Til avdelingsstyrets medlemmer
Halden, 8. desember 2003
Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi
Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte
mandag 15. desember 2003 kl. 11.30 i Sarpsborg.
Møtet holdes i rom 152. Det blir servert mat fra kl 11.30.
Forfall meldes snarest slik at vararepresentant kan innkalles.
Saksliste
Sak 59/03 Referatsaker og orienteringer
Sak 60/03 Markedsføringsplan 2004
Sak 61/03 Statistikk over studentgjennomstrømning og studiepoengsproduksjon – våren 2003
Sak 62/03 Regnskap per 30.11.03
Sak 63/03 Strategidiskusjon – fagprofil, nye studier, rekruttering
Sak 64/03 Oppfølging av plan for internasjonalisering
Sak 65/03 Stillingsressurser 2004 – styrking av master og utlysning av professorstilling
Sak 66/03 Høring Ryssdalutvalgets innstilling NOU 2003:25
Sak 67/03 Eventuelt
Med vennlig hilsen
Avdeling for informasjonsteknologi
Jan Høiberg
avdelingsleder
Kopi:
Høgskoledirektør Wiktor Tvete
Rektor Knut Aarvak
Prorektor Elin Nesje Vestli
Trond Akerbæk
Biblioteket, Avd. Os allè
Sak 59/03 Referatsaker og orienteringer
Orienteringer
Jan Høiberg orienterer muntlig om budsjettprosessen ved HiØ.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar saken til orientering.
Halden, 8 desember 2003
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 60/03 Markedsføringsplan 2004 JAN/TPE
Vedlegg:
1. Markedsføringsplan for IT-avdelingen 2003-2004
Bakgrunn
Avdelingsstyret vedtok i sak 61/02 markedsføringsplanen for avdelingen for 2002-2003. Markedsføringsplanen for 2003-2004 er en videreføring og oppdatering av denne planen. Strukturen og oppbygningen av årets plan er derfor lik med fjorårets.
Tiltakene som det refereres til i tiltakslisten er i helhet diskutert i markedsføringsutvalget. I hovedtrekk vil mange av fjorårets tiltak bli videreført. I tillegg kommer vi til å jobbe hardt med å få rekrutteringsweben på nett på nyåret. I forhold til tidligere år kommer også avdelingen til å være mer aktivt ute på studentmesser. I tillegg til messene i Fredrikstad og på Lillestrøm, kommer avdelingen til å delta på studentmessene i Sandefjord, Trondheim, Ålesund og på Lillehammer. På de fleste av disse messene vil vi stå sammen med IR og SF-avdelingen.
Forslag til vedtak:
1. Avdelingsstyret vedtar forslaget til markedsføringsplan for 2003-2004.
2.. Avdelingens ledelse gis fullmakt til å foreta omprioriteringer eller justeringer dersom det vurderes som nødvendig.
Halden, 8. desember 2003
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 61/03 Statistikk over studentgjennomstrømning og studiepoengsproduksjon –
våren 2003 JAN/KJU
Vedlegg: (se papirformat)
1. Studiepoengstatistikk for våren 2000, 2001, 2002 og 2003
2. Antall fullførte studieprogram for våren 2000, 2001, 2002 og 2003
3. Registrerte studenter høsten 2001, 2002 og 2003
4. Nye studenter høsten 2001, 2002 og 2003
Vedlagte tabeller viser aktuell statistikk og data for vårsemesteret for årene 2000, 2001, 2002 og 2003. Informasjonen er i hovedsak hentet fra Database for statistikk for høgre utdanning (DBH). Høgskolen i Østfold har nylig rapportert inn informasjon til denne databasen med tallmateriale delvis fra våren og høsten 2003.
I avdelingsstyremøtet 05.11.2003 ble det lagt fram et par rapporter med nøkkeltall som var hentet fra krysstabulering av informasjon i DBH. Da det har blitt feilregistrerting av registrerte studenter, produserte studiepoeng og fullførte studieprogram, kan vi ikke legge fram tilsvarende nøkkeltall fra den nylig gjennomførte rapporteringen. Feilen ligger i at data om dataingeniørstudentene (registrerte studenter, studiepoengproduksjon og fullførte studieprogram) har blitt registrert under IR-avdelingen. Vi har bedt om at dette blir rettet opp. Dette innebærer at det blir en underrapportering når vi ser på IT-avdelingens resultater. I de vedlagte rapportene er dette rettet manuelt.
