| Reglement | Dato | Gitt av | Hjemmel |
|---|---|---|---|
| Eierskap og utlevering av data | Styret |
Dette reglementet dekker ikke logger ol. som er institusjonens eiendom.
Konflikt om eierskap til data mellom to 3. parter
Hvis ikke en avgjørelse fattes, får ingen utlevert noe?
| Reglement | Dato | Gitt av | Hjemmel |
|---|---|---|---|
| Utlevering av logger eller liknende informasjon | Styret |
Det vil med jevne mellomrom kunne komme klager eller henvendelser rettet til HINE hvis mål er å få utlevert logger eller informasjon (identitet) om en bruker. Dette er i utgangspunktet ikke noe man skal gi ut. Mange av opplysningene er belagt med taushetsplikt, men også andre regler, f.eks. etter personopplysningsloven tilsier at stor forsiktighet skal utvises i forhold til utlevering av informasjon om enkeltpersoner eller om deres bruk av IT-ressurser.
Etter Ekomlovens §2-9 kan politi eller påtalemyndighet kreve å få identifisert en bruker av et ip-nummer. Andre data, f.eks. logger av trafikkdata eller innholdet i kommunikasjoner krever beslutning av en domstol.
Utlevering av opplysninger, logger eller likende til andre enn politi eller påtalemyndigheter krever beslutning fra norsk domstol.
En bruker som ønsker utlevert seg opplysninger, logger eller likende som omhandler denne selv kan få dette ved vanlig henvendelse til IT-avdelingen. Retten til dette følger bl.a av personopplysningsloven.
For fellestjenester i sektoren, herunder en brukers utnyttelse av andre institusjoners IT-ressurser vil eventuelt misbruk enten bli tatt hånd om av brukerens vertsinstitusjon ved klage på denne fra institusjonen hvis ressurser er misbrukt, eller institusjonen hvis ressurser er misbrukt kan forfølge saken i rettsvesenet og dermed få identifisert brukeren etter reglene over.
| Reglement | Dato | Gitt av | Hjemmel |
|---|---|---|---|
| Utnyttelse av IT-ressurser | Styret |
Bruk av HINEs IT-ressurser skal hovedsakelig forekomme for å fremme institusjonens formål.
Det er ikke tillatt å bruke HINEs IT-ressurser på en måte som opptar større ressurser enn nødvendig, tatt de tilgjengelige ressursene i betraktning. Bruk som ikke er begrunnet i institusjonens formål skal ikke oppta annet enn ubetydelige ressurser.
Formålet til HINE er utdanning, forskning og formidling.
Bruk som er direkte relatert til HINEs formål er grunnlaget for de ressursene som er tilgjengelige og er derfor tillatt så lenge som det ikke opptar for store ressurser slik at bruken blir til fortrengsel for annen tillatt bruk.
Bruk som ikke er direkte relatert til HINEs formål er kun tillatt i den utstrekning det opptar ubetydelige ressurser. Bruk som ikke har noen beskyttelsesverdig interesse kan forbys av IT-avdelingen.
IT-tjenestene ved HINE er hovedsakelig til bruk for å oppfylle formålet til HINE. Imidlertid er det fullt ut akseptabelt at brukere anvender IT-ressursene til private gjøremål så lenge som de ikke
Bruk av HINES IT-ressurser til kommersielle formål (enhver form for kjøp, salg, utleie, annonsering mot betaling eller liknende) er forbudt med mindre det foreligger skriftlig tillatelse til slik bruk i forkant.
Høgskolen e-postsystem har en del adresselister som omfatter mange personer. Listene skal bare brukes til spredning av meldinger som er relevante ut fra høgskolens administrative eller faglige hensyn.
En må være svært tilbakeholden med å sende e-postmeldinger med vedlegg til adresselister. Hvis filer skal gjøres tilgjengelig for mange, skal dette skje ved hjelp av felles dataområder på disk, bruk av www, eller andre metoder der alle får tilgang til samme kopi av filen.
Det er ikke lov å sende e-postmeldinger fra HiNes nettverk til adresselister, eller andre massedistribusjonsmekanismer, ved andre institusjoner, uten samtykke fra den mottakende institusjon.
