E-post skal benyttes til å sende viktige beskjeder ved HiØ.
Saksbehandlere bør benytte E-post til å sende over dokumenter som skal behandles videre.
Elektronisk post vil bli sidestilt med den ordinære postgangen, dvs. at det er den enkeltes ansvar og plikt å gå igjennom sin elektroniske postkasse (Innfør den vane å åpne postkassen din når du kommer på jobb).
Begrens antall mottakere. Vær varsom med bruk av distribusjonslister. Tenk etter om meldingen er relevant for alle mottakerne.
Begrens innholdet. La en melding bare omfatte et emne hvis mulig. Det er bedre med flere korte meldinger enn en lang.
Slik skal E-post ikke benyttes
E-mail er ikke en avis. Annonsering o.l. skal ikke forekomme. Det skaper unødvendig irritasjon å være nødt til å motta store mengder søppel som man ikke har behov for.
Distribusjonslister skal ikke brukes med mindre det skal spres informasjon som er nødvendig av hensyn til skolens virksomhet.
Det skal ikke forekomme vedlegg til brev som sendes ut over en distribusjonsliste. Dokumenter som mange skal ha tilgang til, legges opp som web-sider eller i andre fellesområder. Referansen kan så distribueres.
Etikk ved bruk av E-post:
Send ikke meldinger til andre i en form som du ikke vil andre skal sende til deg.
Meldinger skal være i tråd med vanlig høflighet, og ikke virke støtende på noen.
Vanlige standarder for alminnelig god oppførsel må følges.
Meldinger eldre enn 60 dager vil bli slettet fra postkassen. Meldinger som er av en slik karakter at de ønskes oppbevart for "evig tid", bør lagres i en folder i postsystemet.