Det er ikke foretatt noen konkret analyse av de forskjellige statistikkene. Det vil derfor ikke være aktuelt å foreta eller foreslå aktuelle tiltak som følge av statistikkene. Statistikken gir derimot et brukbart bilde av avdelingens studierelaterte aktivitet og utvikling i studentmasse i årene 2000, 2001, 2002 og 2003.
Kommentarer vedlegg 1 - Studiepoengstatistikk for våren 2000, 2001, 2002 og 2003
Tabellen viser avlagte eksamener for studenter omregnet til beståtte 60 studiepoengenheter. Formelen for beregning av avlagte studiepoeng er: Antall beståtte studenter * studiepoeng / 60. Det og kun nye studiepoeng som ligger inne i tabellen (dvs ingen uttelling for studenter som forbedrer karakter). Dette er også dataene som departementet bruker for utregning og beregning av høgskolens samlede budsjett. Det er tatt med en kolonne som viser hvilken finansieringskategori de produserte studiepoengene er knyttet til.
Kommentarer vedlegg 2 - Antall fullførte studieprogram for våren 2000, 2001, 2002 og 2003
Tabellen gir en oversikt over personer som gjennomfører et studieprogram, med rett
til vitnemål eller eksamensutskrift. Kun egenfinansierte studenter er med i tabellen.
Kommentarer vedlegg 3 – Antall registrerte studenter høsten 2001, 2002 og 2003
Tabellen gir en oversikt over antall studenter som er registrert på et studieprogram. Kun egenfinansierte studenter er med i tabellen.
Kommentarer vedlegg 4 - Antall nye studenter høsten 2001, 2002 og 2003
Tabellen gir en oversikt over antall nye studenter. Kun egenfinansierte heltidsekvivalenter er med i tabellen.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar statistikk over studentgjennomstrømning og studiepoengsproduksjon til etteretning.
Halden, 8. desember 2003
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 62/03 Regnskap per 30.11.2003 JAN/KJU
Vedlegg: (se papirformat)
1. Regnskapsrapport per 31.10.2003 (tekstversjon)
2. Regnskapsrapport på kontoklassenivå per 30.11.2003
3. Regnskapsrapport på kontonivå per 30.11.2003
Vedlagt følger den regnskapsrapporten som ble sendt til fellesadministrasjonen for regnskap per 31.10.2003. Vedleggene til rapporten er ikke lagt ved. Det er imidlertid lagt ved en oppdatert regnskapsrapport per 30.11.2003. Nedenfor kommenteres de viktigste forholdene i rapporten.
Resultatregnskap bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
I vedlegg 2 vises regnskap og periodisert budsjett på overordnet nivå (kontoklassenivå).
Totale kostnader for BFV viser et forbruk på ca. 92%, mens inntektene er ca. 99% av periodisert budsjett. Ca. 7% lavere kostnader enn budsjettert skyldes hovedsakelig at kostnader for arbeidskraft er ca. kr 1.084.000 lavere enn periodisert budsjett (inkl. ekstraordinære kostnader kr 423.000). Periodens resultat/udisponerte midler ved utløpet av november er ca. kr 6.127.000. Det er ca. kr 1.648.000 høyere enn budsjettert.
Totalt viser kontoklasse 3 Driftsinntekter at inntektene hittil utgjør ca. 99,6% av periodisert budsjettert inntekt.
Forbruket innenfor kontoklasse 4 Investeringer og vedlikehold utgjør ca. 97% av periodisert budsjett.
Forbruk innenfor kontoklasse 5 Kostnader for arbeidskraft utgjør ca. 91,8%. Dette utgjør et underforbruk på ca. kr 1.507.000 sammenlignet med det periodiserte budsjettet. Hvis vi tar hensyn til lønnskostnader som gjelder 2002 (ført i kontoklasse 8 ekstraordinære kostnader, kr 423.000) viser kostnader for arbeidskraft et forbruk på ca. 94,8%, det vil si et underforbruk på ca.kr 1.084.000.
Forbruk innenfor kontoklasse 6 og 7 Andre driftskostnader utgjør ca. 78,5%. Dette utgjør et underforbruk på ca. kr 825.000 sammenlignet med det periodiserte budsjettet. Ved å ta hensyn til kostnader som gjelder 2002 (ført i kontoklasse 8 ekstraordinære kostnader, kr 46.000), blir forbruket ca. 79,7%.
Strategiske utstyrsmidler
Budsjett for strategiske utstyrsmidler er for 2003 kr 967.000. Hittil er det brukt ca. kr 700.000.
