Til avdelingsstyrets medlemmer

Halden, 28. april 2003  

Innkalling til ekstraordinært møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informatikk og automatisering

Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte mandag 28. april 2003 per e-post.

Møtet holdes per e-post.

Med vennlig hilsen
Avdeling for informatikk og automatisering


Tore Petter Engen 
kontorsjef

Sak 23/03 Orientering om status og videre fremdrift for arbeidet med samordning av enkelte administrative tjenester i Os alle


Vedlegg: 
1. Oppfølging av fellesseminar for adm. tilsatte i Os alle og Fellesadministrasjonen, 06.06.03
2. Notat fra Wiktor Tvete og Birgitta Næss, 25.03.03
3. Referat fra arbeidsgruppe, 01.04.03
4. Referat fra arbeidsgruppe, 04.04.03
5. Referat fra styringsgruppe, 22.04.03
6. Referat fra arbeidsgruppe, 25.04.03


Bakgrunn

Etter at høgskolen fikk startbevilgning til bygging av ”Nye Remmen” har Fellesadministrasjonen sett etter alternativ plassering mens byggingen pågår. Etter grundig sondering fant man ut at 3.etasje i Os alle 9 var et godt alternativ. I midten av februar ble det derfor bestemt at Fellesadministrasjonen skulle flytte ned til Os alle 9 fra 2. juni 2003. 

I forbindelse med at Fellesadministrasjonen skulle flytte til Os alle, ble det stilt spørsmål om det var nødvendig å ha tre sentralbord i Os alle. IT-drift varslet om at hvis de skulle koble til et nytt sentralbord i 3. etasje i Os alle 9, måtte dette være bestemt ved påsketider. Derfor var man nødt til å begynne arbeidet med å se på de alternativene man hadde. Når dette arbeidet startet, så man raskt at en samkjøring av sentralbord var nødvendig for å bruke høgskolens samlede ressurser på en best mulig måte. Det ble derfor naturlig å se på om det også var flere måter administrasjonene kunne samarbeide på. 

Alle administrativt tilsatte på Fellesadministrasjonen, SF-avdelingen og IA-avdelingen hadde i begynnelsen av mars et seminar hvor forskjellige løsninger ble diskutert og hvordan prosessen med arbeidet skulle være videre. For å få en så demokratisk prosess som mulig skulle de ansatte selv komme med forslag til hvordan prosessen skulle være videre. Forslagene det var enighet om er vedlagt i vedlegg 1. Personaldirektør og direktør fulgte så dette opp og foreslo den prosessen som de ansatte ønsket. Det ble raskt nedsatt en arbeidsgruppe og en styringsgruppe. I både arbeidsgruppa og styringsgruppa har det vært med en tillitsvalgt i fra avdelingene i Os alle. Forutsetningen for samarbeidet forøvrig var at man ikke skulle øke bemanningen verken i avdelingsadministrasjonene eller fellesadministrasjonen.

Arbeidsgruppen har underveis i arbeidet blitt utvidet med undergrupper på avgrensede områder. Dette for å sikre reell innflytelse fra de personene som skal arbeide på de bestemte områdene som blir berørt. Gruppa har i hovedtrekk diskutert tre til fire forskjellige scenarier. I alle scenariene er det lagt opp til felles sentralbord for FA, SF og IA. Det første scenariet gikk på å ha felles ekspedisjon i Os alle 9 med post og arkiv i umiddelbar nærhet. Sentralbordet skulle være i Os alle 11 eller i 
3. etasje i Os alle 9. Et annet scenario gikk på å beholde ekspedisjonene fra hverandre, dvs som de er i dag, men at man hadde felles sentralbord et annet sted. Et tredje scenario gikk på å ha egen felles studentekspedisjon i møterommet ved siden av kantina (i det rommet hvor det ble tatt bilder til adgangskortene). Felles sentralbord og ekspedisjon for fellesadministrasjonen skulle da være der ekspedisjonen til SF er i dag.

De som jobber med sentralbord og ekspedisjon i dag, har påpekt at det er nyttig å være i nærheten av ekspedisjonen. Fleksibiliteten øker også hvis man må ut i et lite ærend e.l. Det siste scenariet ble derfor at all ekspedisjon skulle være der ekspedisjonen til SF er i dag. Skranke m.m. må selvfølgelig flyttes bakover for å håndtere den økte mengden av studenter i rommet samtidig. I tillegg gjør man om et kontor i ved siden av dagens ekspedisjon slik at det kan fungere som sentralbord. Arbeidsgruppa vurderte de forskjellige alternativene, og mente det siste scenariet var det som var best. Dette ble også foreslått som løsning til styringsgruppa. Styringsgruppa vurderte deretter dette og mente dette var en god løsning. Et positivt element med løsningen er at den hadde kommet fra de som skal jobbe med oppgaver tilknyttet ekspedisjonen og sentralbord. Tillitsvalgte ved FA, SF og IA har sluttet seg til den foreslåtte løsningen.