Meldinger av sosial karakter, invitasjoner til sosialt samvær, fester arrangementer ol, kan sendes ut til adresselister der mottaker gruppen er relevant for det aktuelle arrangement. Hvis det er tvil, avgjør informasjonssjefen hvilke lister som er relevante i et konkret tilfelle.
E-postlistene skal ikke brukes til å påtvinge andre politiske, religiøse eller andre private meningsytringer. Høgskolens nettverk er åpent for slikt stoff, men en skal bruke konferanser, diskusjonsgrupper ol. til dette.
Det er ikke lov å bruke høgskolens e-postsystem til å påtvinge andre salgs- og markedsføringsmateriale.
Det er ikke lov å bruke høgskolens e-postsystem til å bombardere andre med meldinger via e-post, eller på nyhetsgrupper (spamming). Det er heller ikke lov å fungere som rele for, eller på annen måte å støtte slik virksomhet. En skal heller ikke gi utenforstående som driver slik virksomhet, informasjon om e-postlister o.l ved HiNe.
Handlinger som anvender IT-ressurser men ikke er begrunnet utifra beskyttelsesverdige interesser slik som HINEs formål eller alment aksepterte interesser kan forbys av IT-avdelingen. Hvor det er grunn til å klandre brukeren for handlingen kan sanksjoner iverksettes. Avveigningen skal foretas etter momentene gjengitt under:
En handling har ikke beskyttelsesverdige interesser i denne konteksten hvor den ikke har en særlig nærhet til HINEs formål og heller ikke har en særlig nærhet til alminnelig anerkjente rettigheter eller formål slik som:
Handlingen vil kunne være i strid med dette reglementet hvor den samtidig anvender HINEs IT-ressurser.
IT-avdelingen kan iverksette sanksjoner mot en bruker som har foretatt en slik handling hvor:
og
Enhver enhet og hver enkelt bruker har et selvstendig ansvar for å selv påse at eget bruk er innenfor grensene av tillatt bruk. IT-avdelingen kan og skal gi generelle retningslinjer om hvilket bruk som tillates.
I spesielle tilfeller hvor IT-avdelingen blir oppmerksom på bruk som, etter en konkret vurdering basert på nærheten til HINEs formål eller andre beskyttelsesverdige interesser og mengden ressurser bruken opptar ikke bør tillates, skal IT-avdelingen sørge for at denne stoppes. Hvis det er grunn til å klandre en bruker for opptreden i forbindelse med slik bruk kan sanksjoner fra IT-avdelingen iverksettes mot brukeren.
| Reglement | Dato | Gitt av | Hjemmel |
|---|---|---|---|
| Brukerens plikt til å identifisere seg | Styret |
Alle brukere plikter å til enhver tid identifisere seg selv på en korrekt måte ovenfor HINE hvor det er lagt opp til dette. Det er forbudt å identifisere seg eller å forsøke å identifisere seg som en annen enn den man er.
| Reglement | Dato | Gitt av | Hjemmel |
|---|---|---|---|
| Sanksjoner mot brukere | Styret |
En sanksjon er en reaksjon iverksatt for å straffe en bruker for klanderverdig adferd fra dennes side. Handlingen iverksatt for å oppnå andre resultater, f.eks. stabilitet og sikkerhet blant IT-ressursene er ikke en sanksjon.
Sanksjoner i forhold til opptreden relatert til IT-ressurser skal håndteres av IT-organisasjonen. Sanksjoner relatert til annen opptreden skal håndteres av brukerens ansvarlige enhet.
En total sperring av en brukerkonto er en bortvisning etter universitetslovens §11.
Styret er tillagt kompetansen til å bortvise en bruker. Saksbehandlingen og prosedyren for å gjøre dette er bestemt av lovverket. Disse må følges i slike tilfeller.
Retten til å ha en operativ brukerkonto som gir tilgang til administrative tjenester, undervisning og tilhørende innleveringer eksamener mv. kan ikke som en sanksjon fratas brukere uten at dette er å anse som en bortvisning. Det samme gjelder retten til å kunne motta kommunikasjon fra HINE eller noen av dens organer.