Prosjekt Hessdalen
Dette er et internt prosjekt ved avdelingen, som finansieres av grunnbevilgningen. Prosjektet har i 2003 en ramme på kr 90.000. Det er innhentet eksterne midler til prosjektet. Hittil har ca. kr 27.500 blitt overført fra eksterne kilder. I tillegg har det blitt stilt en del utstyr til disposisjon for prosjektet fra eksterne kilder. Prosjektet er delt i to i regnskapssystemet for å skille interne og eksterne midler.
| Konto |
Tekst |
Kostnad |
Årsbudsjett |
| 541 |
Folketrygd, arbgiv.andel |
494 |
0 |
| 633 |
Energi |
8.231 |
8.000 |
| 651 |
Faglig vitenskapelig utstyr, driftskjøp |
19.744 |
20.500 |
| 652 |
IT/audiovisuelt utstyr - driftskjøp |
0 |
5.000 |
| 691 |
Telefon, telefaks, mobiltelefon |
19.646 |
29.000 |
| 711 |
Tjenestereiser faglige formål |
21.000 |
21.000 |
| 714 |
Tilskuddsreiser studenter |
3.552 |
6.500 |
| |
Sum internt regnskap |
72.667 |
90.000 |
I tillegg kommer telefonkostnader som hittil ikke har blitt viderefakturert fra IT-Drift på ca. kr 8.000. Anlegget er demontert i begynnelsen av november for å sjekke ut uvanlig høyt forbruk av tellerskritt i august, september og oktober.
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 33.000. Bakgrunnen er at inntektene hittil i år er en del lavere enn det periodiserte budsjettet skulle tilsi.
Prosjekt NRK/Uninett
Nettokostnad ved utløpet av november var ca. kr 33.000. Det er budsjettert med kr 1.120.000 i inntekter fra NRK/Uninett ved utløpet av november. Hittil er det regnskapsført ca. kr 613.000. Av dette gjelder kr 150.000 refusjoner utlegg til utstyr og reisekostnader, som er budsjettert inntektsført under andre driftskostnader (ved å redusere kostnaden for de enkelte kostnadsartene).
Kr 269.500 i utestående fordringer ved inngangen av 2003 vil bli overført til en balansekonto for prosjektet, slik at de vil være tilgjengelige midler i prosjektet. Følgelig vil de ikke bli inntektsført på ordinær måte i prosjektet.
Lønnskostnadene er ca. kr 309.000 lavere enn budsjettert, mens andre driftskostnader er ca. kr 184.000 høyere enn periodens budsjett. Bakgrunnen for at driftskostnadene er så mye høyere enn budsjettert er at refusjoner for utlegg til andre driftskostnader var budsjettert som inntekt under andre driftskostnader. Budsjettert refusjon er kr 133.000, mens det har blitt refundert ca. kr 150.000. Netto andre driftskostnader blir når refusjonen blir trukket fra ca. kr 108.000, det vil si ca. kr 34.000 høyere enn periodisert budsjett. Det vil i løpet av de nærmeste dagene bli sendt refusjonskrav for ca. kr 29.000.
Det har blitt foretatt fakturering for arbeid til og med september for Audun Vaaler og til og med august for Børre Ludvigsen. Fakturaer for utført arbeid fram til utløpet av november vil bli sendt i løpet av de nærmeste dagene.
Kontrakter er sendt for seks delprosjekter. Fire har kommet i retur. De to gjenstående kontraktene gjelder NRK. Vi har fått bekreftet at kontraktene er akseptert. I tillegg har vi fått bekreftet fra NRK at vi får dekket ekstraarbeid som Audun Vaaler har utført i et av delprosjektene. Vi har sendt kontrakt 26.11.2003 for å formalisere dette.
Prosjekt Hessdalen – eksterne midler
Dette er eksterne gaver/tilskudd til prosjekt Hessdalen. Hittil har prosjektet mottatt ca. kr 27.500 blitt mottatt i gaver/tilskudd. Ved utløpet av november gjensto det ca. kr 11.100. I tillegg har det blitt lånt ut utstyr til prosjektet fra eksterne interessenter samt gitt direkte utgiftsdekning.
Formål
Ved årsavslutningen vil det bli foretatt en gjennomgang av regnskapet for å se på hvilke omposteringer som bør gjøres for tredje tertial for å få et riktig bilde av hvilke formål våre kostnader har gått til.
Ca. 56% av grunnbevilgningen benyttes i følge den vedlagte formålsoversikten til undervisning, ca. 15% til administrasjon, ca. 12% til infrastruktur og ca. 11% til FoU.
