov og utarbeider kompetanseplaner i egen enhet. De iverksetter tiltak i egen regi eller i samarbeid med personalkontoret.
Personalkontoret har ansvaret for å lede/koordinere arbeidet med høgskolens kompetanseutvikling, herunder iverksette prosesser og gi frister
Medarbeiderne har ansvar for å

holde seg à jour i sin stilling
fremme kompetansebehov og drøfte dem med sin leder
bidra ved kartlegging av behov og gjennomføring og evaluering av tiltak
være aktiv i utviklingen av et miljø som fremmer kompetanseutvikling ved høgskolen

Rekruttering av personale

Rekruttering av personale
Personalpolitisk plan for 2006-2008 sier følgende i forhold til rekruttering:
Mål

HiNe skal føre en kvalitetsbevisst, målrettet og fleksibel rekrutteringspolitikk basert på løpende kartlegging av hvilken kompetanse som er nødvendig.
Rekruttering skal bidra til å styrke og utvikle institusjonens undervisnings- og forskningskompetanse.
Høgskolen skal styrke sin internasjonale rekruttering.
Rekruttering skal skje så raskt som mulig, men slik at grunnleggende krav om kvalitetssikring blir ivaretatt.

HiNe kan i rekrutteringssammenheng være villig til å ta i bruk særskilte virkemidler innenfor områdene lønn, kompetanseutviklingsmuligheter, fleksible arbeidstidsordninger, boligservice, og andre velferds-, helse-, miljø- og sikkerhetsordninger.

Gjennom stillingsbeskrivelse/kunngjøringstekst og profesjonell vurdering av søkere, er det HiNes siktemål å rekruttere høyt kvalifiserte og godt egnede medarbeidere til alle stillingstyper.

Rekruttering av faglig tilsatte
Ved rekruttering til faglige stillinger, skal det i tillegg til hovedkravet om faglige kvalifikasjoner, stilles krav om praktisk-pedagogiske kvalifikasjoner og personlig egnethet til å møte studenter og medarbeidere på en konstruktiv måte.

Høgskolelektor skal normalt være laveste stillingskategori for fast tilsetting ved Høgskolen i Nesna. Innenfor fagområder med manglende rekruttering, kan det fortsatt være aktuelt å foreta midlertidig tilsetting av personer med kompetanse som høgskolelærer. Tilsettingen skal kun gjelde for ett år av gangen, og ikke være av lengre sammenhengende varighet enn inntil 4 år. Kvalifiseringsstipend, eller lignende kan, benyttes for å gi høgskolelærere lektorkompetanse i løpet av en 3-årsperiode.

Stipendiatstillinger/ doktorgradsstipend og FoU-ressurs skal brukes aktivt som et virkemiddel for å fremme rekruttering av kvalifisert personell til HiNe.
Normal stipendiatperiode bør være 4 år med 25 % arbeidsplikt. Bindingstid skal praktiseres.
Høgskolen vil arbeide for å rekruttere høyt kvalifisert personell fra andre institusjoner til bistillinger (II-stillinger).

Rekruttering av administrativt tilsatt
Ved rekruttering til administrative stillinger, skal det ved saksbehandlerstillinger normalt kreves høyere utdanning. Ved alle typer stillinger skal det legges vekt på samarbeidsevne og endringskompetanse.

Rekruttering av ledere
Til alle lederstillinger og saksbehandlerstillinger har HiNe som siktemål å rekruttere personer med høyere utdanning, d.v.s. med minimum 3-4 års høgskole-/universitetsutdanning. I tillegg bør personlig egnethet vurderes. I særlige tilfeller kan det tilsettes personer i leder- og saksbehandlerstillinger der det legges mer vekt på dokumentert realkompetanse enn på formelle kvalifikasjoner.

Hovedprosesser for personalrekruttering:

Arbeidsområde:	Personalrekruttering teknisk eller administrative stillinger			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Ansettelser i teknisk eller administrative stillinger. Omfatter rekrutteringsprosessen fra offentlig kunngjøring til tilsetting av søkere
Relaterte dokumenter:	Lov om tjenestemenn Forvaltningsloven
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Stillingsutlysning	Direktør som leder i tilsettingsutvalg for tekn./adm stillinger	Førstekonsulent personal	Ved behov	Prosedyre og rutine for rekruttering av teknisk/adm personale
2. Søknadsregistrering	Personalsjef	Førstekonsulent personal	Ved behov	Prosedyre og rutine for rekruttering av teknisk/adm personale
3. Intervju, referanser	Nærmeste leder	Innstillende myndighet	Ved behov	Prosedyre og rutine for rekruttering av teknisk/adm personale
4. Innstilling	Direktør som leder i tilsettingsutvalg for tekn./adm stillinger	Innstillende myndighet	Ved behov	Prosedyre og rutine for rekruttering av teknisk/adm personale
5. Tilsetting	Direktør som leder i tilsettingsutvalg for tekn./adm stillinger	Tilsettingsutvalg for teknisk./adm. stillinger	Ved behov	Prosedyre og rutine for rekruttering av teknisk/adm personale

Arbeidsområde:	Personalrekruttering faglig/vitenskapelig personale			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Ansettelser av faglig/vitenskapelig personale. Omfatter rekrutteringsprosessen fra offentlig kunngjøring til tilsetting av søkere
Relaterte dokumenter:	Lov om tjenestemenn Forvaltningsloven Forvaltningsloven, Universitets - og høgskoleloven, Rundskriv F-14-95 Felles stillingsinstruks for undervisnings- og forskningsstillinger ved høgskoler og universiteter. Reglement for opprykk til førsteamanuensis, førstelektor og førstebibliotekar.
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Stillingsutlysning	Direktør som leder i tilsettingsutvalg for faglig/ vitenskapelig personale	Førstekonsulent personal	Ved behov	Prosedyre og rutine for tilsetting av faglig/vitenskapelig personale
2. Søknadsregistrering	Personalsjef	Førstekonsulent personal	Ved behov	Prosedyre og rutine for tilsetting av faglig/vitenskapelig personale
3. Sakkyndig vurdering	Personalsjefen	Tilsettingsutvalg for faglig/ vitenskapelig personale	Ved behov	Prosedyre og rutine for tilsetting av faglig/vitenskapelig personale
4. Intervju, referanser, prøveforelesning			Ved behov	Prosedyre og rutine for tilsetting av faglig/vitenskapelig personale
5. Innstilling	Dekan som leder i tilsettingsutvalg for faglig/ vitenskapelig personale	Innstillende myndighet	Ved behov	Prosedyre og rutine for tilsetting av faglig/vitenskapelig personale
6. Tilsetting	Direktør som leder i tilsettingsutvalg for faglig/ vitenskapelig personale	Tilsettingsutvalg for faglig/ vitenskapelig stillinger	Ved behov