Den ansvarlige enheten skal ikke iverksette sanksjoner vha. endring av privilegier for bruk av IT.
IT-avdelingen kan iverksette sanksjoner ved å frata brukere visse begrensede privilegier i en begrenset tidsperiode.
Sanksjoner skal være et resultat av et misbruk og relatert til den misbrukte ressursen.
Førstelinje av IT-organisasjonen skal ikke iverksette sanksjoner mot brukere utover tilsnakk eller rapportering av dem til 2. linje.
Ved alvorlig misbruk skal IT-avdelingen eskalere en sak i linjen, via den ansvarlige enheten til Styret, for beslutning om bortvisning skal finne sted.
| Reglement | Dato | Gitt av | Hjemmel |
|---|---|---|---|
| Inngrep | Styret |
Et inngrep er en faktisk handling som er foretatt for å oppnå noe annet enn å straffe en bruker.
IT-avdelingen kan foreta inngrep når dette er nødvendig. Med nødvendig menes for å opprettholde integritet, konfidensialitet og tilgjengeligheten i IT-systemer, unngå tap av liv helse eller gods, hindre at HINE kommer i ansvar, eller opprettholdelse av HINEs rykte samt det å forhindre rettsbrudd.
Med innsyn menes et fysisk individ som gjennom en manuell prosess skaffer seg tilgang til data som tilhører andre brukere. Automatiske prosesser som foretar handlinger mot store grupper brukere bedriver ikke innsyn. Dette gjelder f.eks. virusscanning eller prosesser som generer rapporter som ikke identifiserer individer.
Brukerens private sfære strekker seg til kunnskap om eksistens av og innhold i filer. Hvilke prosesser en maskin har gående er informasjon som til enhver til skal være tilgjengelig for driftspersonale.
Logger som inneholder informasjon om prosesser, innlogginger, avvik eller andre hendelser er HINEs eiendom og skal være tilgjengelig for driftspersonale.
Det er et konkret skille mellom brukerens filer og områder, og den logging av diverse ting som en HINE foretar. Det er ikke et innsyn i så måte å gå gjennom disse, men det må til gjengjeld være slik at institusjonen ikke logger annet enn det som er forsvarlig, og at dette opplyses om.
Det er i utgangspunktet kun brukeren selv som har tilgang til dennes data, filer eller private områder.
Som standard er samtykke det man skal be om hvis inngrep med innsyn er nødvendig.
I visse tilfeller kan det være nødvendig å skaffe seg dette uten samtykke.
I en situasjon hvor tidsnød eller andre årsaker umuliggjør eller gjør det svært vanskelig eller uhensiktsmessig å innhente samtykke kan innsyn foretas med tillatelse av IT-leder eller den som opptrer i dennes sted.
I en situasjon hvor særlig tidsnød eller andre årsaker umuliggjør eller gjør det svært vanskelig eller uhensiktsmessig å innhente tillatelse av IT-leder eller den som opptrer i dennes sted, kan innsyn foretas av IT-personale
Hvor noen har skaffet seg innsyn i en brukers personlige område uten forutgående samtykke fra brukeren selv skal brukeren straks varsles.
Varslet skal redegjøre for hvilket inngrep som har blitt foretatt, hvilken hjemmel dette hviler på og de særlige forhold som er påberopt.
At innsyn har vært foretatt skal registreres i saksbehandlingssystem.
Hvor det er nødvendig kan inngrep iverksettes ved å sperre, stenge eller på andre måter endre en ressurs.
Hvor en ressurs sperres skal brukeren ha beskjed. Dette skal skje så snart som mulig. Hvor ressurser som påvirker mange brukere er sperret kan innholdet i varsel være identisk. Hvis det er praktisk mulig bør informasjonen nå alle brukere individuelt. Beskjed skal gis gjennom et kommunikasjonsmiddel som ikke er sperret.
| Reglement | Dato | Gitt av | Hjemmel |
|---|---|---|---|
| Reglement for Brukerregistrering | Styret |
For å bli bruker ved HINE må man ha et formalisert forhold til HINE. Et formalisert forhold har den som er ansatt, opptatt til studier eller har en skriftlig avtale med HINE om sin tilstedeværelse.