Konklusjon
Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
Periodens resultat/udisponerte midler ved utløpet av november er ca. kr 6.127.000. Det er ca. kr 1.648.000 høyere enn budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig at lønnskostnadene er en del lavere enn periodisert budsjett. På grunn av periodisering av materialpenger fra studentene, forventes inntekten å bli ca. kr 100.000 lavere enn budsjettert. Etter at avdelingens økonomiske situasjon (basert på prognose for årsresultat) har blitt gjennomgått, har det som signalisert tidligere blitt gitt klarsignal for innkjøp av diverse utstyr.
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 33.000. Dette skyldes at det er noe forsinkelse i utsendelse av fakturaer sammenlignet med forventninger i budsjettet.
Foreløpig kan det se ut til at inntekten vil bli ca. kr 300.000 lavere enn budsjettert. Den lavere aktiviteten forventes også å gi tilsvarende lavere kostnader.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar økonomirapport per 30.11.2003 til orientering .
Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
Periodens resultat/udisponerte midler ved utløpet av november er ca. kr 6.127.000. Det er ca. kr 1.648.000 høyere enn budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig at lønnskostnadene er en del lavere enn periodisert budsjett. På grunn av periodisering av materialpenger fra studentene, forventes inntekten å bli ca. kr 100.000 lavere enn budsjettert. Etter at avdelingens økonomiske situasjon (basert på prognose for årsresultat) har blitt gjennomgått, har det som signalisert tidligere blitt gitt klarsignal for innkjøp av diverse utstyr.
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 33.000. Dette skyldes at det er noe forsinkelse i utsendelse av fakturaer sammenlignet med forventninger i budsjettet.
Foreløpig kan det se ut til at inntekten vil bli ca. kr 300.000 lavere enn budsjettert. Den lavere aktiviteten forventes også å gi tilsvarende lavere kostnader.
Halden, 8. desember 2003
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 63/03 Strategidiskusjon – fagprofil, nye studier, rekruttering JAN
Vedlegg:
- Problemnotat: ”Utvikling av virksomheten ved Avdeling for informasjonsteknologi”.
Ledelsen ved avdelingen ønsker å bruke avdelingsstyret som vår viktigste arena for strategiske diskusjoner rundt virksomheten. Vi må i løpet av neste år gjøre flere veivalg mht. til utvikling av nye studier, faglig profil og studentrekruttering frem mot sam­lokali­sering i 2005. Det er viktig at diskusjonen rundt disse valgene kommer i gang.
Et notat som belyser status, sentrale utfordringer og mulige veivalg for avdelingen, er vedlagt som grunnlag for diskusjon.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar saken til orientering.
Halden, 8. desember 2003
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 64/03 Oppfølging av plan for internasjonalisering JAN
Vedlegg:
- ”Handlingsplan for internasjonalisering, 2002-2004”, med kommentarer til oppfølgingen av de enkelte tiltakene.
Avdelingsstyret vedtok i fjor høst en handlingsplan for internasjonalisering av virksomheten. Planen ble skrevet med bakgrunn i kravene til internasjonalisering som stilles i kvalitets­reformen. Spesielt var avdelingen opptatt av å etablere tilbud til bachelorstudentene om utenlandsopphold i løpet av studiet.
Vi ønsker nå en gjennomgang i avdelingsstyret av hvorledes planen for internasjonalisering har blitt fulgt opp, og en diskusjon rundt hvordan vi skal gå videre med arbeidet. Plan-dokumentet, med kommentarer til oppfølging av de foreslåtte tiltakene for internasjonali­sering, er vedlagt som grunnlag for diskusjonen.
Selv om vi har gjennomført en del av tiltakene for internasjonalisering, spesielt i forhold til Aalborg Universitet, er helhetsinntrykket at avdelingen ikke har greid å oppfylle ambisjonene i handlingsplanen. En nærmere redegjørelse for dette vil bli gitt i møtet.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar saken til orientering.
Halden, 8. desember 2003
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 65/03 Stillingsressurser 2004 – styrking av masterstudiet og utlysing av professorstilling JAN/TPE
Bakgrunn
Avdeling har for tiden 24,3 undervisnings- og forskningsstillinger. Inkludert i dette ligger en hel stilling som avdelingsleder og 1,5 stilling som studieleder. Reelt sett vil derfor antall undervisnings og forskningsstillinger være 21,8 stillinger. Fordelingen i forhold til stillingskategori er som følger:
| Stillingskategori |
Antall |
% |
| Professor |
2,2 |
10,09 % |
| Førsteamanuensis/ førstelektor |
11,1 |
50,92 % |
| Amanuensis/ Høgskolelektor |
5,7 |
26,15 % |
| Stipendiat |
2 |
8,26 % |
| Overingeniør |
1 |
4,59 % |
| Totalt |
21,8 |
100 % |
I 2003 har vi vedtatt å vente med å lyse ut nye faste fagsstillinger. Vi har i stedet tilsatt en person i 100 % som erstatning for de to vi har ute i permisjon. I tillegg har ansatte som har tatt på seg en del merarbeid samt at vi kjøper inn eksterne timelærere. Vi har dermed vært nøkterne med å påta oss nye faste utgifter.