Vurdering

Avdelingsstyret vedtok i sak 21/03 følgende:

Børre Stenseth tok opp utfordringene ved eventuelle endringer som følge av samlokalisering av de administrative tjenestene i Os allè. Både studenter og ansatte er meget tilfreds med studentekspedisjonen slik den er i dag. Avdelingsstyret uttrykker derfor bekymring for at en eventuell samordning av administrative tjenester, som f.eks. studentekspedisjonen, kan føre til svekket kvalitet på det tilbudet som ytes overfor studentene. Endringer som kan påvirke kvaliteten på studietilbudet anses ikke å kun være av administrativ art. Avdelingsstyret ønsker å bli rådført før slike beslutninger fattes.

Prosessen som er gjennomført har vært meget ryddig og god. De tillitsvalgte har også berømmet ledelsen for en god og demokratisk prosess. På grunn av tidspress har det ikke vært mulig å ta med avdelingsstyret på råd gjennom hele denne prosessen. Avdelingsstyret var etter det jeg forsto bekymret for at kvaliteten på det tilbudet vi yter studentene skal svekkes som følge av en samlokalisering av ekspedisjonen og sentralbord i Os alle. Målet er at den gode kvaliteten også skal videreføres selv om vi samarbeider med SF-avdelingen. Alle de tjenestene vi tilbyr våre studenter skal selvfølgelig videreføres. Administrativt personale fra avdelingen skal også delta i samarbeidet om sentralisert ekspedisjon og sentralbord og også ha det som arbeidsoppgave. Vi skal derfor være en viktig ressurs for å opprettholde det gode servicenivået, både per telefon og i direkte kontakt med studentene. Den eneste forskjellen vil etter min mening være at ekspedisjonen nå ligger i Os alle 9 og ikke i Os alle 11. Den fysiske forskjellen på Os alle 11 og 9 er etter min mening minimal når vi i tillegg har kantina i Os alle 9.

Administrasjonen på høgskolen generelt står også foran utfordrende tider. Både kvalitetsreformen, økt rapportering og nye budsjettmodeller krever mer administrasjon enn tidligere. Det er derfor viktig at også administrasjonen får sin naturlige utvikling i forhold til de prosessene som skjer rundt på høgskolen. Alle i avdelingsadministrasjonen har spesialiserte oppgaver. Siden vi er så få, blir vi veldig sårbare ved sykdommer, møter, generell kompetanseutvikling m.m. Det er derfor viktig at vi fortsetter det gode samarbeidet vi har både med de andre avdelingsadministrasjonene og fellesadministrasjonen. Prosessen vi er midt oppe i er ett steg i den retningen som administrasjonen må tilpasse seg når vi skal flytte inn i nytt høgskolebygg på Remmen. I 2005 vil alle våre studenter bli møtt og håndtert av en felles ekspedisjonstjeneste som alle avdelingene som skal samlokaliseres må delta i. Derfor ser de fleste i administrasjonen dette som en mulighet til å bli ”bedre kjent” og til å prøve ut nye rutiner før vi flytter opp sammen til Remmen.

Slik situasjonen er i dag, er dette samarbeidet med Fellesadministrasjonen, SF-avdelingen og IA-avdelingen ingen organisatorisk endring. Det er kun en samkjøring og samarbeid om å gjøre en viss administrativ tjeneste. Alle de som er med i samarbeidet, tilhører selvfølgelig sin egen driftsenhet, og gjør også selvstendige oppgaver knyttet til enheten. Hele prosessen er forøvrig diskutert med høgskolestyrets leder, som mener dette er en ren administrativ sak og som ikke høgskolestyret vil ta del i. Dette medfører at avdelingen kommer til å følge de beslutningene som er fattet i styringsgruppa for samordning av administrative tjenester i Os alle. 


Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar saken til orientering.

Halden, 28. april 2003 


Tore Petter Engen
kontorsjef

Sak 24/03 Lokal opptakskomité for 2003

Bakgrunn

Avdelingsstyret vedtok i sak 13/02 følgende:

Avdelingsstyret vedtar følgende sammensetning for lokal opptakskomité for 2002:

Faglige representanter:	Jan Høiberg
	Steffen Log
	Trond Løvereide
Vararepresentant:	Børre Stenseth
Administrativ representant:	Tore Petter Engen
Vararepresentant:	Sølvi Olsen
Studentrepresentant:	Andreas Bergstrøm
Studentrepresentant:
Vararepresentant:	Jo Henning Myhrvang
Studentrepresentant:

Avdelingsstyret ga fullmakt til ledelsen på avdelingen til å godkjenne to nye studentrepresentanter.

Fjorårets lokale opptakskomité fungerte meget godt og ser ingen grunn til å endre på sammensetningen i komiteen. Når det gjelder studentrepresentantene må disse oppnevnes på nytt. Kontorsjef foreslår at fjorårets sammensetning prolongeres og at avdelingens ledelse får fullmakt til å ta kontakt med studentrådet for oppnevning av nye studentkandidater. 

Når det gjelder antall tilbud som skal sendes ut til aktuelle søkere til påbygningsåret i informatikk (3. året) og til masterstudiet, vil dette være en egen sak i det planlagte avdelingsstyremøtet 2. juni.

Forslag til vedtak:

Avdelingsstyret vedtar følgende sammensetning for lokal opptakskomité for 2002:

Avdelingsstyret gir avdelingens ledelse fullmakt til oppnevne to faste og to vararepresentanter etter forslag i fra studentrådet.

Halden, 28. april 2003 

Tore Petter Engen
kontorsjef