For å bli bruker skal et minimumssett av ens persondata finnes i et av de administrative systemene til HINE. Dette kan være studentsystemet eller personalsystemet. De opplysningene som må registreres er:
Visse typer ansatte kan ha en tilknytning som ikke etter sitt formål behøver å bli bruker av IT-tjenestene. Dette skal i så fall være grunnet objektive kriterier og utvelgelse skal skje på grunnlag av formelle roller. Dette skal fremgå av registreringen i student eller personalsystemet.
Ved registrering av nye individer i enten student eller personalsystem skal det automatisk bygges en bruker til vedkommende. Dette gjelder ikke hvis:
Finnes det allerede en bruker og denne skal benyttes, må det sikres at de over nevnte pliktige personopplysninger er tilstede i oppdatert form.
Etter at bruker er bygget skal brukernavn og passord (eller annen autentiseringsinformasjon, f.eks. pin-kode) sendes bruker på sitt arbeids/studiested. Samtidig skal bruker få informasjon om IT-ressursene og reglene for bruk av disse.
IT-avdelingen skal som regel ikke bygge brukere som ikke finnes i enten student eller personalsystem. Unntak fra dette kan skje hvor tekniske forhold nødvendiggjør det. Ved manuell registrering skal også de over nevnte pliktige personopplysninger registreres . Manuelt opprettede brukere skal ikke være gyldige i mer enn ett år.
Det kan settes som vilkår at bruker ved første anvendelse / aktivering av brukerkonti selv velger et nytt passord/pinkode el.
En brukers konto ved HINE skal ha en like lang varighet som tilknytningen brukeren har tilHINE. I tillegg kan brukeren få tre måneder til å rydde opp i sine forhold før kontoen blir sperret.
Etter 3 måneder sperres brukerens konto. Sikkerhetskopierte data slettes etter 5 år.
| Reglement | Dato | Gitt av | Hjemmel |
|---|---|---|---|
| Saksbehandling | Styret |
IT-ansatte er underlagt de alminnelige saksbehandlingsreglene som gjelder i det offentlige hva angår utøvelse av myndighet som ansatt av forvaltningsorgan.
IT-ansatte er underlagt taushetsplikt etter forvaltningslovens § 13. Taushetsplikten gjelder for alle taushetsbelagte opplysninger som en får kjennskap til gjennom utøvelse av sin stilling. Taushetsplikten gjelder også mot andre ansatte i IT-organisasjonen, unntatt oppover i linjen.
Dokumenter tilhørende sak hvis behandling utgjør et enkeltvedtak etter forvaltningsloven §2b er arkivverdig og skal arkiveres i offentlig journal. Ved tvil om hvorvidt en sak er arkivverdig eller ei skal arkivpersonale rådføres.
Alle har rett til innsyn i offentlig journal jmf. offentlighetsloven § 2.
Alle som er part i en sak har innsyn i sakens dokumenter. Innsynet gjelder ikke dokumenter og kommunikasjon for intern saksforberedelse.
HINE plikter å besvare alle henvendelser rettet til det som forvaltningsorgan eller institusjon. Dette gjelder ikke masseutsendte kommunikasjoner i markedsføringsøyemed (SPAM).
Alle henvendelser skal besvares innen rimelig tid.
HINE plikter å gi alminnelig veiledning til brukerne som er relevant i forhold til mottatte henvendelser. Slik veiledning kan være henvisning til tilgjengelig informasjon. I saker hvor det utøves forvaltningsmyndighet skal det fremgå at brukerne har adgang til å klage på enkeltvedtak.
Gjentatte henvendelser i saker som er avgjort og hvor det ikke er videre klageadgang er ikke tillatt. Ei heller gjentatte meningsytringer til slike kanaler, hvor svar på slike allerede har blitt gitt. Det er ikke pliktig å besvare slike henvendelser annet enn med en standardisert avvisning.
Det skal fremgå tydelig, for eksempel på HINEs hjemmeside, hvilke kanaler og adresser som kan benyttes til å rette henvendelser til HINE ved hjelp av elektronisk kommunikasjon.