Fra 1. juli 2004 går en av våre professorer ned fra 100 % til 20 % stilling. Dette betyr at vi har 1,4 stilling som professor tilgjengelig på avdelingen. I tillegg har vi en 1. amanuensis som nylig har gått ned 40 % med AFP.
NOKUT (Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen) har vedtatt en ”Forskrift om kriterier for akkreditering av institusjoner og standarder og kriterier for akkreditering av studietilbud i norsk høgere utdanning”. Denne forskriften gir føringer for hva som skal til for å være en egen vitenskapelig høgskole og for hva som skal til for å kunne opprette og videreføre bachelor- og masterstudier.
I § 3.3.d står følgende:
- Undervisningspersonalet og sensorene må ha tilstrekkelig kompetanse.
- Institusjonen må ha fast ansatte med kompetanse innenfor studiets kjerneområder. Undervisningsbehovet må i hovedsak kunne dekkes av fast ansatte.
- Størrelsen på miljøet må være tilpasset den undervisning, veiledning og det FoU-arbeid som må utføres for å videreutvikle faget og sikre den faglige kvaliteten i studietilbudet.
- Et flertall av de ansatte i faglig stilling må ha førstestillings-kompetanse, derav minst 25 % med professorkompetanse.
- For erfaringsbaserte mastergradsstudier vektlegges også fagtilsattes erfaring fra feltet, fagmiljøets nettverk mot praksisfeltet, ledelse og deltakelse i forskningsprosjekter, forsøks- og utviklingsarbeid og erfaring fra tilhørende grunnutdanning på feltet.
- På områder der institusjonen har behov for supplerende kompetanse til mastergradsstudiet, må det legges frem en plan for hvordan en vil skaffe denne.
- Det bør være samsvar mellom fagmiljøets kompetanse, FoU-virksomhet og fagområdet for studiet. Mindre sentrale områder kan eventuelt suppleres gjennom samarbeidsavtaler med andre institusjoner eller FoU-miljøer.
- Sensorer må ha samme faglige kompetanse som det som kreves for å undervise på studiet.
Vår andel av professorkompetanse er allerede i dag antagelig for lav i forhold til kravet fra NOKUT. Når vår ene professor går ned i en 20 % stilling, må denne formal­kompetansen erstattes. Det er i tillegg ønskelig med en ytterligere styrking av fagmiljøet, hvis vi finner rom for det i budsjettet, i form av enda en professor eller evt. 2-3 stillinger som professor II
Det er svært viktig for avdelingen at vi prioriterer midler slik at vi kan opprettholde og videreutvikle masterstudiet, både av hensyn til fagmiljøet og søkningen til lavere grads studier.
Forslag til vedtak:
Avdelingen skal i løpet av våren 2004 starte arbeidet med rekruttering til minst én professorstilling i informatikk. Stilling(ene) skal lyses ut før sommerferien 2004.
Halden, 8. desember 2003
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 66/03 Høring Ryssdalutvalgets innstilling NOU 2003:25 JAN/KJU
Vedlegg:
- Høring Ryssdalutvalgets innstilling NOU 2003:25 - Forslag til høringsuttalelse fra Høgskolen i Østfold
Fellesadministrasjonen har utarbeidet forslag til høringsuttalelse fra HiØ. Høgskolens ledergruppe har drøftet og sluttet seg til det framlagte utkastet. Dette høringsnotatet har blitt sendt til blant annet driftsenhetene for høring. Frist er satt til 10.12.2003. Da vår avdeling ikke har avdelingsstyremøte før 15.12.2003, har vi fått utsatt høringsfristen.
Avdelingsledelsen slutter seg til det vedlagte høringsnotatet, og foreslår at dette sendes videre til departementet.
Mer informasjon om Ryssdalutvalgets innstilling finnes her: http://www.dep.no/ufd/norsk/publ/hoeringsnotater/045061-080019/index-dok000-b-n-a.html
Forslag til vedtak:
Avdeling for informasjonsteknologi slutter seg til forslag til høringsuttalelse datert 31.10.2003 til Ryssdalutvalgets innstilling NOU 2003:25.
Halden, 8. desember 2003
Jan Høiberg
avdelingsleder
